Käyttövaltuushallinnalla mahdollistetaan käyttäjän pääsy tietojärjestelmiin ja palveluihin
Käyttövaltuushallinnan tärkein tehtävä on huolehtia siitä, että asiakasorganisaatioiden käyttäjillä on työssään tarvitsemansa käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet.
Käyttöoikeudet ovat useimpien työtehtävien ja siten myös organisaatioiden toiminnan välttämätön edellytys – ilman niitä ei voi esimerkiksi käyttää päätelaitteita tai tietojärjestelmiä.
”Olennaista on se, että käyttäjällä on oikein toteutetut työtehtäviensä edellyttämät käyttöoikeudet heti tehtävien alkaessa. Yhtä tärkeää on myös se, että käyttöoikeudet poistetaan tarpeen tai palvelussuhteen päättyessä”, kertoo ryhmäpäällikkö Jukka Laurila Valtorista.
Useissa Valtorin palveluissa, kuten päätelaite- ja viestintätekniikkapalveluissa, käyttövaltuushallinta on keskeinen osa, jonka tuloksena käyttäjä saa pääsyn mm. työasemalle, mobiililaitteeseen ja sähköpostiin.
Perustietotekniikkapalveluiden lisäksi Valtorissa tehdään käyttövaltuushallintaa myös lukuisiin asiakkaiden toimialasidonnaisiin tietojärjestelmiin. Käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia tarvitsevat peruskäyttäjien ohella valtionhallinnon tietojärjestelmistä vastaavat ylläpitäjät.
Työn automatisointia ja keskitettyä käyttövaltuuksien hallintaa
Yhä yleisempää on, että käyttövaltuushallinnan työtä on automatisoitu identiteetinhallintajärjestelmällä (Idm), joka saa käyttäjä- ja palvelussuhdetiedot suoraan henkilöstötietojärjestelmästä ja toteuttaa tarvittavat käyttöoikeudet automaattisesti ainakin osaan asiakkaan käyttämistä tietojärjestelmistä.
Idm-järjestelmä mahdollistaa myös sen, että asiakasorganisaatio voi itse keskitetysti hallita ja auditoida käyttämiensä tietojärjestelmien ja palveluiden käyttöoikeuksia.
Valtorin alusta saakka identiteetinhallinnan palveluiden ja järjestelmien kehittäminen ja käyttöönotto on ollut keskeistä. Asiakkaalle automatisointi ja käyttöoikeuksien keskitetty hallinta tarkoittavat parempaa tietoturvaa ja kustannustehokkuutta.
Automatisointia toteutetaan myös muilla menetelmillä. Yksinkertaisia, käyttäjälle näkyviä esimerkkejä tällaisesta ovat käyttäjätunnuksen voimassaolon päättymisestä tai salasanan vaihtotarpeesta muistuttavat automaattisesti lähetetyt sähköpostiviestit.
Prosesseja kehitetään yhdessä asiakkaan kanssa
Vuonna 2021 TOP-toiminnanohjausjärjestelmässä ratkaistiin yli 90 000 käyttövaltuushallinnan tukipyyntöä. Näistä yli 60 %:a tuli palveluportaalin lomakkeiden kautta.
Erilaiset lomakkeet ovat asiakkaiden keskeisin yhteydenotto käyttövaltuushallinnan palveluissa. Tästä syystä on tärkeää, että lomakkeet ovat mahdollisimman selkeitä, jolloin palvelupyynnöt saadaan prosessiin heti toteuttamiskelpoisina.
Prosesseja ja lomakkeita kehitetään yhteistyössä Valtorin eri yksikköjen ja palveluiden sekä asiakkaiden kanssa. Viime aikoina kehittämisen kohteena on ollut esimerkiksi ns. tulo-muutos-lähtö-prosessi, jolla mahdollistetaan useiden Valtorin palveluiden tilaaminen aloittavalle työntekijälle yhdellä kertaa ja vastaavasti palveluiden päättäminen työntekijän palvelussuhteen päättyessä.
Lisätietoja
Ryhmäpäällikkö Jukka Laurila
jukka.laurila(a)valtori.fi
Yksikönpäällikkö Antti Auno
antti.auno(a)valtori.fi
