#uusinormaalityö Hackathon 2021 

Innovointitapahtuma 14.-17.6.2021

Pienhankinnan tavoitteena on tuottaa innovatiivisia ideoita ja suuntaviivoja siihen, miten Valtori voisi toteuttaa monipaikkaisen työn laajan kokonaisuuden yhteensovittamalla omaa työtä ostopalveluihin.

”Kyseessä on ensimmäinen tämänkaltainen kilpailukokeilu. Hackathon on oiva ja ketterä toteutustapa, jolla voidaan saada innovatiivisia ratkaisuja tulevaisuuden monipaikkaiseen työhön”, ohjelmapäällikkö Tiina Mäntylä-Vuorenoja kertoo.

Hackathonin toteutetaan erillisenä, eikä sen yhteydessä tehdä palvelusopimusta tapahtuman jälkeisestä ajasta. Painopisteenä palveluissa ja kehittämisessä on pilvipohjaisten palveluiden tukeminen ja kehittäminen, sekä monipaikkaisen työn mahdollistaminen. Samalla kartoitamme, miten toimijat voisivat jatkossa yhteistyössä Valtorin kanssa luoda uuden toimintamallin. Toimintamallissa palvelut integroituvat tarvittavin osin valtion kokonaisuuteen, kehittäminen on dynaamista ja Valtori toimii palveluiden järjestäjänä.

Kiitos osallistuneille!

Hackathoniin osallistui viikon aikana 7 tiimiä eri IT-yrityksistä. Voittajaksi raati valitsi Atean työllään "Digitaalinen työpäiväkokemus". Raadin mukaan esitys oli selkeä ja avasi suunniteltua konseptia erinomaisesti. Materiaaliin oli panostettu paljon ja se tuki käytännönläheisesti esitystä. Esitys myös vastasi kisaajille annettuihin kysymyksiin hyvin.

Raatiin kuului mm. hankinnan, lakiasioiden ja viestintätekniikan asiantuntijoita Valtorilta ja Valtorin asiakasorganisaatioilta. Esityksiä arvioitiin esitysmateriaalin, konseptidokumentaation ja pitchausesityksen pohjalta. 

Valtori aloittaa markkinavuoropuhelun kesän jälkeen osallistujien kesken konseptin toteuttamisesta.

Lisätietoa 

ohjelmapäällikkö Tiina Mäntylä-Vuorenoja, [email protected]

#uusinormaalityö.

Kysymykset ja vastaukset

1. Kysymys: Kesälomakausi lähestyy ja asiantuntujat ovat kiireisiä, voisiko Hackathonin siirtää syksyyn?

Vastaus: Emme muuta aikataulua.

2. Kysymys: Mitä tarkalleen ottaen halutaan osallistumishakemukseen tämän osalta; -Kuvaus alustavasta konseptista (sisältäen kuvauksen siitä, miten ja miksi ehdotus ratkaisee esitetyt haasteet) (korkeintaan kaksi A4)  

Vastaus: Katso liite 3) jossa on kuvattu profiilit. Osallistumiskutsun kohdassa 3.3 on kuvattu hakemuksen laatiminen. - Kuvaus alustavasta konseptista (sisältäen kuvauksen siitä, miten ja miksi ehdotus ratkaisee esitetyt haasteet) (korkeintaan kaksi A4) ja osallistuja tarkentaa kuvausta hackatonin aikana.

3. Kysymys: Hankintapolku  oli aiemmin kuvattu selkeästi… Hackathon-suunnittelu-pilotti-kehittäminene/jatkuva palvelu. Miten olette ajatelleet siis tässä uudemmassa, kun puhutaan vain Hackaton kokonaisuudesta, ja sen pohjalta mahdollinen palvelutoimittajan valinta? Ymmärränkö oikein, että usean miljoonan euron hankintapäätös oltaisiin siis tekemässä mahdollisesti pohjautuen Hackathon-tuotokseen?  

Vastaus: Hackaton toteutetaan erillisenä, eikä sen yhteydessä tehdä palvelusopimusta tapahtuman jälkeisestä ajasta. Kuusi parasta palkitaan. Muista mahdollisista hankinnoista tehdään erillinen hankintailmoitus. 

Korjaus: poistetaan kohdasta 1, Valtori järjestää hackathonin pienkilpailutuksena, jonka perusteella voidaan valita yksi tai useampi toimija toteuttamaan kehittäminen ja jatkuva palvelu.

