Projektitoiminnan laadunvarmistuksella kohti onnistuneita projekteja!
Laatutyöllä tehostetaan salkkujen ja projektien johtamista ja tarkennetaan raportointia projektien etenemisestä sidosryhmille.
Valtorin keväällä 2018 käynnistetty Projektitoimisto (PMO) kehittää ja tukee projektitoimintaa sekä kehittää salkunjohtamisen toimintamalleja ja tukevia järjestelmiä. PMO on kehittänyt ja ottanut Valtorissa käyttöön uuden projektijohtamismallin ja salkkuvälineen ja nyt on aloitettu lisäksi projektien laadunvarmistus yhteistyössä muun organisaation kanssa. Laadunvarmistustyöllä pyritään varmistamaan, että kaikki projektit noudattavat projektijohtamismallia ja siihen liittyviä päätöksentekoportteja.
”Olemme kuvanneet minimivaatimukset, joita projekteissa tulisi noudattaa. Minimivaatimusten avulla pystymme paremmin johtamaan salkkujen ja projektien toimintaa ja siten raportoimaan asiakkaille ja muille sidosryhmille projektien etenemisestä tarkemmalla tasolla”, PMOn päällikkö Sari Stenman kertoo.
Haasteet esille ja ratkaistaviksi
Laadunvarmistus auttaa poimimaan kehityskohteita niistä projektivaiheista, joissa koetaan eniten haasteita. Yhtenäisellä toiminnalla pystytään tarttumaan projektitoiminnassa ilmeneviin kipukohtiin ja parantamaan toimintaa. Laatutyö hyödyttää varsinkin asiakasprojekteja, joissa kokonaisuudet ovat usein kompleksisia ja vaativat eri sidosryhmien huomioimista monesta eri näkökulmasta.
Laatumenettelyllä asiakkaat saavat projekteistaan mahdollisimman yhdenmukaisia dokumentteja ja raportteja, jotta projektien edistymistä voi seurata ja vaikutuksia arvioida helpommin. Lisäksi näin vähennetään erilaisista toimintamalleista johtuvia epävarmuustekijöitä ja voidaan oppia yhteisistä projekteista enemmän.
Projektitoimiston laadunvarmistustyö on uusi asia projekteissa ja lisää muutaman tunnin projektin kuluja, mutta projektiasiantuntijat uskovat, että asiakas saa laadunvarmistustyön myötä kulut moninkertaisesti takaisin onnistuneemman projektin muodossa.
Projektitoimintaa kehitetään nyt Valtori-tasoisesti
Valtorin projektitoimintaa on kehitetty loppuvuodesta 2018 aloitetussa projektikulttuurin kehittämisohjelmassa. Aluksi kehitystyö kohdistui TORI-projekteihin ja keväästä 2019 alkaen toimintaa on rakennettu Valtori-tasoiseksi. Käynnisteillä olevassa projektissa yhtenäistetään TORI- ja TUVE-projektitoimintaan liittyvät mallit, ohjeet ja käytännöt. Yhtenäistämisen tuloksena Valtori pystyy toimimaan projekteissa yhteisiä toimintamalleja ja ohjeita käyttäen.
Valtorilla on n. 150 projektia käynnissä ja uusia projektinaloitustarpeita n. 100. Valtorin projekteista yli 60% on asiakasprojekteja ja loput palvelu- tai sisäisen kehittämisen projekteja.
”Aloitimme projektitoiminnan kehittämisen määrittelemällä projektisalkut ja sijoittamalla projektit oikeisiin salkkuihin. Tarkistimme myös, että kaikki käynnissä olevat projektit ovat salkuissa. Käynnistimme salkkuryhmien toiminnan hyödyntäen kokeilukulttuuria”, Stenman kertoo.
Uusi projektijohtamismalli ja salkkuväline tehostamaan toimintaa
Uusi projektijohtamismalli otettiin käyttöön keväällä 2019. Sidosryhmät koulutettiin mallin käyttöön. PMO organisoi salkkuryhmätoiminnan, jossa päätetään projektijohtamisen asioista.
”Projektijohtamismalli on ydin kaikelle projektitoiminnalle ja se ohjaa projektien läpivientiä ja tukee salkun johtamista”, Stenman sanoo.
Valtorin projektijohtamismalli perustuu Adapron (ent. Projekti-Instituutti) Leijona-projektijohtamismalliin. Se on tehty julkishallinnon tarpeisiin ja perustuu ABC ProjektijohtamismalliinTM, jolla on yli 60 käyttäjäorganisaatiota.
PMOn kehittämällä uudella salkkuvälineellä mahdollistettiin salkunjohtamiseen olennaisesti liittyvä resurssienhallinta sekä projektien luokittelu ja priorisointi. Kaikki Valtorin projektit siirrettiin valtion yhteisestä Digi- ja väestötietoviraston (DVV) Hankesalkusta omaan salkkuvälineeseen. Seuraavaksi rakennetaan välineiden välille integraatio, jonka avulla projekteista voidaan rajapinnan avulla raportoida valtiovarainministeriölle DVV:n hankesalkkuun.
Lisätietoa
Valtorin Projektitoimiston päällikkö Sari Stenman, [email protected]
