DVV:n uusi intra on henkilöstön tie työssä tarvittavaan tietoon 

Digi- ja väestötietovirasto (DVV) otti käyttöönsä pilvipohjaisen sisäisen viestinnän julkaisualusta Sivin samassa yhteydessä, kun se siirtyi laajasti Valtorin tuottamien pilvipalvelujen käyttäjäksi. Sivi on valmis Sharepoint-intrapohja, jota Valtori tarjoaa.

Muutosmatka uuteen intraan

DVV:n vanha intranet oli vuodelta 2020, jolloin Väestörekisterikeskus ja paikalliset maistraatit yhdistettiin uudeksi virastoksi. Tuolloin ei ollut mahdollisuutta rakentaa kokonaan uutta intraa.

”Muokkasimme vanhaa intraa. Haasteita toivat heikosti toimiva haku ja henkilötietojen löytymättömyys. Virastojen yhdistymisen myötä henkilöstömäärämme lähes viisinkertaistui noin kahdestasadasta tuhanteen. Saimme intran toimimattomuudesta lähes joka viikko palautetta henkilöstöltämme”, kuvailee viestinnän erityisasiantuntija Noora Jokinen.

DVV käynnisti vuoden 2023 lopussa sisäisen viestinnän julkaisualusta Sivin käyttöönoton. Uusi intra julkaistiin tuotantoon lokakuussa 2024. Liferay-alusta vaihtui SharePoint Onlineen M365-pilviympäristössä. Matkan aikana DVV:lle rakennettiin oma M365-tenant, jonne intrakin asettui.

Toimivaan työyhteisökulttuuriin kuuluu intra, jonka sisältö vastaa tämän päivän työnteon tarpeita ja vaatimuksia: ”Meillä oli aito tarve saada uusi intranet, ja virastomme johto antoi tähän työhön täyden tukensa. Tämä oli virastolle tärkeä strateginen hanke ja muutosmatka, jossa tarvittiin muutosjohtamista”, täydentää viestinnän eritysasiantuntija Salla Mikkonen.

Projektin käynnistyttyä projektiryhmä teki henkilöstölle kyselyn, mitä uudelta intralta odotettiin. ”Tavoitteenamme oli intra, joka tukisi työyhteisön vuorovaikutusta, jonka sisällöt olisivat helposti löydettäviä sekä haku ja henkilöhaku toimisivat. Näihin panostimme sivuston teknisessä rakentamisessa. Myös sisällöntuotanto haluttiin sujuvammaksi ja sisällöt saavutettavammiksi. 

Osana projektia laadimmekin sisällöntuotannon mallin. Se sisältää pakollisia koulutuksia kaikille meidän 90:lle sisällöntuottajallemme. Myös tekniset toiminnallisuudet tukevat sisällöntuotantoamme, mm. automaattinen sisältöjen elinkaarenhallinta,” Mikkonen jatkaa.

Yllätykset selätettiin kokemuksella

Aika alkuvaiheessa – ensimmäisten määrittelypajojen jälkeen – selvisi, ettei intran M365-alusta ollutkaan niin pitkällä kuin intraprojekti vaatisi. Tämän johdosta kokenut projektipäällikkö Anna Lind päätti pyöräyttää projektin toisinpäin kuin aluksi oli suunniteltu. 

”Piti miettiä, miten edetään, sillä Sivi-projektille asetettu tavoiteaika määrittelytyöpajoineen ei sallinut odottamista”, hän pohti.

Anna Lindin ohjaamana projektin työt järjestettiin uudelleen. ”Ensimmäiseksi aloimme tekemään intran tietosuojaan liittyviä dokumentteja. Tämä tarkoitti mm. sitä, että keskeytimme määrittelyt toimittajan kanssa hetkeksi.”

Projektiryhmä alkoi pitää omia määrittelytyöpajojaan. Omissa työpajoissa suunniteltiin mm. intran etusivu ja navigaatio sekä metatiedot. Ryhmä kävi myös tutustumassa kolmen muun viraston Sivi-intraan ja kokosi vertailutietoja toteutuksista. 

”Kun loppukeväällä 2024 kävimme läpi Valtorin yhteistyökumppani Twodayn kanssa suunnitelmaamme ja tehtyjä määrittelyjä uudelleen alkaneissa työpajoissa, ne todettiin hyväksi pohjaksi toteutukselle”, projektipäällikkö kiteyttää. 

Jälkikäteen twodaylaiset totesivat, että määrittelyt olivat niin valmiita, että testi-intra saatiin rakennettua nopeasti.

”Sisällöntuotannon ohjeita sekä erilaisia kirjoituskoulutuksia järjestimme siinä vaiheessa, kun aikataulu sisällöntuotannolle selkeni. Pyöritimme niitä kevään ja kesän, samaan aikaan, kun uutta alustaa rakennettiin omalle pilviympäristölle. Järjestelmäkoulutukset toteutettiin viimeiseksi, vain muutama kuukausi ennen julkaisua”, Anna Lind kommentoi. 

Intra-projekti esillä kuukausittain eri kanavissa

Intra-aihetta pidettiin esillä eri kanavissa ja kerran kuukaudessa järjestettävissä henkilöstöinfoissa, jossa Lind kävi kertomassa tilannetietoa koko henkilöstölle. Esihenkilöille pidettiin useampi info. Niissä kerrottiin muun muassa, miten paljon omille työntekijöille pitää varata aikaa sisällöntuotantoon ja uuden intranetin käytön opettelemiseen. 

Lisäksi henkilöstölle pidettiin esittelyklinikoita siitä, miten uusi intranet toimii. Vaikka asioita tehtiin alkuperäisestä suunnitelmasta poikkeavassa järjestyksessä, lopputulos tyydytti kaikkia. Uuden intran tarve vauhditti myös koko DVV:n M365-projektia, jonka kanssa yhteistyö toimi loistavasti.

Projekti saavutti tavoitteensa ja pysyi budjetissa. Työ Valtorin projektiryhmän ja Twodayn kanssa oli DVV:n viestinnän mielestä sujuvaa – molemmilta löytyi osaamista ja ongelmanratkaisuun kykyä ja halua. Lisäksi joustavuutta, jota ympäripyöräytetty aikataulu vaati kaikilta osapuolilta. 

Henkilöstö on tyytyväinen nykyiseen intranettiin. Sen osoittivat kyselytulokset, jotka antoivat hyvän arvosanan uudistukselle.

”Intramme on teknisesti hyvin toimiva ratkaisu. Palaute on pääosin ollut pelkästään positiivista. Totta kai uuden järjestelmän käyttämisen opetteleminen ottaa oman aikansa, mutta tärkein tavoite on saavutettu. Jos palautetta intran toimimattomuudesta tuli ennen uudistusta viikoittain, nyt sitä ei tule edes kuukausittain. Intranet on siis selvästi sujuvoittanut työn tekemistä, mikä olikin sen tärkeimpiä tavoitteita”, Salla Mikkonen kuittaa lopuksi. 

Sivi-tarinat

Digi- ja väestötietoviraston tarina on osa Valtorin juttusarjaa. Kerromme asiakkaiden kokemuksia Valtorin tuottaman sisäisen viestinnän julkaisualustan Sivi-palvelun käyttöönotoista. Toivomme, että tarinoista on hyötyä niille organisaatioille, jotka vielä miettivät julkaisujärjestelmän käyttöönottoa. 

Sinua saattaa kiinnostaa

Digi- ja väestötietovirasto
Opetushallitus on siirtynyt Sivi-palvelun käyttäjäksi