Valikko
FI

Kuinka siirtyä sujuvasti pilveen? Case Tilastokeskus

26.2.2020 14.31
Tiedote
Tilastokeskuksen digibileiden kakku, jossa on Teamsin, Valtorin ja Tilastokeskuksen logot.

Tilastokeskus on ensimmäisten valtionhallinnon virastojen joukossa siirtynyt käyttämään pilvipalveluita laajemmin. Tässä on Tilastokeskuksen kokemuksiin perustuvia vinkkejä sujuvaan pilvisiirtymään, olkaa hyvät!

Tilastokeskuksessa pilvessä pyörivät jo kaikki tärkeimmät viestintä- ja tiimityövälineet sekä mm. asiakkuudenhallinta. Lisäksi meneillään on sovelluskehityksen pilotteja. Pilvikäyttöönotto saattaa olla laaja ja moniulotteinen kokonaisuus, jonka hallinnassa hyvät käytännöt ovat tarpeen. Poimi tästä vinkit!

1. Valitse tenantti, toimialue ja palvelukokonaisuudet tarpeiden mukaan

Tilastokeskus päätyi hankkimaan oman pilvitilan eli tenantin, jotta pilviympäristön hallinta on omissa käsissä ja sitä voidaan hyödyntää myös omassa sovelluskehityksessä. Oman tenantin ja toimialueen valintaa tukee uusi Valtti Moduuli -päätelaitepalvelu, jota Tilastokeskus pilotoi. Valtti Moduuli mahdollistaa joko yhteisen valtion.fi-toimialueen tai asiakaskohtaisen tuotteistetun toimialueen valinnan.

Tilastokeskus lähti hyödyntämään pilvipalveluita pysyäkseen mukana teknologian kehityksessä, käyttääkseen verkkokapasiteettia joustavasti ja hyödyntääkseen valmiita palveluita. Päätöstä ohjasi myös mahdollisuus hyödyntää Valtorin tarjoamaa Microsoftin O365-palvelukokonaisuutta kattavasti ja saada käyttöön tiimityöväline Teams.

”Kokonaisuus toimii parhaiten, kun kaikki sen osat sähköposteineen ja kalentereineen ovat pilvessä. Se mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman työnteon”, erikoissuunnittelija Tuulia Toimela sanoo.

2. Pilko kokonaisuus ja päivitä suunnitelmia tarvittaessa

Pilvisiirtymää lähdettiin suunnittelemaan digitaalisen työympäristön kehittämishankkeessa vuonna 2017. Hankkeen eri projektit keskittyvät muutoksen osa-alueisiin: intranettiin, asianhallintaan, dokumentteihin ja yhteistyöhön. Kokonaisuutta on ohjattu ja johdettu keskitetysti, mutta toteutusta on tehty laajalla joukolla.

Suunnitelmia on muutettu ja tarkennettu matkan varrella useasti esimerkiksi pilotointikokemusten perusteella. Keskeistä oli hahmottaa, missä järjestyksessä esimerkiksi käyttöjärjestelmäpäivitykset sekä intranetin ja viestintävälineiden pilvisiirtymä kannattaa tehdä.

”Alun perin sähköpostin pilvisiirtymän piti olla valmista juhannuksena, mutta otimme muutaman kuukauden aikalisän, jotta kokonaisuus saatiin kunnolla kasaan. Näin myös joitakin välivaiheita saatiin pois”, yliaktuaari Tuomas Paavola kertoo.

Tilastokeskuksen Tuulia Toimela ja Tuomas Paavola olivat mukana pilvipalveluiden käyttöönotossa.
Tilastokeskuksen Tuulia Toimela ja Tuomas Paavola olivat suuressa roolissa pilvipalveluiden käyttöönoton suunnittelussa ja toteutuksessa.

3. Levitä osaamista piloteilla ja kouluta digikamuja

Uusia palveluita on testattu ja tuotu tutuiksi Tilastokeskuksessa erilaisilla piloteilla, joiden avulla osaamista on levitetty organisaatioon etukäteen. Piloteissa mukana olleet tukevat muita muutoksessa. Tärkeässä roolissa on myös digikamuverkosto, joka toimii aktiivisesti keskustelualusta Yammerissa.

”Ryhmässä kysytään ja keskustellaan kaikista digitaaliseen työympäristöön liittyvistä ja asioista. Kuka tahansa voi vastata ja auttaa muita – ja olla näin itsekin digikamu”, Tuulia Toimela sanoo.

4. Viesti paljon, ohjeista ja luo käytännöt yhdessä

Pilvisiirtymän etenemisestä on Tilastokeskuksella viestitty tehokkaasti, ja se saa henkilöstöltä kiitosta. O365-pakettiin kuuluu paljon ohjelmia, ja niihin tarvitaan ohjeistusta. Palveluiden käyttöön on oltava selkeä linja: mitä ohjelmia voidaan käyttää ja mihin tarkoitukseen.

”Tiimityöskentelyn kehittämisessä uuteen toimintatapaan ja välineisiin tutustutaan yhdessä tiimin kanssa. Samalla sovitaan pelisäännöistä. Intranettiimme tulee kattava ohjepaketti toimintaperiaatteineen, vinkkeineen ja käyttäjäkokemuksineen. Pidämme myös tietoiskuja ja klinikoita, jonne voi tulla oman laitteen kanssa”, Toimela kertoo.

