Kädenjälkemme toiminnan tehostamiseen automatisoinnilla
Vastuullisuustavoitteemme: Vähennämme välillisiä kustannuksia panostamalla automatisointiin
Automatisoinnin keinoin voimme edistää taloudellista tuottavuutta erityisesti:
1) luomalla uusia digitaalisia rajapintoja ja
2) yksinkertaistamalla prosesseja.
Valtorin Muutosohjelmaan sidottujen automatisointitoimien arvioimme vuonna 2021 tuoneen 220 000 euron säästöt. Jos automatisointitoimintamme jatkuu tavoitteiden mukaisesti, voimme saavuttaa jopa miljoonan euron säästöt vuodelta 2022.
Automatisoinnin avulla vuonna 2021 säästimme yhteensä 10,9 henkilötyövuotta. Automatisoinnin lisääminen on osa strategiaamme.
Merkittävimmät alatavoitteet
1) Uusien digitaalisten rajapintojen luominen
Rajapinnat ovat määritelmiä, joiden mukaan eri ohjelmistot ja tietokannat voivat tehdä pyyntöjä ja vaihtaa tietoja keskenään.
Valtorissa tavoitteemme on asettaa sovellusten sekä datalähteiden koneellisten rajapintojen suosiminen tiedon käsin siirtämisen edelle. Näin datan kuljettaminen eri järjestelmien välillä on automaattista, tehokasta ja ihmisen tekemistä virheistä vapaata.
Data on voimavara, jolla on rahallinen arvo. Lisäksi sen tulee tukea päätöksentekoa. Ajantasainen ja paikkansapitävä data auttaa aikaan sidotuissa päätöksissä, kun se on helposti saatavilla ymmärrettävässä ja jatkokäsiteltävässä muodossa. Sitä tulee voida myös helposti mallintaa esimerkiksi kuvaajien avulla. Datan käsittelyssä on otettava huomioon datan eheys. Käsittely ei saa aiheuttaa dataan epäkohtia tai epäjohdonmukaisuuksia.
Rajapinnoilla myös vältetään tiedon siiloutumista eri järjestelmien sisälle. Siiloutumista voidaan tehokkaasti estää samaan standardiin kuuluvilla rajapinnoilla ja järkevällä datan strukturoinnilla, jolloin sovellukset voivat tehokkaasti käyttää toistensa tietovarantoja esimerkiksi täydentämällä sovelluskohtaisia tietoja toiselta sovellukselta saatavalla tiedolla automaattisesti.
Olemme esimerkiksi edistäneet helppoa tiedon hakua luomalla nykyaikaisia ja reaaliaikaisia rajapintoja eri sovellusten ja niiden käyttämien tietolähteiden välille.
2) Prosessien yksinkertaistaminen automatiikalla
Automaattinen prosessi toimii aina nopeammin kuin ihminen, ja tekee vähemmän virheitä, jos ollenkaan. Automatiikalla voidaan yksinkertaistaa prosesseja. Usein se mahdollistaa prosessin suoraviivaistamisen jättämällä vaiheita joko kokonaan pois, tai tekemällä tietyt vaiheet koneellisesti. Tämä lisää luotettavuutta, nopeutta ja vähentää resurssien käyttöä.
Lisäksi automatisointi saavuttaa kumulatiivisia hyötyjä. Prosesseja tai niiden osia automatisoimalla voidaan oppia suunnittelemaan tulevaisuudessa tehokkaampia prosesseja, ottaen automatiikka jo prosessien suunnitteluvaiheessa huomioon.
Valtorissa olemme tehneet automatisointityötä useita vuosia. Ilmeisimmät prosessit on automatisoitu, ja niiden avulla saavutetut hyödyt ovat olleet merkittävät. Olemme mm. automatisoineet laskutusta, aloittaneet puheentunnistuspalvelun yhteyskeskuksessamme ja lisänneet Chat-palveluita eri järjestelmissämme sekä asiakkaille tarjottavina palveluina.