4. Kysymys: Miten tämä Hackathon suhtautuu GTK muutosohjelma kokonaisuuteen, jossa mainittu Fujitsu Finland ja Elisa kumppaneina? Jatkuuko kyseinen pilotointi, korvautuuko se tällä, vai hankitaanko tässä itse asiassa vain mallia, joka toteutettaisiin tuolla muutosohjelmassa, johon jo valittu kumppaneiksi Fujitsu-Elisa- Microsoft ?

Vastaus: Tämä on erillinen kokonaisuus. Tässä Hackatonissa  on ollaan hyödynnetty käyttäjäprofiilien osalta kommentteja ja ketterää kokeilutukea muutosohjelmalta.

5. Kysymys: Mikä on osallistumiskutsun kohdassa 2.2 mainittu ’kattohinta’?

Vastaus: Täsmennys, hinnoista puhutaan yleisellä tasolla sparraustiimin kanssa hackatonin aikana.

6. Kysymys: "Osallistujalla tulee olla vähintään kaksi referenssiä jatkuvien IT-palveluiden suunnittelemisesta yli 300 hengen organisaatiolle. Referenssien tulee olla valmiiksi toteutettuja viimeisen kolmen vuoden aikana.””- Allekirjoitettu vakuutus, jossa on kuvaus vähimmäisvaatimukset täyttävistä referensseistä (tämän kutsun liite 1 Sitoumus), jolla Osallistuja vakuuttaa täyttävänsä vähimmäisvaatimukset ja sitoutuvansa suunnittelukilpailun ehtoihin” Onko tarkoitus kuvata ko. referenssit osallistumishakemukseen? Jos on, mitä tietoja referensseistä halutaan tietää? 

Vastaus: Kohta 3.3 löytyy ohjeet, jonka mukaan kutsun liitteenä on sitoumus (liite 1), jonka oikeellisuus voidaan tarvittaessa tarkistaa.

7. Kysymys: Voisitteko selventää aikataulua – alustavassa aikataulussa lukee aloituspalaveri 7.6., ja jos osallistumishakemuksten jättö on vasta 7.6. niin tuskin aloituspalavereja voidaan samana päivänä pitää? Vai onko aloituspalaverin ajankohta jo lyöty lukkoon, jolloin sen tiedon voisi jakaa osallistujille, jotta se voidaan varata kalentereista?

Vastaus: Tavoiteaikatauluun kohtaa 3 korjaus; aloituspalaveri 14.6. ja hackathon esitykset/loppupalaveri 17.6.

8. Kysymys: Suunnittelukilpailun verkkosivulla todetaan näin: “Hackathonin perusteella voidaan valita yksi tai useampi toimija toteuttamaan kehittäminen ja jatkuva palvelu. Painopisteenä palveluissa ja kehittämisessä on pilvipohjaisten palveluiden tukeminen ja kehittäminen, sekä monipaikkaisen työn mahdollistaminen. Valitun palveluntuottajan tulee yhteistyössä Valtorin kanssa luoda toimintamalli, jossa palvelut integroituvat tarvittavin osin valtion kokonaisuuteen, kehittäminen on dynaamista ja jossa Valtori toimii palveluiden järjestäjänä.” Kysymys: Edellisessä kilpailutuksessa suunnittelukilpailun hankinnan arvoksi määritettiin 1,2 MEUR. Onko hankkeen toteuttamisen kehittämisen ja jatkuvien palveluiden alustava arvo edelleen sama? Jos ei, voitteko avata budjettia tältä osin? Millä aikataululla Valtori jatkaa valittujen toimittajien kanssa, eli koska resurssit pitäisivät olla Valtorin käytössä?

Vastaus: Hackaton toteutetaan erillisenä, eikä sen yhteydessä tehdä palvelusopimusta tapahtuman jälkeisestä ajasta. Kuusi parasta palkitaan. Muista mahdollisista hankinnoista tehdään erillinen hankintailmoitus. 

Korjaus: poistetaan kohdasta 1, Valtori järjestää hackathonin pienkilpailutuksena, jonka perusteella voidaan valita yksi tai useampi toimija toteuttamaan kehittäminen ja jatkuva palvelu.

9. Kysymys: Voitteko tarkentaa, miten mahdollisen ryhmittymän on täytettävä sitoumuslomake? Vai täyttääkö jokainen omansa?

Vastaus: Ryhmittymä täyttää yhdessä lomakkeen.

10. Kysymys: Voitteko tarkentaa, miten mahdolliset alihankkijat on ilmoitettava tässä vaiheessa – vapaamuotoisesti vai toimittaako Valtori niitä varten lomakkeen?

Vastaus: Vapaamuotoisesti.

11. Kysymys: Liite1 Sitoumus. Ennakkotehtävän tuloksena tulee toimittaa alustava konsepti arkkitehtuurista (JHS179 Lean KA mallipohja). Onko tarkempaa ohjeistusta kuvauksien vaatimuksista?

Vastaus: Vapaamuotoisesti soveltaen.

12. Kysymys: Ketkä toimijalta/kisaajalta osallistuvat 14.-17.6.2021 hackathoniin?

Vastaus: Minimissään hakemuksessa ilmoitetut 3 asiantuntijaa.

13. Kysymys: Julkaistaanko raati?

Vastaus: Kyllä, innovaatiotapahtuman aloituspalaverissa 14.6.2021

14. Kysymys: Onko tarkoitus varata asiantuntijamme koko päiväksi tähän esitystilaisuuteen vai saammeko esitykselle tarkemman 15 minuutin ajan, johon asiantuntijamme voivat osallistua?

Vastaus: Saatte esitykselle tarkemman 15 minuutin ajan, kun esitysjärjestys arvotaan aloituspäivänä 14.6.

15. Kysymys: Kuinka monta nimettyä asiantuntijaa tulee olla, kolme kuhunkin kategoriaan, vai kolme yhteensä. 

Vastaus: KS. Osallistumishakemuksen kohta 4.2, vähimmäisvaatimukset.  Kuhunkin kolmeen osaamisalueeseen nimetään yksi asiantuntija, eli yhteensä nimetään kolme asiantuntijaa.

16. Kysymys: milloin osallistumishakemuksen kohdan 4.2. nimetyt vastuuasiantuntijat nimetään?

Vastaus: osallistuja nimeää asiantuntijansa hakemuksessaan.

17. Kysymys: Onhan materiaalin toimitus kaikille toimittajille samanaikaisesti torstaina klo 16 mennessä? Tarkoitatteko todella, että osa toimittaa koko materiaalinipun tiistaina klo 16 ja osa keskiviikkona klo 16? Jos näin on, ovat toimittajat merkittävissä määrin eriarvoisessa asemassa.

Vastaus: Osalla on valmisteluaikaa n. vuorokausi ja toisilla kaksi. Palautusten deadlinet:
15.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 10 mennessä
16.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 18 mennessä
17.6. valinnainen materiaalien päivitys klo 16 mennessä

18. Kysymys: Tarkentaisitteko arviointiperusteiden tuotosta "alustava palvelukonseptin kuvaus", viitataanko tässä sanalla "palvelu" eri loppukäyttäjäryhmien käyttämään digitaaliseen palveluun (kattaen käyttäjäkokemuksen, käyttöliittymän jne.) vai palvelunhallinnallisessa mielessä palveluun, jota toimittaja tuottaa Valtorille ja virastoille?

Vastaus: Digitaaliseen palveluun.

19. Kysymys: Miten soittoaika käytännössä toimii? Kuka soittaa ja kenelle?

Vastaus: Saatte Teams-kutsun. Varmistattehan, että koko tiiminne saa sen.

20. Kysymys: Kenen etua näin kiireellinen konseptin suunnittelu ja dokumentointi ajaa?

Vastaus: Aikataulu johtuu kiireellisestä toimeksiannosta. Tarve on kiireellinen.

21. Kysymys: Toimitetaanko tuotokset erillisinä dokumentteina vai yhtenäisenä pakettina?

Vastaus: Tuotokset toimitetaan pakattuna zip-pakettina, joihin voi tehdä viimeisiä muutoksia 17.6. klo 16:00 asti.

22. Kysymys: Kertoisitteko tarkemmin, millaista hinnoittelumallia toivotte toimittajalta tai mitä sen tulisi ainakin sisältää?

Vastaus: Hinnoittelumalli tarvitaan karkealla, ylätasolla.

23. Kysymys: Jos edellytetään mallipohjien käyttöä esim. arkkitehtuurikuvauksesta (JHS179 Lean KA -mallipohja), niin toimitetaanhan pohjat esimerkein varustettuna?

Vastaus: Suuntaa-antava, saman sisältöinen esitys käy.

