Beskrivning av handlingsoffentligheten

Informationshanteringsenheten ska enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (9.8.2019, 906/2019, nedan informationshanteringslagen) för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning i syfte att förverkliga handlingsoffentligheten (nedan beskrivning av handlingsoffentligheten). 

Med hjälp av uppgifterna i beskrivningen av handlingsoffentligheten kan allmänheten och de berörda parterna allt bättre specificera sina förfrågningar om information på det sätt som avses i 13.1 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. 

Syftet med denna beskrivning av handlingsoffentligheten är att ge en allmän beskrivning av hur ärenderegistret och informationshanteringen för tjänster har indelats hos Statens center för informations- och kommunikationsteknik. 

Valtoris ärenderegister och informationslager för tjänster består av informationsmaterial som har ackumulerats och som ackumuleras som resultat av två affärsverksamhetsområden, etableringen av Valtori och dess verksamhet samt TUVE-tjänsternas verksamhet. (Lagen om anordnande av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster 30.12.2013/1226, statsrådets förordning om anordnande av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster 20.2.2014/132 och lagen om verksamheten i den offentliga förvaltningens säkerhetsnät 15.1.2015/10, Statsrådets förordning om verksamheten i den offentliga förvaltningens säkerhetsnät 27.8.2015/1109.)

Valtori har i denna beskrivning gjort en indelning i sju olika informationslager, dvs. informationslagret för 1) ärenderegistret och informationshanteringen, 2) personaladministrationen och förvaltningen, 3) ekonomiförvaltningen, 4) upphandlingen och partner samt intressentgrupper, 5) kommunikationen, 6) hanteringen av kundrelationer och kunduppgifter samt utvecklingen av tjänster, och 7) tjänsteproduktionen.  

Varje informationslager är en logisk helhet. Informationslagren innehåller informationsmaterial som har grupperats enligt informationsgrupp och/eller register. 

I anknytning till beskrivningarna av informationsmaterialet ges i form av exempel en förteckning över söktermer som kan användas för att söka uppgifter i informationslagrets datasystem. Beskrivningen av handlingsoffentligheten innehåller information och anvisningar om hur uppgifter kan begäras.

Av beskrivningen av handlingsoffentligheten framgår huruvida ett tek-niskt gränssnitt ger öppen tillgång till informationsmaterialet. Med tekniskt gränssnitt avses en lösning för dataöverföring som möjliggör informationsbyte mellan två eller flera datasystem.

Denna offentlighetsbeskrivning innehåller en beskrivning av informationslagren som i princip innehåller uppgifter som är offentliga enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.  

En beskrivning av lagstiftningen om utlämnande av informationsmaterial ges i slutet av avsnitten för vart och ett informationslager.

Valtoris informationslager för ärenderegistren och informationshanteringen är en logisk helhet som innehåller metadata som beskriver ärendehanteringen. Ärenderegistren är register över anhängiggjorda ärenden, deras handläggningsskeden och anknytande handlingar. De uppgifter som hör till informationslagret för ärenderegistret och informationshanteringen ingår i ärendehanteringssystemen, diariet, avtalsregistret och dokumenthanteringssystemen samt materialet i pappersform. 

Informationslagret för ärenderegistret och informationshanteringen består för varje ärendehelhet av följande register och datasystem: 

• Valtoris ärenderegister, ärendehanteringssystem 
• Diarium (gammalt)
• Avtalsregister
• Valtoris dokumenthanteringssystem. 

Upprätthållandet av informationslagret för ärenderegistret och informationshanteringen grundar sig på följande reglemente:

• Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 9.8.2019/906 bl.a. 25 §, 26 §.
• Förvaltningslagen 6.6.2003/434 bl.a. 5 §, 8 §, 17 §, 19 §, 42 §. 
• Arkivlagen 23.9.1994/831 bl.a. 6 §, 8 §,16 §. 
• Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621 18 §. 
• Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 24.1.2003/13 10–12 §.
• Statsrådets förordning om säkerhetsklassificering av handlingar inom statsförvaltningen 28.11.2019/1101 14 §.
• Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 27.4.2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), nedan EU:s dataskyddsförordning.
• Dataskyddslagen 5.12.2018/1050. 

