Korona muutti valtionhallinnon työskentelytapoja kertaheitolla

Osallistuin 2.3.2020 alkaneeseen maanpuolustuskurssiin, jonka oli tarkoitus kestää lähes neljä viikkoa.

Keskeinen osa kurssin opetusta on soveltava harjoitus, jossa osallistujat paneutuvat pienryhmissä kuvitteelliseen caseen ja arvioivat sen pohjalta tarvetta poikkeusolojen julistamiseen. Harjoituksessa korostettiin, ettei poikkeusoloihin ole tähän mennessä jouduttu siirtymään kertaakaan sotien jälkeen.

Ja sitten valmiuslaki otettiin oikeasti käyttöön, ja kurssi ymmärrettävästi keskeytettiin.

Ihmisiä kehotettiin siirtymään etätöihin siltä osin, kun se on työtehtävien kannalta mahdollista. Valtiolla on paljon työtehtäviä, joita ei voi tehdä etänä – poliisi toimii kentällä, vanginvartijat vankiloissa ja rajavartijat rajoilla. Silti iso osa tehtävistä voidaan tehdä paikasta riippumattomasti. Ohjeistusta noudatettiin, ja muutamassa päivässä etätyöskentely yli kolminkertaistui.

Ensimmäisenä viikonloppuna valtionhallintoon kohdistui poikkeuksellisia palvelunestohyökkäyksiä. Myös 112.fi-verkkopalveluun tuli häiriöitä. Tilanne alkoi muistuttaa yhä enemmän maanpuolustuskurssin asteittain voimistuvaa kriisiharjoitusta.

Tilanne saatiin kuitenkin hallintaan, ja valtionhallinto pystyi siirtymään laajamittaiseen etätyöskentelyyn muutamassa päivässä. Kapasiteettia lisättiin ja palvelut hajautettiin useammalle eri alustalle. Myös käyttäjät sopeutuivat alussa tehtyihin rajoituksiin.

Valtorin osalta toiminnan painopisteet muuttuivat nopeasti. Asiakkaat siirtyivät koteihinsa, joten toimitiloissa tehtävän lähituen tarve väheni. Toisaalta puhelintuen tarve kasvoi. Samoin kansalaisten puhelut poliisille, rajavartiolaitokseen ja terveydenhuoltoon lisääntyivät selvästi. Toimintatapojen äkillinen muutos vaati ketteryyttä ja joustavuutta kaikilta osapuolilta – kiitos teille kaikille, jotka mahdollistitte sujuvan siirtymisen uuteen toimintamalliin!

Poikkeusolot heijastuivat nopealla aikataululla monelle eri osa-alueelle.

• Valtionhallinnon ylin johto alkoi toimia hajautetusti verkkokokouksilla.
• Keskeisten viranomaisten verkkosivujen kapasiteettia lisättiin.
• Teamsin käyttö tuplaantui.
• Valtion velanhallintaan kohdistui äkillinen lisärahoitustarve.

Varautumissuunnitelman mukaisesti olemme valmistautuneet tilanteeseen, jossa 25–30% Valtorin asiantuntijoista olisi sairaana samanaikaisesti. Tästä syystä keskeisiin järjestelmiin koulutettiin varahenkilöt ja toimintaohjeiden riittävä dokumentointi varmistettiin. Tarkistukset ulotettiin myös tärkeimpiin kumppaneihin. Lisäksi valtionhallinnon toiminnot on priorisoitu siltä varalta, että asiantuntijoita ei enää riittäisi kaikkien järjestelmien ylläpitoon.

Toistaiseksi näyttää hyvältä. Asiantuntijat ovat pysyneet terveinä ja töitä on voitu jatkaa kutakuinkin normaalisti. Myös etäkäytön rajoituksia uskalletaan jo lieventää TORI-palveluiden asiakkaiden osalta – kannustamme esimerkiksi kytkemään kameran päälle tärkeimmissä tapaamisissa. Minusta videon kautta yhteydenpito lähenee jo fyysistä tapaamista.

Miten sitten jatkossa, kuinka pysyväksi toimintatapojen muutos jää? Ainakin Senaatissa uskotaan, että laajamittainen etätyö tuli jäädäkseen ja se tulee vaikuttamaan pysyvästi valtion toimitilasuunnitteluun. Samasta syystä päädyimme jäädyttämään oman toimitilahankkeemme pääkaupunkiseudulla – tässä muutoksessa on mahdotonta ennustaa tilatarvetta edes muutaman vuoden tähtäimellä.

Lopuksi vielä esimerkki vapaa-ajalta. Järjestimme maaliskuussa perinteisen vuosittaisen sukulounaan virtuaalisesti viidestä kohteesta. Kaikki osallistujat valmistivat lounaan sisareni Päivin ohjeiden mukaisesti. Alkupalaksi porkkanakeittoa ja paahdettuja pinjan siemeniä. Pääruoaksi uunikuhaa kasvispedillä ja kapriskastikkeella. Jälkiruoaksi kreikkalainen marjajogurtti. Toimi yllättävän hyvin näinkin.

Vuosittainen sukulounas virtuaalisesti viidestä eri kohteesta. (Kuva: Pasi Lehmus)

Toimitusjohtaja Pasi Lehmus
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori