Yksi raportti, kiitos!

… ja saako sen huomiseksi? Mikä siinä voi olla niin vaikeaa? Parhaimmillaan raportointi on hyvin suoraviivaista ja nopeaa, mutta matkalla täydellisyyteen saattaa kuitenkin olla pari muuttujaa, joita avaan blogitekstissäni. 

Oma kokemukseni on, että me Valtorissa etenemme aiheen parissa suhteellisen määrätietoisin askelin. Vaikka matkaa on vielä jäljellä, on suuntamme kohti tiedon tehokasta hyödyntämistä ja tiedolla johtamista ehdottomasti oikea.

Kuva: Tieto-blenderi Kuvalähde: Valtori

Tieto ja tiedonhallinta 

Raportoinnin toteutumisen kannalta on hyvin oleellista, että meillä on käytettävissä luotettavaa ja laadukasta tietoa. Lähes yhtä oleellista on, että tiedon rakenne on muuttumaton ja tieto on saatavilla pysyvästä tietolähteestä. 

On tärkeää ymmärtää, että nokkelinkaan data-analyytikko ei voi loihtia tietoa tyhjästä. Jos tietolähde ei sisällä tietonäkymään toivottua rakennetta, esim. organisaatiorakenteen yksiköitä, emme voi julkaista tietoja yksiköittäin raportoinnissa. 

Tiedon ja tietorakenteen ylläpitoa ja korjauksia ei tulisi jättää data-analyytikolle. Varmistaaksemme tiedon oikeellisuuden ja raportoinnin jatkuvuuden, kaikki muutokset tulee tehdä alkuperäisessä lähteessä tiedon ylläpitäjien toimesta. Mikäli tietoa muutetaan päivittämättä muutoksia alkuperäiseen lähteeseen, emme tietoa hyödyntäessä voi tietää, missä ajantasainen tieto on.

Parhaimmillaan totuus voi olla kahden lähteen summa tai erotus tai jotain siltä väliltä, mistä kukaan ei enää ole varma ja voimme raportoinnin sijaan siirtyä vaikka kesäisiin ulkoleikkeihin.

Valtorissa tiedonhallinta nostaa rohkeasti päätään

• Valtorin toimintamallin kehittämisen Valo-ohjelmassa tiedonhallinta nostettiin toimintona selkeämmin esiin organisaatiorakenteessamme sijoittuen Suorituskyky ja laatu -yksikön Tietopalvelut-ryhmään.
• Valtorin tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) täydennettiin 2023 Valtorin palvelutuotantoon liittyvien tietojen osalta. TOS ohjaa mm. tietojen säilyttämistä.
• Olemme kiinnittäneet entistä enemmän huomiota tiedon omistajuuteen. Kerätessämme tietoa data-alustallemme, keräämme datakatalogiin* vastuuhenkilöt, tietojen säilytysajat, käyttöluvat ja julkisuusluokittelut sekä tunnistamme mahdolliset henkilötiedot tietolähteittäin, jotta nämä ovat helposti tarkistettavissa ja seurattavissa tiedon hyödyntämisen yhteydessä. 
• Valtorin ydintiedot kootaan MDM-järjestelmään (Master data management**), jotta tietolähteemme olisivat yhtenäisiä ja tieto yhdistettävissä. 

Valo-ohjelman piirissä tehtävän tiedon omistajuuden kirkastamisen ja tietovastaavien tunnistamisen myötä pääsemme tarkastelemaan tiedon laatua ja lähteiden luotettavuutta entistä tiiviimmässä yhteistyössä tiedon ylläpitäjien, Valtorin data-alustan kehittäjien ja tiedonhallinnan asiantuntijoiden kanssa.

Tiedon kerääminen ja jalostaminen

Laadukas tieto ei yksin vielä riitä takaamaan raportoinnin onnistumista. Jotta raportoinnista saadaan jatkuvaa, on tärkeää, että tieto voidaan lukea luotettavasta tietolähteestä säännöllisesti ja automaattisesti. Mikäli tukeudumme käsin tehtäviin siirtoihin, jossain vaiheessa sovittu toimenpide saattaa unohtua inhimillisistä syistä ja raportointimme katkeaa.

On siis tärkeää, että tieto on luettavissa koneellisesti rajapintaa tai vastaavaa pysyvää ratkaisua hyödyntäen. Tiedonsiirron järjestäminen on aina tietolähteen omistajan ja raportoijan välistä yhteistyötä. 

Kun tietoa saadaan luettua säännöllisesti, päästään viimein toteuttamaan näkyvää osuutta. Tietonäkymän luominen on parhaimmillaan tietonäkymän tilaajan, tiedon substanssiasiantuntijan ja data-analyytikon välinen tanssi, josta syntyy yhteistyössä jokaisen erityisosaamista hyödyntämällä selkeä ja helposti ymmärrettävä tietonäkymä. 

Tietonäkymän luomisen jälkeen on vielä varmistettava, että tieto löydetään ja tietoa työssään tarvitsevat pääsevät siihen helposti käsiksi.

Missä mennään Valtorissa?

”Kootaan tietonäkymät yhteen, helposti saavutettavaan paikkaan, jotta mahdollisimman moni voisi hyödyntää tietoa työssään."

Valtorissa olemme lähteneet liikkeelle ”yhden luukun” -periaatteella, jota varten olemme kehittäneet omana asiantuntijatyönä keskitetyn data-alustan. Data-alustamme koostuu tietoaltaasta*** ja BI-työkalusta**** sekä rajapintaratkaisusta, joiden avulla kokoamme, jalostamme ja jaamme tiedon sitä työssään tarvitseville.

