Uusi intranet otettiin käyttöön kahdessa tutkimuslaitoksessa – miten onnistuttiin

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL otti käyttöön Valtorin tuottaman Sivi-palvelun eli sisäisen viestinnän julkaisualustan tämän vuoden alussa. Geologian tutkimuskeskus GTK on ollut Sivi-palvelun asiakas ja Sharepoint-intran käyttäjä jo useamman vuoden. Nyt intra tehtiin Sivi-konseptin mukaisen julkaisualustan päälle ja saatiin käyttöön myös vuoden 2024 alussa.

Viestintäasiantuntijat Terhi Seppälä (THL) sekä Elina Heininen ja Pauli Vartia (GTK) avaavat intranet-projektejaan, jotka toteutettiin omilla tahoillaan ja valmistuivat lähes samanaikaisesti. Terhi ja Pauli toimivat myös projektipäällikköinä intra-projektien aikana. Kerromme kokemuksia, miten työssä onnistuttiin. 

Miksi THL ja GTK halusivat uudistaa omat intransa? 

”Meillä oli todella vanha intranet, joka oli paisunut vuosien varrella. Siellä oli valtavasti sivuja: 430 000. Intraa käytettiin kuin kynää ja paperia. Se oli Wiki-pohjainen alusta, jota kaikki saivat vapaasti päivittää. Koimme, että intranet oli sekava ja ajantasaisten ohjeiden löytyminen oli vaikeaa. Halusimme asiat parempaan järjestykseen ja sisällöntuotannon koordinoidummaksi. Motivaationa oli myös kustannussäästöt”, Terhi kertoo THL:stä.

”Intrauudistus käynnistettiin Geologian tutkimuskeskuksessa: GTK 2.0 – Tulevaisuuden monipaikkainen työ -muutosohjelman myötä. Halusimme kehittää teknologian työvälineitä, viestintää ja tiedonhallintaa. Etätöiden lisääntyminen vaatii toimivat järjestelmät. Työn tekemisen helpottaminen ja tiedonkulun parantaminen toimivat motiiveina uudistukselle”, Pauli kuvailee.

”Pystymme nyt paremmin palvelemaan kaikkia henkilöstöryhmiä työtehtävistä ja kielestä riippumatta. Meillä on käytössämme suomen- ja englanninkieliset sivut. Sivustoja on nyt helpompi ylläpitää. Tiivistimme navigaatiota ja selkeytimme sisältö- ja ohjesivuja. Yksinkertaistimme myös uutisten ja blogien tekemistä, jotta GTK:laisten on entistä helpompi tuottaa intraan ajankohtaissisältöjä”, Elina lisää.

Etukäteistyötä ennen projektia

”Konseptisuunnittelu tehtiin THL:ssä toisen toimijan kanssa etukäteen, ja se auttoi hahmottamaan, miten projekti kannattaa toteuttaa. Haastattelimme mm. henkilöstöä ja teimme kyselyjä toiveista, jotka liittyivät uuteen intranetiin”, Terhi kommentoi.

”GTK:ssa tehtiin hyvissä ajoin auditointi, joka oli ehdoton edellytys projektin onnistumiselle. Se on 40-sivuinen raportti sivukarttoineen”, Pauli sanoo. 

Miten projektit onnistuivat?

Projektit vietiin läpi konseptoidun sprinttityöskentelymallin mukaisesti. Projektiryhmille järjestettiin kick-off-tilaisuudet keväällä 2023. Kesällä pidettiin kaksi työpajaa. Syksyllä starttasi varsinainen projektityö. Uusi intranet otettiin käyttöön vuonna 2024: GTK:ssa tammikuun alussa ja THL:ssä helmikuussa. Projektien aikataulu, toteutus ja budjetti pitivät suunnitellusti.

Projektin aikana palavereja pidettiin tiheästi. Lisäksi Teamsiin oli perustettu tiimisivustot molemmille virastoille. Haluttiin, että asiakkaiden sekä meidän Valtorin ja teknologiakumppanimme twodayn välillä viestintä toimisi saumattomasti. 

”Olisin toivonut Sharepointin toiminnallisuuksista demoja, koska se oli meille THL:ssä vieras järjestelmä. Tämä olisi toki saattanut hidastaa prosessia ja vaikeuttaa aikataulussa pysymistä. Kysymyksiini vastattiin Teamsin kautta”, Terhi kertoo. 

”Sharepoint-maailma oli puolestaan tuttu GTK:ssa, ja se auttoi projektin läpivientiä, kun tunsi toiminnallisuudet”, Elina lisää.

Molemmissa virastoissa pidettiin koulutukset pääkäyttäjille ja sisällöntuottajille ennen käyttöönottoja. Lisäksi uudesta intrasta järjestettiin esittelytilaisuudet henkilöstölle.

Onko intranet vastannut odotuksia? 

Uuden intranetin vahvuuksiksi kerrotaan selkeys, helppokäyttöisyys ja nopeus. THL:stä todetaan myös, että sisältöjen ylläpito on nyt koordinoidumpaa, kun sisällöntuottajia on vähemmän ja rakenteita on selkeytetty. Palvelu on myös kustannustehokas.

Lopuksi konseptisuunnittelusta

Sivi-palvelun käyttöönotto ei vaadi asiakkaalta etukäteismäärittelyjä, mutta niiden tekeminen nopeuttaa projektin läpivientiä. Sivi-palvelun käyttöönottoprojektiin kuuluu konseptisuunnittelu.

THL:n ja GTK:n introjen käyttöönotto onnistui noin yhdeksässä kuukaudessa. Molemmat virastot tekivät ainakin vuotta aikaisemmin, ennen intranet-projektiensa alkamista, omat hankesuunnitelmansa mm. siitä, mitä tehdään, kuka tekee ja miten projekti toteutetaan.

Lisätietoa

• Geologian tutkimuskeskus GTK
• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL
• Sinua saattaa kiinnostaa myös Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) Sivi-käyttöönotto. 
  Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – onnistuneen intraprojektin työkalut
• Sivi-palvelusta, sisäisen viestinnän julkaisualustasta ja muista tuotteistamme saat tietoa omalta asiakkuus- tai asiakaspalvelupäälliköltäsi