Pilviviesti käyttöön KEHA-keskuksessa, ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa: kustannustehokas ja monipuolinen palvelu
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorissa tuotteistettiin viime vuonna asiakkaiden käyttöön uudet viestintätekniset palvelut: Perus-, Pilvi- ja Turvaviestipalvelut. Pilviviesti on pilvipohjainen viestintätekniikkapalvelu, joka sisältää sähköpostipalvelun ja Teamsin.
Ensimmäisten joukossa Pilviviesti-palvelun otti käyttöönsä KEHA-keskus, joka tarjoaa palvelun KEHAn lisäksi ELY-keskuksille ja TE-toimistoille kattaen kaiken kaikkiaan 8000 käyttäjää eri puolilla Suomea.
Pilviviesti maksaa itsensä takaisin muutamassa vuodessa
KEHA-keskuksen, ELY-keskusten ja TE-toimistojen käytössä oli ollut Microsoftin O365-palveluita jo vuodesta 2014 alkaen ja Teams otettu käyttöön vaihteittain vuodesta 2018 alkaen. Nyt projektin myötä siirryttiin pilvipohjaiseen sähköpostipalveluun ja samalla luovuttiin Skypestä.
Pilviviestin käyttöönottoprojektista vastasi KEHA-keskuksen tieto- ja viestintäyksikkö. Palvelutuotantoryhmän päällikkö Arto Nykäsen mukaan Pilviviestiä pidettiin luonnollisena ratkaisuna sen tarjoaman kapasiteetin ja saatavuuden vuoksi:
”Pilviviesti on huomattavasti parempi spekseiltään kuin aiemmin käytössämme ollut VYVI-ratkaisu. Myös käyttökustannukset ovat merkittävästi pienemmät.”
”Alun perin pohdittiin Skypen ja Teamsin rinnakkaiskäyttöä tiedostaen, että Teams kasvattaa suosiotaan ja Skypen tekninen elinkaari alkaa olla päättymässä. Koska yhteistyötä tehdään kuitenkin laajalti erilaisten yhteistyötahojen kanssa, ei irrottautuminen Skypestä yksinomaan Teamsin käyttöön ollut järkevää”, kertoo johtava asiantuntija Arto Saranpää KEHA-keskuksesta.
Pikaviestintä siirtyi Teamsiin
Käyttöönottoprojektin aikana selvisi, että pikaviestintävälineiden rinnakkaiskäyttö olisi ollut teknisesti haastavaa ja loppukäyttäjän kannalta huono ratkaisu.
”Haluamme olla digitalisaation edistäjänä ja suunnannäyttäjänä. Tällä hetkellä olemme ns. nivelvaiheessa, eli osa asiakkaista on vielä Skype-maailmassa ja osalla on jo Teams käytössä”, Saranpää kertoo.
Nykänen jatkaa, että koska viestintävälineiden täysmittainen yhteiskäyttö ei ollut mahdollista, päädyttiin käyttämään Skypeä ainoastaan muiden järjestämiin kokouksiin osallistumiseen. Pikaviestintä ja ryhmätyö tehdään kokonaan Teamsissä.
Hyvällä yhteistyöllä onnistuneeseen lopputulokseen
Valtori sai KEHAsta kiitosta projektin onnistumisesta. ”Valtorin kanssa yhteistyö on sujunut, ja projekti vedettiin hyvin. Asiantuntijoita sai projektiin joustavasti mukaan, vaikka aikataulut siirtyivätkin. Lopputulos oli erittäin onnistunut”, Nykänen summaa.
Saranpää jatkaa, että vaikka projekti vaati työtä molemmilta osapuolilta, hoitui se mallikkaasti: ”Halusimme selvittää asiat kattavasti, eikä projekti ollut missään mielessä pienen tai helpon viraston yliheitto.”
Nykänen ja Saranpää toteavat yhdessä, että käyttöönoton jälkihoito hoidettiin myös erittäin systemaattisesti ja nopeasti; akuutit asiat käytiin läpi aamuisin läpi Teams tilannehuoneessa.
”Teamsissä käyty keskustelu saavutti nopeasti suosiota. Mukana keskusteluissa oli KEHAn ja Valtorin lisäksi toimittajien ja yhteistyökumppaneiden asiantuntijoita ympäri maailmaa. Kun toimitaan pilviympäristössä, tämäntyyppiset foorumit voidaan rakentaa ketterästi”, Saranpää kiittelee.
Näin laajassa käyttöönottoprojektissa oppeja tuli kaikille, niin Valtorille, KEHA-keskukselle kuin migraatiosta vastaaville kolmansille osapuolillekin. Nykänen muistuttaa lopuksi, että projektia helpottaa, kun kaikki asiakastarpeet kartoitetaan laajasti etukäteen.
Lisätietoa
Pilviä horisontissa -teemasivu
Mikä on KEHA-keskus?
KEHA-keskus on valtakunnallinen, maantieteellisesti hajautetulla toimintamallilla ja verkostomaisesti toimiva ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintopalveluja tuottava virasto.