Valtoris ärenderegister och ärendehanteringssystem 

Följande uppgifter har registrerats i Valtoris ärenderegister (jfr. diarium) och ärendehanteringssystem: 

• Ärende som ska anhängiggöras, namn och beskrivning
• Parten som anhängiggjort ett ärende, datum då en handling mottagits, eller, i det fall att en myndighet har upprättat handlingen, datum för upprättandet samt handlingens karaktär, 
• Vidtagna mellanåtgärder, t.ex. leveranser samt begäranden om utredningar och tilläggsinformation eller utlåtanden och handlingar om dessa
• Datum då en handling har skickats
• Slutåtgärder i ett ärende och handlingar om dessa. 

Avtalsregister

De avtal som upprättats av Valtori och ändringar i dessa samt avslutade avtal registreras förutom i ärendehanteringen också i avtalsregistret där följande uppgifter om avtalen antecknas:

• Avtalets namn och beskrivning av ärendesammanhanget
• Valtoris ärendenummer och avtalsnummer samt den andra avtalspartens eventuella avtalsnummer
• Namnet på en eller flera andra avtalsparter (kund eller leverantör)
• Datum och/eller datum för undertecknande av avtalshandlingen
• Avtalets giltighetstid.

Dokumenthanteringssystem 

Dokumenthanteringssystemen är Valtoris interna system för att upprätta och spara handlingar och dokument samt hantera information. De består av elektroniska arbetsrum och deras dokumentbibliotek samt dokument. Syftet är att spara informationsmaterial i dokumentform som sparats i dokumenthanteringssystemen i elektronisk form i ärendehanteringssystemen, om inte dessa har upprättats i ärendehanteringssystemet.  

Kundregistret, avtalsregistret och dokumenthanteringssystemen i informationslagret för ärenderegistret och informationshanteringen innehåller också uppgifter som är sekretessbelagda enligt 24 § 1 mom. bl.a. 7, 17 och 20 punkterna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621. 

Informationslagret för Valtoris personaladministration består av informationsmaterial från personaladministrationens olika register och datasystem. Informationsmaterialet i personaladministrationens informationslager ingår också i de ovan nämnda Valtoris ärendehanteringssystem och material i pappersform samt dokumenthanteringssystem.

Informationslagret för Valtoris personaladministration består av informationsmaterial från följande register och datasystem: 

• Personaladministrationens datasystem – Statsförvaltningens gemensamma personalsystem
• Arbetssöknings- och rekryteringssystemet – Statsförvaltningens gemensamma arbetssöknings- och rekryteringstjänst
• HR-verksamhetsstyrningssystem
• Kompetensdatasystem
• Registret över lunch- och rekreationsförmånsärenden.

Personaladministrationens datasystem – Statens gemensamma personalsystem

I personaladministrationens datasystem sparas och behandlas data och informationsmaterial som behövs för att sköta anställningsärenden och löneutbetalningar för Valtoris personal. 

I datasystemet sparas också de personaluppgifter som tas upp i matrikellagen (1010/1989) och matrikelförordningen (1322/1989).

Personaladministrationens datasystem innehåller följande uppgifter:

• Uppgifter om en person som är anställd eller har sagt upp sig från en anställning i tjänsteförhållande
• Matrikeluppgifter
• Uppgifter om hantering av anställning i tjänsteförhållande
• Löneuppgifter. 

Arbetssöknings- och rekryteringssystemet – Statens gemensamma arbetssöknings- och rekryteringstjänst

Arbetssöknings- och rekryteringssystemet upprätthålls för skötseln av de statliga arbetsgivaruppgifterna. Med hjälp av registret sammanställs ansökningsannonser för lediganslagna tjänster samt mottas och behandlas arbetsansökningar, sänds uppgifter om ansökningsfaserna till sökandena och begärs efter behov kompletterande uppgifter av sökandena, behandlas ansökningar för att tillsätta tjänster och uppgifter samt rapporteras nyckeltal för personalvärvningen, t.ex. antalet lediganslagna uppgifter och antalet mottagna ansökningar för varje uppgift.

De arbetssökande använder ansökningsblanketten för att spara uppgifter om sig själva. Ansökningar som har skickats på något annat sätt än genom arbetssöknings- och rekryteringssystemet (t.ex. per brev eller e-post) sparas också i det aktuella systemet.  

