Ekologinen, sosiaalinen ja taloudellinen vastuullisuus

Pyrimme pienentämään toiminnastamme aiheutuvia negatiivisia ekologisia, sosiaalisia ja taloudellisia vaikutuksia.

Ekologinen vastuu

Valtorissa ekologisen vastuullisuuden toteutumista voidaan tarkastella useista eri näkökulmista: 

 

Ympäristötekijöiden huomioiminen hankinnoissa

Kiinnitämme yhä enemmän huomiota ympäristötekijöihin hankinnoissa. Tästä voit lukea Hankinnat-osiossa.

Tilojen käyttäminen tehokkaasti ja vastuullisesti

Noudatamme valtion toimitilastrategiaa ja pyrimme edistämään sen sisältämiä tavoitteita. Vuonna 2023 päivitämme omaa toimitilatoimintasuunnitelmaa.

Osallistumme valtion yhteisiin työympäristöihin niiltä osin, kun ne edistävät valtion kokonaistaloudellista etua sekä vastuullemme asetettuja turvallisuuteen ja varautumiseen liittyviä vaatimuksia. Parhaillaan olemme mukana valtion yhteisissä työympäristöjen tilahankkeissa Lappeenrannan, Kouvolan, Oulun ja Mikkelin osalta.

Käytämme ensisijaisesti valtion omia ja Senaatti-kiinteistöjen hallinnoimia toimitiloja, jotka tuotetaan vastuullisesti. Senaatti tuottaa toimitiloihin liittyviä palveluita koko valtionhallinnolle ja panostaa ylläpitämiensä kiinteistöjen energiatehokkuuteen, kasvattaa uusiutuvan energian osuutta ja parantaa tilatehokkuutta. 

Olemme jo saavuttaneet tilatehokkuudessa valtionhallinnon vuosikymmenen loppuun asetetun tavoitteen 10 m2/htv. Helmikuussa 2023 toimitilatehokkuutemme oli 9,1 m2/htv. Toimipaikkojen vähentäminen ei siten ole enää suunnitelmissamme. 

Vuonna 2022 luovuimme kahdesta toimitilasta ja yhdestä toimitilarakennuksen kerroksesta. 1.4.2023 luovuimme vielä yhdestä toimitilasta. Valtorilla on 25 toimipistettä 18 paikkakunnalla. 

Suosimme paikkariippumatonta ja monipaikkaista työtä. Suuri osa työtehtävistämme on mahdollista tehdä myös etänä. Etätyöskentely digitaalisia ratkaisuja käyttäen vähentää päästöjä toimitilojen lisäksi myös yksityisautoilun kautta, kun henkilöstö ei siirry toimistolle. Turvallisuusverkon tehtävissä läsnätyö on kuitenkin korona-ajan jälkeen lisääntynyt varautumisen, yleisen turvallisuustilanteen ja uusien asiakkuuksien vuoksi.

Vuonna 2022 osallistuimme Senaatin valtakunnalliseen energiansäästöohjelmaan. Teimme myös selvityksen Valtorin omista energiansäästötoimenpiteistä. 

Vuonna 2022 osallistuimme Motivan, työ- ja elinkeinoministeriön ja muiden kumppaneiden organisoimaan Astetta alemmas -kampanjaan. Kampanjassa ohjeistimme palveluidemme käyttäjiä mm. IT-laitteiden sammuttamisesta. Toteutimme myös verkkosivuillemme ”Testaa taitosi digiturva- ja energiansäästöasioista” -itsearviointikyselyn. 

Matkustuksesta aiheutuvien päästöjen vähentäminen

Noudatamme valtion matkustussääntöä ja sitä täydentävää Valtorin matkustusohjetta. Virkamatkaa suunniteltaessa otamme huomioon sekä kokonaiskustannukset että ympäristönäkökohdat. Jo virkamatkan tarvetta arvioitaessa harkitsemme etäyhteyksien käyttöä matkan sijaan. Jos matka toteutetaan, teemme sen ensisijaisesti julkisilla kulkuvälineillä. Lentomatkustus on mahdollista vain perustellusta syystä. 

Vuonna 2022 päivitimme Valtorin matkustusohjetta lentomatkustuksen osalta. Uuden ohjeen mukaan lentäminen on mahdollista matkoilla, joiden yhdensuuntainen etäisyys on 500 km (aiemmin 350 km). 

Vuonna 2023 seuraamme yhä aktiivisemmin, miten Valtorin matkustusohjetta noudatetaan, esim. oman auton käyttö vs. julkisten kulkuvälineiden käyttö. Tarkennamme myös ohjeistusta tältä osin.

