Yhteinen tilannekuva, vahvempi neuvotteluvoima ja parempi kilpailu: Lyhty-verkosto edistää jäsenille tärkeitä tavoitteita

Lyhty-yhteistyöverkosto on koonnut julkisen hallinnon toimijat yhteen optimoimaan keskeisten ohjelmistolisenssien kustannuksia, turvaamaan asiakkaan asemaa ohjelmistojen käyttöehdoissa ja hinnoittelussa, kehittämään ohjelmistolisenssien hallintaa, edistämään kilpailun mahdollistavaa teknologian hallintaa ja teknologiamarkkinoiden toimivuutta.

Verkoston jäsenkyselyn tulokset osoittivat odotetusti, että julkinen hallinto kaipaa vahvempaa neuvotteluvoimaa teknologiatoimittajien kanssa ja tätä kautta kustannussäästöjä.

Kustannusten kasvu saatava kuriin

Jäsenkyselyn tulokset vastasivat pitkälti ennakkoarvioita ja vahvistivat käsitystä verkoston jäsenten keskeisistä haasteista. Vastaajien mukaan erityisen tärkeitä ovat seuraavat asiat:

• Kustannusten kasvun hillitseminen: organisaatiot odottavat yhteistä tapaa hyödyntää neuvotteluvoimaa ja tunnistaa säästömahdollisuuksia. 
• Kilpailun lisääminen ja toimittajariippuvuuksien vähentäminen: jäsenet toivovat parempaa markkinaseurantaa ja vaihtoehtoisten teknologioiden arviointia. 
• Tilannekuvan muodostaminen: tarve kattavalle näkymälle sopimusrakenteisiin, lisenssimääriin ja teknologiaratkaisuihin. 
• Yhteisten toimintatapojen ja tuen vahvistaminen: tarve yhteistyölle, jotta voi jakaa kokemuksia ja rakentaa yhdenmukaisia käytäntöjä. 

”Jäsenkyselymme esiin nostamat tarpeet muodostavat selkeän suunnan verkostomme toiminnalle, koska jäsenorganisaatioiden odotukset työlle ovat hyvin samansuuntaisia. Tavoitteet ja tuotokset rakentuvat näistä odotuksista ja tukevat koko julkishallintoa kohti kustannustehokkaampaa ja tasapainoisempaa teknologiaympäristöä. Nykyisessä markkinatilanteessa ja toimittajahintojen nousupaineessa yhteinen koordinointi on entistä tärkeämpää”, sanoo johtava erityisasiantuntija Tuomo Kouhia, joka koordinoi verkoston toimintaa Valtorissa.  

Paremmat edellytykset vertailuun, kilpailuun ja kustannusten hallintaan

Verkoston tavoitteena on vahvistaa julkisen sektorin teknologiamarkkinoiden terveempää toimintaympäristöä tarjoamalla organisaatioille paremmat edellytykset vertailla vaihtoehtoisia ratkaisuja ja opastaa, kuinka organisaatiot voivat vähentää toimittajariippuvuutta. 

Lyhty-verkosto on tuottamassa yhteisen viitearkkitehtuurin, joka jäsentää teknologia alueet ja ohjaa organisaatioita toimittajariippumattomampaan ratkaisuun. Verkosto myös jakaa tietoa jäsenilleen markkinaseurannasta ja parhaita käytäntöjä esimerkiksi kilpailutusmahdollisuuksista sekä muuttuvista sopimuskäytännöistä. 

Kustannusten hallinta on verkoston jäsenorganisaatioiden keskeisimpiä toiveita. Verkostolta odotetaan tukea erityisesti suurten lisenssikustannusten ennakoimiseen ja hillitsemiseen. 

Verkoston tavoitteena on koota julkisen sektorin yhteinen volyymi ja hyödyntää sitä neuvotteluvoimana ICT-toimittajien kanssa. Konkreettisena toimenpiteenä toteutamme laajan tilannekuvan julkisen hallinnon lisenssiomaisuudesta. Tämän pohjalta voimme tunnistaa säästöpotentiaalin ja tehdä parempia hankintapäätöksiä. 

Kun haasteet ovat yhteisiä, myös ratkaisut syntyvät yhdessä

Jäsenkysely osoitti, että julkishallinnon organisaatiot tarvitsevat selkeitä yhteisiä käytäntöjä ja ohjeita sekä foorumin, jossa voidaan jakaa kokemuksia ja ratkaista yhteisiä haasteita. 

Lyhty vastaa tähän tarpeeseen ja kokoaa verkoston avulla yhteen tietoa teknologioista, sopimuksista ja parhaista käytännöistä. Verkosto tarjoaa myös asiantuntijatukea ja koordinoitua ohjausta organisaatioille, jotka ovat siirtymässä uusiin teknologiaratkaisuihin tai jotka tarkastelevat sopimusrakenteitaan uudelleen. Lisäksi verkosto valmistelee suosituksia tekoälyhankintojen sopimuskäytännöistä ja esityksen toimintamallista, joka vahvistaisi julkisen sektorin yhteisiä rakenteita ohjelmistohallinnassa ja hankinnoissa. 

Verkoston keskeiset tuotokset 

Jäsenkyselyn esiin nostamat tarpeet eli parempi tilannekuva, vahvempi neuvotteluvoima, avoimempi kilpailu ja yhteiset toimintatavat, ohjaavat verkoston käytännön työtä. Toimikaudella tuotetaan konkreettisia ratkaisuja, jotka auttavat organisaatioita toimimaan systemaattisemmin ja tukevat laajempaa julkisen sektorin yhteistyötä. Alla esitetyt tuotokset muodostavat selkeän kokonaisuuden, joka vie verkostoa kohti sen asetettuja tavoitteita:

• Lyhty‑viitearkkitehtuuri (1. versio)
• tilannekuva julkisen hallinnon lisenssiomaisuudesta
• keskitetty neuvottelukanava ja vuoropuhelu toimittajien kanssa
• yhteistyöalusta ja parhaiden käytäntöjen koonti
• tekoälyhankintojen sopimussuositukset
• suvereniteettisuositukset
• ehdotus pysyvästä toimintamallista ja hankintarakenteiden kehittämisestä.

Emme ole Suomessa yksin lisenssienhallintaan liittyvien haasteidemme kanssa. Siksi verkosto seuraa tarkasti mm. muiden Euroopan maiden toimia. Verkosto on jo aloittanut tiedonvaihdon ja yhteistyön Ruotsin ja Tanskan julkishallinnon edustajien kanssa.

Lue lisää:

• Julkisen hallinnon lisenssienhallinnan yhteistyöverkosto Lyhty käynnistyi – tavoitteena säästöt ja kustannustehokkaampi ohjelmistolisenssienhallinta
• Lyhtyn sivut

Lisätietoja:

• Tuomo Kouhia, johtava erityisasiantuntija: [email protected] 
• Kaikki yhteydenotot verkostoon: [email protected]