Informationslagret för HR-verksamhetsstyrningssystemet 

I HR-verksamhetsstyrningssystemet ingår chefernas och personalens e-kommunikation och förfrågningar i ärenden som gäller personalens anställning i tjänsteförhållande. Systemet innehåller vissa handlingar om anställning i tjänsteförhållande och informationsmaterial som anknyter till rekrytering, arbetstider, anmälningar om och tillstånd för bisysslor samt intyg. Systemet innehåller också för HR-ärenden uppgifter om e-kommunikation och uppdrag tillsammans med Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet. 

Informationsmaterial som gäller kompetens

Informationsmaterial om personalkompetens ingår i personaladministrationens datasystem och det separata elektroniska utbildningssystemet. Personaladministrationens datasystem upprätthålls i hanteringen av upprätthållandet av personalkompetensen, och det separata elektroniska utbildningssystemet som verktyg för lärande och kompetensutveckling. 

Personaladministrationens datasystem innehåller av personalen sparade metadata om kompetens och uppgifter om examina samt avlagda diplomutbildningar och andra utbildningar. Systemet innehåller också uppgifter om kompetens- och utbildningsplanering och -utveckling samt -uppföljning. En del av de motsvarande uppgifterna om examina ingår också i matrikeluppgifterna.  

Det elektroniska utbildningssystemet innehåller material för utbildning och lärande samt användaruppgifter. 

Systemet för lunch- och rekreationsförmånsärenden

Systemet för lunch- och rekreationsförmånsärenden upprätthålls för leverans av personalförmåner, t.ex. lunch-, kultur- och motionssedeltjänster som hör till leverantörens produktutbud. 

Systemet innehåller följande uppgifter:

• Beställning, tillverkning, leverans och laddning av lunch- och rekreationsförmånskort 
• Beställning och leverans av sedelprodukter 
• Kontakt gällande produkt eller tjänst som beställts av en kund 
• Skötsel, hantering, upprätthållande och utveckling av kundrelation 
• Fakturering av produkter och tjänster 
• Kundrelationen stärks genom marknadsföringsåtgärder, till exempel kundmeddelanden och nyhetsbrev. 

Uppgifter om besök i verksamhetslokalerna

I Valtoris besöks- och verksamhetslokaler finns kameraövervakning, och dessutom antecknas besökarnas personuppgifter i systemet för besökaruppgifter. Valtori behandlar uppgifterna om personer som besöker verksamhetslokalerna med tanke på säkerheten för Valtoris personal, egendom och uppgifter. Behandlingen av informationsmaterialet grundar sig på 16 § och 17 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet 13.8.2004/759. 

Vestibulerna och de allmänna konferensrummen har också kameraövervakning. I en del av dessa lokaler verkar Senatfastigheter som personuppgiftsansvarig då det gäller kameraövervakningen. Mer information om deras dataskyddspraxis finns på fliken Senaten som personuppgiftsansvarig. I kameraövervakningen sparas en videoinspelning, men inget ljud.

I besökaruppgifterna registreras besökarens kontaktuppgifter som kan innefatta namn, organisation, telefonnummer och e-post. Andra uppgifter som också kan sparas om besöket är mötets tema, tidpunkt, plats och värd samt restaurangbeställningar under besöket.

Offentligheten och sekretessen gällande uppgifterna i informationslagret för personaladministrationen och förvaltningen fastställs i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621. Dessutom tillämpas 16 § och 17 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet 13.8.2004/759. På utlämnande av uppgifter tillämpas också EU:s dataskyddsförordning 27.4.2016/679 samt matrikellagen 24.11.1989/1010 och matrikelförordningen 29.12.1989/1322. 

Informationslagret för Valtoris ekonomiförvaltning består av informationsmaterial i ekonomiförvaltningens olika register och datasystem. Informationsmaterialet i ekonomiförvaltningens informationslager ingår också i de ovan nämnda Valtoris ärendehanteringssystem och material i pappersform samt dokumenthanteringssystem.