Siirrymme virka-autoissa enemmän vähäpäästöisten autojen, kuten hybridi- ja sähköautojen käyttöön. ICT-tukemme ja -asentajamme käyttävät virka-autoja (leasing), koska palvelemme maantieteellisesti laajalle alueelle sijoittuneita asiakkaita, joiden luokse pääseminen julkisilla ei ole mahdollista. Siirtymä hybridi- ja sähkövirka-autojen käyttöön edellyttää kuitenkin latausmahdollisuuksien suunnittelua. 

Vuonna 2022 selvitimme latausmahdollisuuksia Senaatti-kiinteistöjen kanssa. Teimme myös sisäisen suunnitelman, missä järjestyksessä Valtorin toimipaikkoihin latausverkosto olisi hyvä rakentaa. Pidempiaikaisissa virka-autoissa siirtymä hybridi- ja sähköautoihin ei ole vielä konkreettisesti toteutunut. Lyhytaikaisten vuokra-autojen osalta siihen on jo osittain päästy. 

Vuonna 2023 jatkamme latausverkoston suunnittelua ja toteutusta Senaatti-kiinteistöjen kanssa. Tavoitteemme on, että vuonna 2026 hybridi- tai sähköautoja on virka-autoista 20 %.

Kierrättäminen ja toiminnan digitalisoituminen 

Kierrätämme omat ja asiakkaidemme ICT-laitteet ja komponentit asianmukaisesti. Tästä voit lukea ICT-laitteiden elinkaari -osiossa. Kierrätämme myös niistä syntyviä pahvi- ja pakkausmateriaalia sekä tietosuojajätettä.

• ICT-laitteista syntyy paljon pakkausmateriaalia. Pääasiassa toimittajat noudattavat BRCGS:n maailmanlaajuista pakkausstandardia ja FSSC 22000 -standardia, joilla varmennetaan tuotteen laatu, hygienia ja tuoteturvallisuus kuljetuksen aikana. Huolehdimme pakkausmateriaalin uusiokäytöstä tai asianmukaisesta kierrätyksestä. 
• Huolehdimme tietosuojajätteen poistosta vastuullisesti, oli se paperista tai sähköistä. Poistettavat tietoa sisältävät laitteet tyhjennetään tehdasasetuksille ja luokiteltua tietoa sisältävät komponentit varastoidaan ennen hakua erikseen lukollisiin tiloihin. Tietosuojatulle paperijätteelle on joko lukolliset tietosuoja-astiat tai standardien mukaiset silppurilaitteet.

Luovutamme Valtorin omassa käytössä olleita, elinkaarensa lopussa olevia omistusnäyttöjä hyväntekeväisyyteen. Näin saamme ne hyödylliseen jatkokäyttöön ja säästämme lisäksi valtion varoja, kun vältymme laitteiden kierrätysmaksuilta. 

Allekirjoitamme tai hyväksymme asiakirjat sähköisesti. Käytämme turvatulostusta, jos tulostaminen on välttämätöntä. 

Vuonna 2022 otimme Asianhallintaratkaisu VirastoVahvassa käyttöön mahdollisuuden allekirjoittaa asiakirjat sähköisesti myös organisaation ulkopuolisten kanssa. 

Vuonna 2022 otimme käyttöön toimialariippumattomien palvelujen puolella Tori-toimikorttihakemusten sähköisen toimituksen ja VirastoVahvassa niiden sähköisen arkistoinnin. 

Kannustamme valtorilaisia toimimaan ekologisesti toimitiloissa. Pääsääntöisesti kaikissa toimitiloissa on mahdollisuus lajitella mm. bio-, muovi-, pahvi-, paperi- ja sekajätteet.

Kannustamme valtorilaisia huomioimaan vastuullisuuden kokoustarjoiluissa: esim. kasvispainotteisuus, lähiruoka, luomutuotteet, sesonkituotteiden käyttö ja ruokahävikin minimointi.

Huomioimme ekologisuuden viestintä- ja markkinointimateriaaleissa. Logotuotteita tai liikelahjoja tilaamme vain harkiten ja pyrimme hankkimaan esim. kierrätysmateriaaleista valmistettuja tuotteita. Markkinointimateriaalit, kuten palveluesittelyt, infografiikat ja joulukortit ovat vain digitaalisessa muodossa, ja niissä hyödynnämme samoja pohjia useamman kerran.