Muutos aiheuttaa aina alkuun työtä. Hyödyt näkyvät usein vasta myöhemmin, mutta Toimelan mukaan uudet palvelut on otettu pääosin hyvin vastaan, vaikka muutoksia onkin kuluvalle vuodelle kertymässä aika nippu.

”Ehkä hyvään vastaanottoon vaikuttaa se, että esimerkiksi mahdollisuutta liikkuvampaan työhön ja sujuvaan viestintään kollegoiden kanssa on kaivattu”, Toimela pohtii.

5. Rakenna siirtymää vaiheittain ja varmista toimivat rakenteet ja elinkaarenhallinta

”Seuraavaksi Teamsiin siirretään tiedostoja vanhoista työtiloista ja verkkolevyiltä. Sitten vuorossa on asianhallinnan pilvisiirtymä. Tilastotuotannossa aiotaan jatkossa kehittää uusia sovelluksia ensisijaisesti pilveen, jos mm. lainsäädännöstä tulevat kriteerit pilvikelpoisuudelle täyttyvät”, Toimela kertoo.

Vanhat työtilat siirretään uusiin, aihealueisiin perustuviin Teams-tiimeihin. Työtilojen siirtoa koordinoi suunnittelija Kirsi Mikkolainen. Hänellä on koordinoitavanaan noin 500 työtilan siirto.

”Teamsissa dokumenttia voidaan helposti työstää yhdessä. Teams on sujuvoittanut yhteistä työskentelyä, ja pilottiryhmiltä on tullut hyvää palautetta”, Mikkolainen sanoo.

Jokaisen Teams-tiimin tarpeellisuutta tarkastellaan säännöllisin väliajoin osana elinkaarenhallintaa.

6. Järjestä tukiklinikoita ja juhlista uutuuksia digibileillä!

Tilastokeskuksen pilvisähköpostin siirtämisessä uuteen ympäristöön meni yksi syysviikonloppu. Samalla Teams tuli koko talon käyttöön. Tuomas Paavolan mukaan käyttöönoton valmisteluun ja toteutukseen tarvittiin runsaasti pilviasiantuntijoiden työtä, ja työmäärä ylitti suunnitellun.

Vaiva kuitenkin kannatti, kun maanantaiaamuna työntekijöitä odottivat uudet palvelut ja niiden kunniaksi järjestetyt digibileet. Digiklinikka oli valmiina tukemassa ja neuvomassa kädestä pitäen. Klinikalle saapuvia autettiin mm. mobiilisähköpostisovelluksen, ryhmäsähköpostilaatikoiden ja Teams-chatin käytäntöjen kanssa. Moneen asiaan auttaa uuden palvelun käyttöönoton perusohje: buuttaa laite.

Täysin uutta on Tuulia Toimelan mukaan se, että työpuhelimesta voi hoitaa entistä enemmän asioita: osallistua keskusteluihin, pikaviestitellä tai vaikka lukea uutisia intranetistä. Uusia toimintatapoja tulee tiimityöskentelyn kehittämisen myötä, kun työ ei enää tapahdu organisaatiorakenteen mukaisissa kansioissa, vaan yhteistyötä tehdäänkin toimintojen ja palveluiden ympärille perustetuissa Teams-tiimeissä.

”Muutoksella halutaan vahvistaa ja yhtenäisiä toimintatapoja, lisätä avoimuutta ja sujuvoittaa työn tekemistä”, Toimela kiteyttää.

7. Hyödynnä Valtorin tarjoamat palvelut ja tuki

  • Valtori tuotteistaa O365-pilvipalvelukokonaisuutta valtionhallinnon käyttöön.
  • Päätelaitepalveluihin on tulossa vaihtoehtoja, jotka tukevat joustavasti organisaatioiden erilaisia tarpeita myös pilviympäristöjen hyödyntämisessä, ja mobiilisti.
  • Toimialuearkkitehtuuri uudistuu siten, että valittavissa on yhteisen valtion.fi-toimialueen ja tenantin vaihtoehtona asiakaskohtainen toimialue ja tenantti.
  • Mm. uusi Valtti Moduuli -päätelaitepalvelu yhdessä tuotteistetun asiakaskohtaisen toimialuevaihtoehdon kanssa helpottaa erilaisten asiakaskohtaisten ympäristöjen liittämistä tuotteistetun palvelun piiriin.
  • Valtoriin rakennetaan pilvipalvelukyvykkyyksiä, jolla tuetaan organisaatioiden tarpeiden toteuttamista.
  • Valtionhallinnon organisaatioiden on arvioitava pilvipalveluiden tietoturvan soveltuvuus oman toiminnan luonteeseen. Valtori tukee arvioinnissa.

Lue lisää valtionhallinnon erilaisista pilviratkaisuista Valtorin asiakaspäivän tiivistyksestä.

Lue lisää pilviratkaisuista päätelaitepalveluiden näkökulmasta tuotepäällikkö Jyrki Lehtosen blogitekstistä.