Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – onnistuneen intraprojektin työkalut 

Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) otti käyttöönsä Valtorin tarjoaman Sivi-palvelun, eli sisäisen viestinnän julkaisualustan, viime vuonna. Intranet-projekti vietiin läpi ketterin menetelmin 11.5.2022–31.10.2022.  

”Siirtyminen vanhasta järjestelmästä uuteen oli iso ponnistus, mutta se onnistui hyvin. Projektin mittariksi asetettiin se, että budjetti ja aikataulu pitävät, ja tämä toteutui”, kertoo projektipäällikkö Harry Nordman KKV:stä. 

”Onnistuneen intraprojektin työkaluihin kuuluvat hyvin suunnitellut käytännön toimenpiteet, aikataulutus ja viestintä, joka oli aktiivista heti alusta alkaen. Projektia pidettiin hyvin esillä virastossa ylintä johtoa myöten”, hän kuvailee.  

Projektin kokoonpanoon kannattaa panostaa. ”Projektia on tärkeä viedä eteenpäin mahdollisimman matalalla kynnyksellä. Myös päätöksiä pitää pystyä tekemään nopeasti. Jokaisen tulee tietää vastuunsa ja roolinsa”, projektipäällikkö painottaa. 

Miten intraprojektissa edettiin? 

Ensimmäinen työpaja KKV:ssä pidettiin viestinnälle, henkilöstöhallinnolle ja IT-osastolle jo keväällä, hyvissä ajoin ennen projektin alkamista. Tästä seurasi jatkotyöpaja, jossa päätettiin muun muassa, miten intranet-projektia lähdetään viemään eteenpäin.  

Myöhemmin kesäkuussa pidettävässä työpajassa oli mukana myös substanssiasiantuntijoita. Varsinainen lähtölaukaus projektin alkamiselle tapahtui elokuussa 2022 pidetyssä kick-off-tilaisuudessa. 

Kick-off-tilaisuuden jälkeen fasilitaattorina toiminut Antti Hovila lähti testaamaan, miten KKV voisi hyödyntää uuden intranetin ominaisuuksia. ”Testasin erilaisia vaihtoehtoja: minkätyyppinen ratkaisu voisi toimia teknisesti meillä”, hän sanoo. 

Ketterästi vedetyssä intraprojektissa tehtiin myös reippaita rajauksia, kaikkia tarjolla olevia vaihtoehtoja ei otettu käyttöön heti. Esimerkiksi Tapahtumakalenteri toteutetaan jatkokehitysprojektina.  

KKV:ssä oli aiemmin käytössä nyt jo markkinoilta poistunut tuote. ”Vanhasta tekniikasta uuteen siirtyminen oli jo itsessään iso harppaus niin teknisesti kuin sisällöntuotannollisestikin”, KKV:stä todetaan. 

Miten hyvin uusi intranet palvelee? 

Valtorin tuottama Sivi-palvelu on tuonut paljon uusia mahdollisuuksia. ”Aikaisempi intranet-alusta oli kankeampi ylläpitää ja alustan kehitys oli tullut tiensä päähän. Uudessa on niin paljon enemmän kehityspotentiaalia ja ominaisuuksia, jotka parantavat käyttäjien kokemuksia ja säästävät sisällöntuottajien työaikaa”, Antti Hovila kuvailee.  

”Teemme nyt maaliskuussa käyttäjäkyselyn, miten hyvin nykyinen intra palvelee henkilöstöä. Ylläpitäjän ja sisällöntuottajan näkökulmasta tämä oli positiivinen aikahyppy”, hän täsmentää.  

Mitä voitaisiin oppia? 

”Kaikkia asioita ei kannata tehdä pilkkua viilaten, vaan tärkeintä on visualisoida tekeminen ja pitää iso kuva kirkkaana mielessä. Tärkeää on myös vaiheistaa tekeminen kokonaisuuksiin”, Harry Nordman kiteyttää lopuksi. 

Kaaviosta käy selville, mitä projektissa on tärkeä ottaa huomioon, mm. lomakausi. (Lähde: KKV)