Informationslagret för Valtoris ekonomiförvaltning består av informationsmaterial från följande register och datasystem: 

• Ekonomiförvaltningens datasystem – Statens gemensamma datasystem för ekonomiförvaltningen
• System för beställningshantering och fakturabehandling – Statens gemensamma system för beställningshantering och fakturabehandling
• Resehanteringssystem – Statens gemensamma datasystem
• Reseportal 
• System för ekonomi- och verksamhetsplanering och -uppföljning
• Informationslagret för ekonomi-verksamhetsstyrningssystemet.

Informationslagret för ekonomiförvaltningen

I informationslagret för ekonomiförvaltningen sparas och behandlas data och informationsmaterial som behövs i planeringen av Valtoris verksamhet och ekonomi, budgetverkställigheten, betalningsrörelsen, bokföringen och fullmaktsuppföljningen samt i resultat- och ledningsredovisningen samt bokslutet (lagen om statsbudgeten 13.5.1988/423 och förordningen om statsbudgeten 11.12.1992/243) 

Av ekonomiförvaltningens processer ingår följande i ekonomiförvaltningens datasystem:

• Uppgifter om behandlingen av inkomster
• Uppgifter om behandlingen av utgifter
• Bokföringsuppgifter
• Uppgifter om den interna redovisningen. 

System för beställningshantering och fakturabehandling

Systemet för beställningshantering och fakturabehandling upprätthålls för behandlingen av statsförvaltningens beställningar och fakturor. Till det aktuella systemet överförs dessutom från datasystemet för statens personaladministration och informationshantering handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras. (Lagen om statsbudgeten 13.5.1988/423 och Förordningen om statsbudgeten 11.12.1992/243) 

I systemet för beställningshantering och fakturabehandling ingår följande:

• Beställningsuppgifter
• Uppgifter om fakturor
• Uppgifter om godkännandecirkulation av utgiftsverifikat 
• Utbetalningsuppgifter
• Övriga dokument och övrigt informationsmaterial gällande användningen av systemet
• Personaladministrationens och ekonomiförvaltningens dokument som överförts från datasystemet för personaladministrationen och ekonomiförvaltningen.

Resehanteringssystem  

Resehanteringssystemet är avsett för godkännande, redovisning och betalning av personalens reseplaner, dagtraktamenten, resekostnader, kreditkortstransaktioner och arvoden. 

Följande uppgifter ingår i resehanteringssystemet:

• Reseplan, inklusive eventuell programinformation
• Uppgifter om resekostnader och -körningar
• Uppgifter om dagtraktamente
• Uppgifter om godkännande av resa  
• Resebyråhändelser från resebyråns system
• Kreditkortstransaktioner från kreditkortsbolagets datasystem
• Personuppgifter från personaladministrationens datasystem
• Information om valutakurser från bankens webbtjänst
• Kvittoinformation
• Utbetalningsuppgifter
• Bokföringsuppgifter.

Resebyråns resebokningssystem

Resebyråns resebokningssystem är avsett för rese- och hotellbokningar genom systemet. Personalen hos tjänsteproducentens avtalskunder har tillgång till datasystemet. 

I resebokningssystemet ingår uppgifter om en resa: 

• Resebokningar (Resenärsregister)
• Reserutt, destination och tidpunkt 
• Resetidtabell 
• Resebiljett och färdsätt (bil, tåg, flyg)
• Hotelluppgifter
• Uppgifter om kostnader för tjänster. 

System för ekonomi- och verksamhetsplanering och -uppföljning

Systemet för ekonomi- och verksamhetsplanering och -uppföljning upprätthålls för Valtoris interna verksamhetsuppföljning och -rapportering. 

Systemet för ekonomi- och verksamhetsplanering och -uppföljning innefattar:

• Utfallen i affärsredovisningen (dagligen och/eller månatligen avstämningsfil) samt 
• Personaladministrationens personuppgifter, frånvarodagar, tidshanteringshändelser, årsverkesuppgifter samt fördelningsplatser. 

Informationsmaterial i ekonomi-verksamhetsstyrningssystemet

Chefernas och personalens e-kommunikation och förfrågningar i ekonomiska ärenden har inkluderats i ekonomi-verksamhetsstyrningssystemet. Systemet innehåller också för ekonomiärenden uppgifter om e-kommunikation och uppdrag tillsammans med Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet. 