24. Kysymys: Oliko tuotos A) jo tehty osallistujien toimesta, kun saimme pisteitä, vai tarvitseeko siihen toimittaa dokumentaatiota?

Vastaus: Materiaali tarvitaan.

25. Kysymys: Sisältääkö käyttöönotto palvelun käynnistyksen Valtorissa ja palvelun käyttöönoton GTK:ssa?

Vastaus: Erillinen kilpailutus tarvitaan.

26. Kysymys: Odotusten avaaminen lopputuotoksista suullisesti - voidaanko saada sanallinen briiffi?

Vastaus: Keskusteluajat on aikataulutettu 15.-16.6.

27. Kysymys: Voidaanko materiaalinippua täydentää torstaina sellaisilla osioilla, joita ei ole julkaistu tiistaina/keskiviikkona?

Vastaus: Kyllä, palautus on 17.6. klo 16.

28. Kysymys: Pitch – Onko esityksen formaatti suullinen vai vapaamuotoinen?

Vastaus: Suullinen ja Teamsia hyödyntäen.

29. Kysymys: Onko haluttu kohderyhmä Pilviedelläkävijät, Pilvimyönteiset vai On-premises-myönteiset vai kaikki näistä?

Vastaus: Ei rajausta. Kaikki kohteet voidaan ottaa mukaan ja huomioidaan erikseen. Tulevaisuus on kuitenkin Cloud first -ajattelussa ja mennään kohti Cloud Only -maailmaa.

30. Kysymys: Anonymiteetti esityksissä ei toimi, jos osallistujat esittelevät itsensä.

Vastaus: Päätettiin luopua tästä vaatimuksesta.

31. Kysymys: Miten kilpailijoiden tasavertaisuus toteutuu, kun toisilla on 100% vähemmän aikaa ennen materiaalin toimitusta jo muutenkin tiukassa aikataulussa?

Vastaus: Palautusten deadlinet:
15.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 10 mennessä
16.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 18 mennessä
17.6. valinnainen materiaalien päivitys klo 16 mennessä

32. Kysymys: Miten anonyymisyys suhteessa raatiin toteutuu, kun käytännössä kaikki raadin jäsenet ovat vanhoja tuttuja?

Vastaus: Päätettiin luopua tästä vaatimuksesta.

33. Kysymys: Tuotos B) Toimintakonseptia kuvaavat käyttäjätarinat – Onko tarkoitus, että Excel-liitteen "käyttötapaukset" käännetään käyttäjätarinoiksi vai toivotteko sen sijaan tuotosdokumentaatiossa ratkaisuehdotuksia Excelissä listattuihin käyttötapauksiin?

Vastaus: Tuotteistusdokumentti tehdään käyttötapauksiin.

34. Kysymys: Esitelkää tarkemmin, mitä dokumentteja odotetaan toimitettavan määräaikaan mennessä?

Vastaus: Tämä selviää aloitusesityksen materiaalista tarkemmin.

35. Kysymys: Milloin koko dokumentaatio tulee olla valmis ja mitä tarkasti ottaen tehdään soittopäivänä? Pitääkö koko noin 30 sivun materiaali tuottaa soittoajan ja klo 16 välissä muutamassa tunnissa?

Vastaus: Palautusten deadlinet:
15.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 10 mennessä
16.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 18 mennessä
17.6. valinnainen materiaalien päivitys klo 16 mennessä

36. Kysymys: Mitä Hackathonin voitto käytännössä tarkoittaa eli mitä voittajan ja Valtorin välillä tapahtuu Hackathon-viikon jälkeen?

Vastaus: Parhaat pääsevät jatakamaan markkinavuoropuhelua.

37. Kysymys: Mikä oli tasavertaisuuskysymyksen lopputulema? Näkisin, että hyödyllisempää olisi olisi myöhäinen puhelinaika, kun on saanut ensin miettiä konseptia. Oliko lopputulema siis, että kaikki ryhmät palauttavat esitykset torstaina klo 16?

Vastaus: Palautusten deadlinet:
15.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 10 mennessä
16.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 18 mennessä
17.6. valinnainen materiaalien päivitys klo 16 mennessä

38. Kysymys: Hinnoittelumallin kuvaamiseen 5ppt jää ainoastaan muutama tunti aikaa, jos se käydään keskustelussa. Voisiko siitä saada jotain tarkempaa vaatimusta jo tässä vaiheessa?

Vastaus: Pääpirteittäinen ja alustava kuvaus riittää.