Puhebotti on hoitanut hommansa niin hyvin, etteivät asiakkaat tai henkilöstö ole edes huomanneet muutosta. – Valtorin asiakas Puhebotista
Valtorissa automatisoinnin tulee olla itsestään selvä osa sovelluksia, datakulkuja sekä prosesseja siten, että se on tietosuojaan verrattavissa oleva käsite, jonka tulee olla läsnä kaikissa käytössä olevissa sovelluksissa. Automatisointi ja siihen liittyvät rajapinnat tulee ottaa huomioon jo sovellusten tilaus- ja suunnitteluvaiheessa sekä datakulkujen ja niihin liittyvien rajapintojen, että itse datan kulun prosesseja suunnitellessa. Rajapinnoissa tulee suosia avoimia, standardinmukaisia ja yleisesti käytössä olevia rajapintoja, sillä ne mahdollistavat tarkoituksenmukaisen, päivitettävän automatiikan.
Manuaalisista vaiheista johtuvat viivästykset laskevat myös ihmisten tekemän työn tuottavuutta, sillä eri työtehtävien välillä hyppiminen ja muiden odottelu ei ole erityisen tehokasta. Toisaalta taas tehtävien automatisointi voi olla kannattavaa, vaikka automatisointiin menisi enemmän aikaa kuin manuaaliseen tekemiseen. Tällöin vältetään manuaalisten tehtävien kasaantuminen ja siitä johtuva kuormitus työntekijöille.
Työntekijälle automatisointi vapauttaa keskittymiskykyä tuottavamman/merkityksellisemmän työn tekemiseen, kun rutiininomaiset työtehtävät voi unohtaa. Mahdollisuus keskittyä työtehtäviin on arvokas resurssi, arvokkaampi kuin hinta, jonka tehtävän automatisointi maksoi.
Yksi merkittävistä automatisointitoimistamme oli paljon manuaalista työtä vaatineiden ostolaskujen automatisoiminen tilaamisen ja ostolaskujen käsittelyn Handi-järjestelmässä. Vuonna 2021 Handi-ostolaskuista 38 % oli automatisoituja. Vuoden 2022 tavoitteemme on päästä 45 prosenttiin.
Edistymisen mittarit
Valituilla automatisoinneilla saavutettu lisäsäästö 2022: 1 050 000 € (vuonna 2021 oli 220 000 €).
Kuukausisyklillä laskutettavien automaattisten myyntilaskujen osuus 2022: 60 % (vuonna 2021 oli 8 %).
Automatisoitujen ostolaskujen osuus 2022: 45 % (vuonna 2021 oli 38 %).
Tapausesimerkit
Lokakuussa 2021 käyttöönotettu Varmennemaatti seuraa toimittamiamme julkisia varmenteita ja lähettää automaattisesti viestin vanhentumassa olevista. Kuukausittain varmenteita vanhenee keskimäärin vajaat sata. Tämän automatisoinnin arvioidaan säästävän kymmeniä työtunteja kuukausittain.
Valtorin puhelunvälityksessä otimme käyttöön puhebotin eli puheentunnistuspalvelun. Se hoitaa asiakasvirastojen asiakaspalvelusarjoihin kuuluvia puheluita. Ensimmäisenä se otettiin käyttöön TE-toimistojen puhelunvälityksessä, jossa se käsitteli syyskuun 2021 aikana saapuneista puheluista noin 23 %.
Tällä Valtorin vastuullisuustavoitteella voimme edistää YK:n kestävän kehityksen tavoitetta 8 ”Edistää kaikkia koskevaa kestävää talouskasvua, täyttä ja tuottavaa työllisyyttä sekä säällisiä työpaikkoja”, ja erityisesti sen alatavoitetta 8.2 ”Saavuttaa korkeampi taloudellisen tuottavuuden taso monipuolistamisen, teknologian uudistamisen ja innovaatioiden avulla, esimerkiksi panostamalla lisäarvoa luoviin ja työvoimavaltaisiin aloihin.”