På utlämnande av uppgifter ur ekonomiförvaltningens informationslager tillämpas lagen om offentlighet ii myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621 och EU:s dataskyddsförordning 27.4.2016/679 samt speciallagstiftning. 

Informationslagret för Valtoris upphandling och partner samt intressentgrupper består av hantering av konkurrensutsättning och avtal för upphandling samt hantering av uppgifter om leverantörer och intressentgrupper. Informationsmaterialet i upphandlingens informationslager innefattar dessutom de ovan nämnda Valtoris ärendehanteringssystem och material i pappersform samt dokumenthanteringssystem.

Konkurrensutsättningssystem

Upprätthållandet av den elektroniska lösningen för konkurrensutsättning grundar sig på konkurrensutsättningar som ordnas för offentlig upphandling samt på upprätthållande och hantering av upphandlingsprocessen.

Konkurrensutsättningssystemet innehåller informationsmaterial som hör till konkurrensutsättnings- och upphandlingsprocessen, bl.a. dokument med anbudsbegäran jämte bilagor, ansökningar och anmälningar om deltagande jämte bilagor, anbud jämte bilagor samt upphandlingsbeslut jämte bilagor. I systemet ingår dessutom uppgifter om pågående upphandlingar och uppgifter om genomförda upphandlingar. 

System för hantering av upphandlingsavtal

Systemet för hantering av upphandlingsavtal används för hantering av upphandlingsavtal som ingåtts med leverantörer och hantering av avtalens livscykel.

Systemet för hantering av upphandlingsavtal innehåller uppgifter om avtal som ingåtts med leverantörer och uppgifter om hanteringen av avtalens livscykel. Systemet kan innehålla enstaka uppgifter om andra avtal, till exempel kundavtal.

Leverantörsregister

Informationsmaterialet behandlas i syfte att uppfylla Valtoris lagstadgade skyldigheter. Informationsmaterial samlas in och behandlas för de olika funktionerna i leverantörshanteringen. Detta omfattar exempelvis leverantörsavtal samt e-kommunikation och serviceuppgifter som anknyter till leverantörernas uppdrag.  Registeruppgifter behandlas också för utbetalning av leverantörernas arvoden. 

Leverantörsregistret innehåller bl.a. följande informationsmaterial:

• Leverantörernas kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, organisation, telefonnummer
• Vissa betalningsuppgifter: Mottagarens (privatperson eller samfund) namn, bankkonto, EDI-kod, i vissa fall personnummer, fakturauppgifter, bild av fakturan inkl. bilagor, uppgifter som stöder betalningen såsom uppgifter om deltagare i ett evenemang, leverantörens FO-nummer.
• Uppgifter om avtalshanteringen: Avtalskontaktpersonernas namn, e-post, telefonnummer samt namn och kontaktuppgifter för hanterings- och styrningsgruppernas medlemmar. 
• Referensförfrågningar: E-postadress, organisation, telefonnummer, innehållet i referensförfrågan (Obs! Uppgifterna ingår också i Valtoris ärendehanteringssystem).

System för hantering av verksamhetsstyrningens licenser

Licenshanteringssystemet upprätthålls för hanteringen av programvarutillgångarna hos Valtori och dess kundorganisationer. 

Licenshanteringssystemet innehåller: 

• Användaruppgifter (namn, organisation, placeringsort)
• Kontaktuppgifter
• Programvara som installerats i användarens arbetsstation
• Uppgifter om programvaruanvändningen
• Uppgifter om licensavtal som ingåtts, licenserna i dessa, uppgifter om licenshanteringen samt allokeringsuppgifter
• Uppgifter om licensleverantörerna och deras kontaktuppgifter.

Upphandlingarna och partnerna samt offentligheten och sekretessen av uppgifterna i intressentgruppernas informationslager bestäms enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621. 

Kommunikationens informationslager upprätthålls för implementeringen av Valtoris kommunikation och förverkligandet av offentligheten i Valtoris verksamhet. 

Kommunikationens informationslager består av webbplats, sociala mediekanaler, intranät, system för videoredigering och -distribution, verktyg för nyhetsbrev och enkätsystem. Informationsmaterialet i kommunikationens informationslager innefattar dessutom de ovan nämnda Valtoris ärendehanteringssystem och material i pappersform samt dokumenthanteringssystem. 