39. Kysymys: Onko mahdollista, että Valtori omaksuu toimittajien ehdottamat parhaat käytännön oman palvelutuotantonsa kehittämiseksi?

Vastaus: Tässä uudessa konseptissa Valtori toimii järjestäjän roolissa, joten ei olla ottamassa omaan käyttöön.

40. Kysymys: Onko kutsun tuotosluettelo korvattu esityksessä olevalla?

Vastaus: Aloituspalaverin materiaalin mukaan edetään.

41. Kysymys: Tuntuu täysin mahdottomalta, että tiistaina puolen päivän tienoossa puhelussa käydään läpi dokumenttien vaatimuksia ja ko. dokumentit on toimitettava jo samana päivänä klo 16. Inhimillisesti ajateltuna ja ottaen huomioon aika iso valmistelijoiden ryhmä tämä tuntuu äärimmäisen haastavalta.

Vastaus: Palautusten deadlinet:
15.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 10 mennessä
16.6. soittoajan saaneet - palautus 16.6. klo 18 mennessä
17.6. valinnainen materiaalien päivitys klo 16 mennessä

42. Kysymys: Jos anonymiteetin tarkoitusperä oli yhdenvertaisuus, pitäisikö tästä sen sijaan antaa ohjeistusta raadille, että pysyvät tietoisena, että esittelijöissä voi olla tuttuja?

Vastaus: Päätettiin yhteistuumin luopua anonymiteetin vaatimuksesta ja ohjeistaa raatia yhdenmukaiseen kohteluun.

43. Kysymys: Raadilla on luettavana n. 200 sivua materiaalia. Miten on mahdollista, että raati pystyy tekemää objektiivisen vertailutyön muutaman tunnin sisällä?

Vastaus: Raadilla on aikaa perjantaihin 18.6. klo 14:00 asti.

44. Kysymys: Onko hankinnan kohteena konsepti, jota ei ole vielä olemassa?

Vastaus: Kyllä, uusi konsepti, jossa Valtori toimi järjestäjän roolissa.

45. Kysymys: Jos tämän jälkeen alkaa "uusi hankinta" ja tarkoitus on kerätä ideoita. 
Vaikuttaako Hackathonin lopputulos siihen, ketkä pääsevät osallistumaan lopulliseen hankintakilpailuun?

Vastaus: Parhaat pääsevät jatakamaan markkinavuoropuhelua.

46. Kysymys: Onhan pitch -esityksen arviointikriteerit suhteessa 2 minuutin esitysaikaan varmasti linjassa?

Vastaus: Esitys on kokonaisuus, jossa on 2 minuutin Pitch ja loppu ajan voi käyttää tarkennuksiin ja raadin kysymyksiin. 

47. Kysymys: Miksi 15 min. esitys vaihtui 2 min. esitykseen?

Vastaus: Esitys on kokonaisuus, jossa on 2 minuutin Pitch ja loppu ajan voi käyttää tarkennuksiin ja raadin kysymyksiin. Käytössä on Business Finlandin mallipohja.

48. Kysymys: Varmistan vielä: annetaanko tiistain ja keskiviikon keskusteluissa sellaista uutta tietoa, jota ei ole tänään käsitelty? Jos näin, voitteko eritellä, mitä uusia teemoja tuodaan pöydälle huomenna ja ylihuomenna?

Vastaus: Soittoajat ovat kisaajien kysymyksiä varten portfolio- ja teknologiajohtajille.

49. Kysymys: Tarkoittaako ohjelmassa to klo 9.05 oleva "Yhteinen päivän aloitus" sitä, että kaikki toimittajat ovat siinä läsnä?

Vastaus: Ei pidetä aloituspalaveria, vaan aloitus ensimmäisen esityksen osalta 9:30. 

50. Kysymys: Mitä varten soittoajat ovat?

Vastaus: Kisaajien kysymyksiä varten portfolio- ja teknologiajohtajille.

51. Kysymys: Voidaanko esityksessä käyttää firman logoa?

Vastaus: Kyllä voidaan, raati tietää esiintyjän organisaation.

52. Kysymys: Miten voittaja/voittajat julkaistaan?

Vastaus: Päätöksessä julkaistaan,18.6.2021 päivän loppussa, kaikkien saamat kokonaispisteet ja kuusi parasta palkitaan. Sanallisen palautteen saa seuraavan viikon aikana pyydettäessä.