Keskitetty data-alustamme mahdollistaa jatkossa sen, että tiedonjanoinen saa yhdellä käynnillä vastauksia useampaan kysymykseen ja saattaa jopa löytää sellaista yhdistelmätietoa, jota ei aiemmin uskaltanut edes toivoa!

Toteutuksellamme varmistamme, että voimme tarjota tiedon luotettavasti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti. Potentiaalisia käyttäjiä on sekä Valtorissa että asiakkaidemme keskuudessa tuhansia! Data-alustamme on Valtorin sisäisessä pilottikäytössä useamman tietolähteen ja -näkymän laajuudessa. Kaikkien valtorilaisten käyttöön data-alusta otetaan Q3/2024 aikana ja käyttöä laajennetaan asiakkaillemme vuoden 2025 aikana. 

Tiedon hyödyntäminen 

Hienoin ja tarkinkaan raportti ei auta, ellemme ymmärrä ja osaa lukea sen tarjoamaa tietoa. Ihmisellä voi olla taipumus tulkita tietoa omasta näkökulmastaan suppealla tavalla tai peilata sitä omaan ennakko-olettamukseensa (Lähde: Kriittinen ajattelu, Wikipedia).

Tiedon sisäistäminen, hyödyntäminen ja ymmärtäminen vaatii aiheen tuntemusta ja vuorovaikutusta, jotta osaamme tehdä oikeat päätelmät raportoidusta tiedosta.

”Se, että tietoa on saatavilla rajaton määrä ja tietoon pääsee nopeasti käsiksi, voi vahvistaa tietämisen illuusiota.” (Lähde: Blogi: Tietämisen illuusiosta kohti vuorovaikutteista tiedonmuodostusta)

Data-alustan esittelyt Valtorissa ja asiakkaillemme ovat saaneet erittäin hyvän vastaanoton ja luoneet positiivisen odotuksen työmme etenemiselle. On ollut ilo huomata, kuinka tiedon hyödyntäminen on aktiivisessa tarkastelussa ja tietotarveideoita virtaa tasaiseen tahtiin kehityslistallemme. Ymmärrämme tiedon tärkeyden!

Tietotarpeiden käsittely ja tiedon hyödyntämisen suunnittelu ovat lisänneet keskustelua ja ymmärrystä laadukkaan tiedon ja huolellisen tiedonhallinnan saralla, joka on lopulta ehdoton edellytys sille, että saamme tiedon tehokkaaseen käyttöön entistä laajemmin.

Tiedon hyödyntäminen lisääntyy ja sen myötä voimme aloittaa matkan kohti tiedonlukutaidon kehittymistä koko organisaatiossamme.

”Pelkästään kyky hakea ja löytää tietoa ei kuitenkaan ole sama asia kuin tietämys tai ymmärryksen syntyminen. Niihin tarvitaan erilaisten tietojen yhdistämistä, tulkintaa ja dialogia. Tämä edellyttää tiedonlukutaitoa, joka rakentuu sosiaalisessa prosessissa, vuorovaikutuksessa muiden toimijoiden kanssa.” (Lähde: Blogi: Tietämisen illuusiosta kohti vuorovaikutteista tiedonmuodostusta)

Blogitekstin kirjoittaja: 
Vesa Kattilakoski
Vesa toimii Valtorissa yksikönpäällikkönä Digitaaliset palvelukanavat -yksikössä, jonka vastuulla on mm. Valtorin data-alustan kehittäminen, palvelukanavien digitaalinen asiakaskokemus sekä päätelaiteostot ja digitaalisen tilauskanavan kehittäminen.

Tekstiviitteet:

*Datakatalogi auttaa yrityksiä selvittämään, mitä dataa sillä on, missä se sijaitsee ja miten ne liittyvät toisiinsa. Datakatalogit ovat kasvattaneet suosiota viime vuosina juuri sen vuoksi, että yrityksillä on käytössään ennätysmäärä IT-järjestelmiä, sovelluksia, tietokantoja ja tiedostoja. Datat ovat piilossa näissä järjestelmissä ja datakatalogit auttavat tässä haasteessa.
**Master data management (MDM, ydintietojen hallinta) on syntynyt tarpeesta saada eri järjestelmiin sirpaloituneet, moneen kertaan talletetut ja usein eri tasoilla olevat perustiedot parempaan hallintaan. Master Data on pitkäikäistä, hitaasti muuttuvaa, monia yrityksen tai organisaation yksikköjä kiinnostavaa tietoa; ikään kuin perusrekistereitä, kuten tuote- ja asiakastiedot.
***Tietoallas on arkkitehtuuriratkaisu datan tiedostopohjaiseen tallennukseen. Sinne on nopea tallettaa isoja tietomassoja ja myös strukturoimatonta dataa. Edullisen talletuksen vuoksi dataa voidaan kerätä laajasti ja vasta myöhemmin päättää mitä oikeasti tarvitaan.
****BI-työkalu: Business Intelligence (BI) on liiketoiminnan raportointia, analysointia sekä visualisointia BI-ohjelmistoja hyödyntäen. BI auttaa yrityksiä kasvattamaan liiketoimintaansa perustuen tiedon parempaan hyödyntämiseen.

(Lähde: Data-alan termien selitykset ja kuvaukset)