Sosiaalinen vastuu 

YK:n kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti sosiaaliseen vastuullisuuteen liitetään yleisesti: 

• Ihmisarvoinen työ ja riittävä toimeentulo
• Johtaminen
• Mahdollisuus vaikuttaa omaan työelämään ja olla osa työyhteisöä
• Riittävät hyvinvointi- ja terveyspalvelut 
• Turvallisuus
• Työntekijöiden tasavertaiset kehittymis- ja koulutusmahdollisuudet
• Monimuotoisuuden huomioiminen
• Työntekijöiden ja työnhakijoiden sekä asiakkaiden ja sidosryhmien tasapuolinen kohtelu
• Vuoropuhelu asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa
• Työnantajamielikuva

Valtorissa sosiaalinen vastuullisuus näkyy strategiassamme merkityksellinen työ -teemalla. Sosiaalinen vastuullisuus on jatkuvaa työtä, joka edellyttää kykyä tunnistaa eriarvoisuutta synnyttäviä toimintatapoja, edistää yhdenvertaista ja tasa-arvoista kohtelua sekä ehkäistä kiusaamista ja syrjintää. 

Valtorin toiminnassa sosiaalinen vastuullisuus vaikuttaa omaan henkilöstöön, asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin ja koko yhteiskuntaan. Sosiaalinen vastuullisuus edellyttää mm. henkilöstöhallinnon prosessien lainmukaisuuden, tietosuojan, saavutettavuuden, esteettömyyden ja sidosryhmien tasapuolisen kohtelun toiminnassamme. 

Työtyytyväisyys 

Arvioimme sosiaalista vastuullisuutta ja erityisesti työtyytyväisyyttä vuosittain mm. VMBaro- ja Pulssi-henkilöstötyytyväisyyskyselyiden kautta. 
Vuoden 2022 henkilöstötyytyväisyys parantui hieman edellisestä vuodesta, jolloin organisaatiomuutos näkyi tyytyväisyyden laskuna. 

Vahvuuksia olivat VMBaron mukaan aikaisempien vuosien tapaan lähiesihenkilötyö, työn mielekkyys sekä työ- ja toimintaympäristö. Pulssi-kyselyn mukaan vahvuuksia taas olivat säännölliset Vartti-keskustelut sekä toimiva monipaikkainen työ. 94 % vastaajista koki, että etätyö sujuu meillä hyvin. 

Kehittämiskohteita ovat VMBaron perusteella riittävä resursointi, päätöksentekoon liittyvät kehittämistarpeet, epäasiallisen kohtelun vähentäminen sekä luottamuksen palauttaminen organisaatiomuutoksen pyörteissä heikentyneeseen ylimmän johdon toimintaan. Keskeistä on roolien ja vastuiden selkeyttäminen sekä yksikkörajat ylittävän yhteistyön vahvistaminen. Lisäksi on varmistettava, että kaikki prosessit menevät hyvän hallintotavan mukaisesti.

VMBaron mukaan vastaajat kokevat Valtorin pääsääntöisesti oikeudenmukaisena (4,4), tasa-arvoisena (4,35) ja yhdenvertaisena (4,23) työpaikkana. Vastaajat myös kokevat, että toimivat itse rakentavalla tavalla vuorovaikutustilanteissa (4,03). 

Häirintää tai muuta epäasiallista kohtelua koki viimeisen vuoden aikana asiakkaiden tai työkavereiden taholta 4,9 % vastaajista eli 59 henkilöä. Valtorissa on nollatoleranssi epäasialliselle kohtelulle, ja sen vähentäminen onkin yksi kehittämiskohteemme.

Osallisuuden ja yhteisöllisyyden vahvistaminen 

Sosiaaliseen vastuullisuuteen kuuluu oikeus ja mahdollisuus, mutta myös jokaisen oma vastuu olla mukana työelämää kehittävässä yhteistyössä.

Osallisuuden vahvistamiseksi perustetun Valtoriraadin toimintaan osallistui vuonna 2022 noin 90 henkilöä. Sen tavoitteena oli asiantuntijoiden osaamisen hyödyntäminen ja jakaminen sekä osallisuuden lisääminen yhteistyössä. Vuoden 2023 alussa raatitoiminta laajennettiin kaikille, ja tueksi otettiin käyttöön digitaalinen yhteistyöalusta.

Työelämän muututtua lähi- ja etätyöksi ryhdyimme yhteistyön sujuvoittamiseksi etsimään yhteisiä pelisääntöjä. Laadimme yhdessä esihenkilöiden, tiimien ja Valtoriraadin kanssa Monipaikkainen työ Valtorissa -pelikirjan. Pelikirjassa huomioimme työnteon paikat, työvälineet, palaverikäytännöt, viestintäkäytännöt, yhteisöllisyyden ja hyvinvoinnin sekä palautekulttuurin.

