Intranet-uudistus: Luonnonvarakeskuksessa intraa voi lukea suomen ja englannin kielellä

Luonnonvarakeskus Luke on siirtynyt käyttämään Sisäisen viestinnän julkaisualusta Sivi -palvelua, jonka tuottaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori. 

Kustannustehokkaampi intranet rakennettiin valtion yhteiseen M365-pilviympäristöön. ”Meillä oli ennestään käytössämme Microsoftin lisenssi. Sen ansiosta intran lisenssikustannukset jäivät kokonaan pois”, kertoo projektipäällikkö Marjatta Joutsimäki Lukesta.

Mitä intranet-uudistuksella haluttiin saavuttaa?

Lukessa oli kuusi vuotta vanha intranet, jonka käyttökustannukset olivat nousseet liian suuriksi. Tilalle piti saada kustannustehokkaampi ratkaisu. ”Vanha intranetimme oli vuorovaikutteinen tykkäyksineen ja keskustelupalstoineen, mutta sisältöä oli kertynyt aivan liikaa. Alustaa oli käytetty arkistomaisesti ja mm. vanhoja liitetiedostoja tuli esille haku-toiminnon kautta. Aika oli kypsä uudistukselle, jotta intranetissa oleva tieto saataisiin ajan tasalle”, Marjatta kuvailee. 

Uuden intranetin tuli olla käyttäjäystävällinen ja helppokäyttöinen sekä suomeksi että englanniksi. Lukessa on henkilöstöä 1 300, joista osa työskentelee englannin kielellä. ”Päätimme, että nyt kaikki sisältö tulee julkaista molemmilla kielillä. Englanninkielisiä uutisia ja ohjeita oli vanhassakin intrassa, mutta paljon suppeammin kuin nyt. Halusimme parantaa myös hakua, jotta sisältö löytyisi helpommin. Myös saavutettavuus nousi tärkeäksi tavoitteeksi,” hän jatkaa.

Miten Luken Sivi-projekti eteni?

Lukessa sovittiin, että määrittelyvaihe tehdään vuoden 2023 aikana. Määrittelyprojektissa pidettiin viisi työpajaa ja lopuksi yhteenvetotyöpaja, joista saatiin hyvä runko etenemisille. Työpajojen välissä tehtiin ennakkotehtäviä, jotka vauhdittivat päätöksentekoa. ”Suunnitteluvaihe oli tärkeä, mutta työläs, kun määriteltiin navigaatio, rakenne ja asiasanat”, Marjatta kertoo. 

Määrittelyvaihe kannattaa tehdä huolellisesti. ”Navigaation suunnitteluun olisimme tarvinneet vähän enemmän malleja, kuinka se kannattaisi rakentaa. Toki saimme tukea, mutta valmiit ratkaisumallit olisivat helpottaneet työtämme. Esimerkiksi, miten SharePointin ominaisuuksia on muualla hyödynnetty”, Marjatta korostaa. 

Toteutusvaihe tehtiin sprinttityöskentelynä – miten onnistuttiin

Toteutusvaihe Luken intra-projektille alkoi vuoden 2024 alussa. Sprinttimalli vei toteutusprojektia vauhdikkaasti eteenpäin. ”Pidimme aloitus- ja päätöspalaverit. Edelleenkin siinä välissä teimme tehtäviä, jotka toimivat päätöksen tukena. Kaiken kaikkiaan olen tyytyväinen toteutusvaiheen etenemiseen”, Marjatta kertoo. 

Koulutukset sisällöntuottajille ja pääkäyttäjille pidettiin Lukessa sekä suomeksi että englanniksi.  Sisällöntuotanto käynnistettiin heti koulutusten jälkeen, myös Luken omat neuvontaklinikat pidettiin molemmilla kielillä. Teamsiin perustettu sisällöntuottajien ja pääkäyttäjien yhteinen ryhmä toimii edelleenkin.

Saavuttiko projekti tavoitteensa?

”Intra on saanut henkilöstöltä positiivisen vastaanoton, mm. etusivu näyttää hyvältä ja navigaatio toimii. Päävalikosta löytyy tarkemmalla tasolla, mitä minkäkin otsikon alla on”, Marjatta kertoo.

Luke panosti hakutoimintoon, koska sitä oli toivottu. Uutisissa ja sisältösivuilla toimivat hakukeskukset. ”Sinne rakennettiin asiasanoitus, mikä oli työläs, mutta kannatti. Käyttökokemuksen myötä voimme vielä jatkokehittää asiasanoitusta. SharePointin vapaa sana -hakuakin laajennettiin koskemaan koko intranetia”, hän toteaa.

Projektin taustaa

Lukessa tehtiin henkilöstökysely syyskuun alkupuolella 2023. Varsinainen projekti käynnistyi saman kuukauden lopulla. ”Kartoitimme, mitä nykyisessä intranetissa on hyvää ja mitä siellä olisi kehitettävää. Projekti pysyi budjetissa ja aikataulussa. Uusi intranet julkaistiin heti kesäkuun 2024 alussa,” Marjatta Joutsimäki kuvailee tyytyväisenä. 

Sinua saattaa kiinnostaa 

• Luonnonvarakeskus Luke
• Uusi intranet otettiin käyttöön kahdessa tutkimuslaitoksessa – miten onnistuttiin