Opetushallitus on siirtynyt Sivi-palvelun käyttäjäksi 

Opetushallituksen tarina liittyy juttusarjaamme, jossa kerromme asiakkaiden kokemuksia Valtorin tuottaman sisäisen viestinnän julkaisualustan Sivi-palvelun käyttöönotoista. Toivomme, että tarinoista on hyötyä niille organisaatioille, jotka vielä miettivät julkaisujärjestelmän käyttöönottamista. 

Opetushallituksen Sivi-projekti käynnistyi 1.11.2023 ja uusi intranet saatiin käyttövalmiiksi toukokuun puolivälissä 2024. Sivi-palvelussa intra toteutettiin SharePoint Onlinella valtion yhteiseen M365-pilviympäristöön.

”Vanha intranet alkoi olla elinkaarensa päässä, eivätkä julkaisujärjestelmän tekniset ominaisuudet enää vastanneet tarpeisiimme. Piti miettiä, kehitämmekö vanhaa vai siirrymmekö kokonaan uuteen järjestelmään”, kertoo uudistusprojektin vetäjänä toiminut Niina Rodionoff.

Henkilöstökyselyn ja työpajojen avulla kartoitettiin, minkälaisia ominaisuuksia uudessa intrassa tulisi olla, jotta se palvelisi henkilöstöä mahdollisimman hyvin.

Lähtötilanne uudelle intralle

Ennen varsinaista Sivi-projektin aloittamista Opetushallituksessa alettiin tehdä omaa taustatyötä helmikuussa 2023. Syksyllä 2023 järjestettiin mm. vanhan intran siivoustalkoot. Tämä toimenpide helpotti siirtoprojektia, kun materiaalien karsiminen oli tehty etukäteen. 

Uudesta intrasta haluttiin rakentaa selkeämpi kokonaisuus ja saada hakutoiminto paremmaksi. Siitä tuli tehdä myös vuorovaikutteinen tykkäyksineen ja kommentointimahdollisuuksineen.

Omissa työpajoissa mm. suunniteltiin, minkälainen olisi unelmien intran etusivu, mitä sieltä löytyisi. Lisäksi ajatuksena oli haaveiden intra, mihin tarpeisiin sen tulisi vastata – sai esittää villejäkin toiveita. Pääsääntöisesti ryhmätöiden tulokset olivat pitkälti samanlaisia. 

Mitä voisi tehdä toisin?

Niina olisi kaivannut introjen esittelyjä etukäteen. Haasteena hänen mielestään oli se, ettei oikein tiennyt, mitä uudelta intranetilta voisi odottaa, kun suunnittelussa vain taivas oli rajana. Uutena kokonaisuutena tuli myös saavutettavuusasiat, jotka vaativat henkilöstön kouluttamista saavutettavuuden perusteisiin ja mm. siitä, minkälaisia taulukoita voi viedä tulevaan intraan.

”Itse projektityössä tehtiin ennakkotehtäviä, jotka olivat mielestäni hyviä. Mietittiin mm. kategorioita ja aihesanoja. Kuitenkin olisin toivonut, että ennen tehtävänantoa olisi nähnyt etukäteen esimerkkejä siitä, mikä on mahdollista. Tiesimme kyllä, että aikataulu on tiukka. Onneksi sain keskittyä intranet-projektiin 100 %:sti ja minulla oli loistava tiimi tukenani (assistentti sekä harjoittelija), eikä sitä tarvinnut tehdä oman työn ohessa”, hän jatkaa.

Uudesta intrasta löytyy uutena osiona kaksi keskustelupalstaa. Toiseen saa esittää intran päivittämiseen liittyviä kysymyksiä. Se on osoittautunut todella käteväksi. Sitä kautta kaikki muutkin näkevät, mitä on kysytty ja vastattu, ja se hyödyttää meitä kaikkia. Toinen palsta on ns. kahvihuone, joka on tarkoitettu virkistys/vapaa-ajan keskustelu-osioksi. Keskustelupalstat ovat upotettu intran sisältöihin, joten aiheet löydetään sitä kautta helpommin.

Opetushallituksen 400:sta henkilöstä kaikki voivat tuottaa sisältöä intraan.

Peruskäyttäjäkoulutusten lisäksi oli mahdollisuus osallistua kerran viikossa pidettäviin klinikoihin, jonne sai tulla kuka tahansa kysymään neuvoa. 

Katsaus tyytyväisyyskyselyn tuloksiin

Opetushallituksesta kerrotaan, että uusi intra on vastannut odotuksia aika pitkälti, siinä on lähes kaikki, mitä oltiin toivottu.

”Meillä oli juuri tyytyväisyyskysely, josta saimme hyvää palautetta. Vastaajista 93,3 % koki saaneensa riittävästi tietoa uudesta intrasta ja sen lanseerauksesta.

Etusivua sekä ulkoasua pidettiin ihan toimivina, mutta sisältöjen löydettävyys koettiin haastavaksi, mikä on ymmärrettävää, kun pitää oppia pois vanhasta järjestelmästä. Sisällöntuotanto koetaan suhteellisen helpoksi ja tukimateriaalit intran käyttöön ja päivittämiseen sekä koulutusmateriaali saivat hyviä tuloksia. 

Tulemme seuraamaan uuden intran käytettävyyttä säännöllisesti, jotta se palvelee koko henkilöstömme tarpeita mahdollisimman hyvin”, Niina Rodionoff toteaa lopuksi.

Sinua saattaa kiinnostaa

• Opetushallitus
• Intranet-uudistus: Luonnonvarakeskuksessa intraa voi lukea suomen ja englannin kielellä

Kuva: Niina Rodionoff (kuvalähde: Anne-Sofie Pesola / Opetushallitus)