Osallistimme valtorilaisia myös mm. tulosyksiköiden ja yksiköiden toimintalupauksien muotoiluun, brändiuudistuksen toteuttamiseen, viestintälinjauksien luontiin ja sisäisen viestinnän verkoston toimintaan.

Työterveys ja -turvallisuus sekä työhyvinvointi 

Valtorissa on laajat työterveyspalvelut sekä hyvä työterveysyhteistyö. Työturvallisuus ja työsuojelu toteutetaan lakien sekä valtion ohjeiden ja määräysten mukaisesti. 

Ennaltaehkäisevää turvallisuustyötä ovat säännölliset Vartti-keskustelut, joiden ansiosta turvallisuushuolta aiheuttavat asiat voidaan saattaa työnantajan tietoon mahdollisimman pian. Työnantajana Valtori tunnistaa vastuunsa tarvittavien toimenpiteiden käynnistämiseksi. Vartti-keskustelut ovat keskeinen työväline myös monipaikkaisessa johtamisessa. Vuonna 2022 valtorilaisista 88 % kävi keskusteluita esihenkilönsä kanssa säännöllisesti. Keskustelujen sisältöön kuuluvat tehtävät ja tavoitteet, onnistumiset ja palautteet, osaamisen kehittäminen ja työhyvinvointi.

Hyvinvoinnin toteutumista turvaavana välineenä Valtorissa on Hyvän työpaikan toimintamalli. Se sisältää ohjeet kaikkien hyvinvointia uhkaavien tilanteiden hallintaan varhaisen välittämisen toimenpiteistä päihdeohjelmaan ja epäasiallisen kohtelun kokemusten käsittelyyn.

Valtorin työsuojelutoimikunnan toiminnassa vuonna 2022 korostuivat organisaatiomuutokseen liittyvät asiat. Toimikunta pyrki omalta osaltaan edistämään ja vahvistamaan työntekijöiden työhyvinvointia ja jaksamista organisaatiomuutoksen aiheuttaman epävarmuuden ja kuormittumisen keskellä. Työsuojelutoimikunnassa seurattiin työhyvinvoinnin tilaa mm. VMBaro- ja Pulssi-kyselyjen tulosten sekä työterveyshuollon toiminnan näkökulmasta.

Työterveysyhteistyö Terveystalon kanssa toteutuu sopimuksen mukaisesti ja sisältää laajan palvelukokonaisuuden. Vuonna 2022 uutena palveluna otettiin käyttöön MielenSparri-palvelu, joka on nopea ja helposti saavutettava palvelu kaikille.  

Osaamisen kehittämis- ja koulutusmahdollisuudet

Osaamisen kehittämiseen ja koulutukseen on Valtorissa lukuisia mahdollisuuksia. Vuonna 2022 mm. 

• eOppivassa on paljon koulutuksia tietoturvasta henkiseen jaksamiseen. Yhteiset kurssit takaavat kaikille yhtenäiset tiedot.
• Uudet valtorilaiset perehtyivät talon tavoille kasvokkain tapahtuvan perehdytyksen lisäksi eOppiva-kursseilla. 
• Osaamisen kehittämisen prosesseja ja toimintamalleja jatkokehitetään ja viedään käytäntöön (mm. Osaavan kehitys).
• Valtionhallinnon johdolle ja esihenkilöille suunnattuun vertais- ja käänteismentoroinnin mahdollisuuteen tarttui 10 esihenkilöä.  

Valtori Akatemia on harjoittelijaohjelma uransa alkuvaiheessa oleville IT-alan ammattilaisille. Sen tavoitteena on kouluttaa osaajia Valtorin strategisesti tärkeille osaamisalueille. Myös valtorilaiset voivat kasvattaa osaamistaan Akatemian kursseilla. Vuonna 2022 toteutetusta Akatemiasta Valtorissa jatkaa työskentelyä 11 asiantuntijaa. Kaikkien viiden tähän mennessä järjestetyn Akatemian osallistujista 85 % on yhä Valtorin palveluksessa.

Johtamisen periaatteet ja sosiaalisesti kestävä johtaminen

Vuonna 2023 

• päivitämme Valtorin tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman
• keskitymme muotoilemaan yhdessä johdon ja esihenkilöiden kanssa Valtorin johtamisen periaatteita
• lisäksi valmistaudumme käynnistämään sosiaalisesti kestävän valmentavan johtamisen sekä itse- ja yhdessä ohjautuvan asiantuntijatyön vahvistamisen. Tulevaisuuden johtamisen tavoiteasettelun keskeisenä teemana on valmentava esihenkilötyö sekä itse- ja yhdessäohjautuva asiantuntijatyö. Tavoitteena on tukea laadukasta asiantuntijatyötä sekä työhyvinvointia ja jaksamista. Sosiaalisesti kestävän johtamisen saavuttaminen edellyttää meiltä kaikilta sitoutumista, avointa vuoropuhelua ja rohkeutta tehdä Valtorista itseohjautuva asiantuntijaorganisaatio.

Taloudellinen vastuu

Yhtenäiset ICT-palvelut tuovat kustannussäästöjä koko valtionhallinnolle. Ne myös helpottavat virastofuusioiden toteuttamista ja valtionhallinnon henkilöstön liikkumista virastosta toiseen.
Toimintamme rahoitetaan asiakkaiden palvelumaksuilla ja toiminnassa pyritään kustannusvastaavuuteen. 
Valtorissa taloudellisen vastuullisuuden toteutumista voidaan tarkastella useista eri näkökulmista: 

Julkisten varojen tehokas käyttö hankinnoissa

Hankintojen osalta tavoitteenamme on julkisten varojen tehokas käyttö. Huomioimme taloudellisen vastuun kaikissa hankinnoissamme. Kilpailutuksissa tavoitteena on valita tarkoitukseen riittävän laadukas tuote/palvelu, jonka toimittaja tarjoaa kilpailukykyiseen hintaan. 

Onnistuneen hankinnan seurauksena saamme Valtorille ja sen asiakkaille käyttöön kokonaistaloudellisesti edullisimman ratkaisun tuotteen/palvelun koko elinkaari huomioiden. 

Oleellisia tekijöitä, joilla hankinnan optimointi tapahtuu, on tuotteelta/palvelulta vaadittujen ominaisuuksien lisäksi sopimuskauden pituus ja riittävän kilpailutilanteen turvaaminen. 

Keskitetyt hankinnat säästävät myös asiakasvirastojen voimavaroja. 

Toiminnan kustannustehokkuuden varmistaminen

Palveluiden hintakehitys kuvaa Valtorin kustannustehokkuuden kehittymistä, sillä hinnoittelun periaate on palveluiden kustannusvastaavuus eli tuottojen ja kulujen yhtäsuuruus. Seuraamme kustannusvastaavuutta kuukausittain.

Valtorin vakiopalveluiden yksikköhinnat laskivat keskimäärin -6,4 % vuodesta 2019 vuoteen 2022.

Valtorissa on lakivelvoite toimialariippumattomien (Tori) ja turvallisuusverkkopalvelujen (Tuve) toimintojen taloudellisesta eriyttämisestä. Ostolaskut ja työajat kohdistetaan oikealle toiminta-alueelle erillisten seurantakohdemallien mukaisesti. Pidämme vuosittain tiliöintikoulutuksia koko henkilöstölle ja tarvittaessa kohdistettuja lisäkoulutuksia. 

Tiliöintiohjeistuksien noudattaminen ja huolellisuus ovat tärkeitä koko henkilöstön osalta. Virheellisten kirjausten korjaus vaatii ylimääräistä henkilötyötä. Tulevina vuosina yhtenä talouden tärkeimpänä kehityskohteena on toiminta-alueiden seurantakohdemallien yhdenmukaistaminen ja tiliöintiohjeistuksien yksinkertaistaminen.

Resurssien tehokkaampi käyttö

Olemme automatisoineet vuonna 2022 suunnitelmallisesti osto- ja myyntilaskutusta. Automatisoidut laskutusprosessit säästävät valtorilaisten työaikaa ja tuovat samalla myös kustannussäästöjä. 

Vuonna 2022 laskutusprosessien automaatioiden myötä Valtorille saatiin noin 279 000 euron vuosisäästö. Laskennassa on otettu huomioon sekä valtorilaisilta säästynyttä työaikaa että Palkeilta ostettujen palveluiden kustannussäästöt. Vuosisäästö on vähentänyt asiakaslaskutusta ja pienentänyt laskutushintojen nostopainetta.

Myyntilaskutusprosessin automatisoinnissa on keskitytty laskutustietojärjestelmän käyttöönoton lisäksi laskutuksen lähtödatan koostamiseen ja hallinnoinnin automatisointiin. Palvelukohtaiset säästöt ovat yli kaksi henkilötyöpäivää kuukaudessa. Säästölaskelmissa on toistaiseksi huomioitu vain varsinaisen myyntilaskutusprosessin automatisoinnista saavutetut säästöt, mutta todelliset säästöt tulevat olemaan huomattavasti suurempia.