Webbplats

Användningsändamålet grundar sig på Valtoris externa kommunikation. Personuppgifter kan ingå i aktuella meddelanden, webbplatsens övriga innehåll eller filer. 

På webbplatsen kan respons ges och material beställas. Informationsmaterialet används för att svara på mottagen respons samt sända beställt material till beställarens e-post.

Datainnehåll: Formuläret "Ge respons": Den registrerades e-postadress samt innehållet i dennas respons. Blanketten "Beställ Valtoris Nyhetsbrev och Beställ Aktuellt hos Valtori": Den registrerades e-postadress.

Sociala mediekanaler

Genom Valtoris sociala mediekanaler informeras om aktuella frågor, distribueras nyheter, bloggar, rekryteringsmeddelanden, bilder och aktuella länkar samt ges möjligheter att delta i diskussioner om Valtoris verksamhet. En del av det som distribueras hör till Valtoris egen innehållsproduktion, t.ex. material som publiceras på webbplatsen, en del är material som produceras av andra.

Intranät 

Intranätanvändningen grundar sig på den interna kommunikationen. Intranätet innehåller Valtoris interna meddelanden, anvisningar, evenemangsinformation, filer och diskussioner. Intranätet innehåller närmast Valtoris egna kontaktuppgifter.

System för videoredigering och -distribution

Systemet för videoredigering och -distribution innehåller inspelningar av bl.a. olika evenemang och utbildningar samt videoinspelningar av bl.a. Valtoris presentation och tjänsteanvändning. En del av materialet är avsett för intern användning hos Valtori, en del för kunder och andra intressentgrupper. Också offentliga videofilmer har publicerats på Valtoris webbplats. 

Enkätsystem 

Valtori använder enkätsystem för att genomföra olika enkäter och ordna evenemang för sina anställda, kunder och andra intressentgrupper. 

Enkätsystemen innehåller Valtoris egna kontaktuppgifter samt kontaktuppgifter för kunder och andra intressentgrupper. De som deltar i enkäterna producerar för systemet innehåll som beror på enkätinnehållet antingen i anonym eller identifierbar form.

Verktyg för nyhetsbrev 

Verktyget för nyhetsbrev används för layout och distribution av Valtoris nyhetsbrev och meddelanden. Offentliga nyhetsbrev publiceras också på Valtoris webbplats, varifrån de kan beställas. Systemet innehåller Valtoris egna kontaktuppgifter samt kontaktuppgifter för kunder och andra intressentgrupper.

Offentligheten och sekretessen av datasystemen för Valtoris informationslager bestäms enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621. 

Informationslagret för kundhanteringen och kunduppgifterna består av informationslagren i olika system för kundrelationshanteringen och kunduppgifterna. Informationsmaterialet ingår också i de ovan nämnda Valtoris ärendehanteringssystem och material i pappersform samt dokumenthanteringssystem.

Informationslagren för kundrelationshanteringen och kunduppgifterna ingår i följande system och register: 

• Systemet för användarstödets verksamhetsstyrning, 
• Registret över samtalshistorik och inspelningar, 
• Systemen för enkäter om bemötande och responsenkäter, och
• Systemen för kundrelationshantering samt
• Informationsmaterialhelheterna för utveckling av verksamhetsstyrningens kundorganisationer samt tjänsterna.

System för användarstödets verksamhetsstyrning 

Informationsmaterialet behandlas i syfte att uppfylla de lagstadgade skyldigheterna. 

Systemen för användarstödets verksamhetsstyrning innehåller uppgifter från informationsmaterialet för kundstödet och de regionala tjänsternas stöd. 

I verksamhetsstyrningssystemet behandlas Valtoris samt dess kundorganisationers informationsmaterial, inkl. personuppgifter, så att Valtori kan vidta åtgärder gällande verksamhetsstyrningen och arbetshandledningen för sina arbetstagare och kunder, tillmötesgå tjänstebegäranden och reagera på störningsanmälningar samt följa upp hur dessa förverkligas. 

Användaruppgifter: Namn, telefonnummer, organisation, personens arbetsplatsenhet, kostnadsställe, placering, arbetsstation, e-post, telefonnummer, chef, titel, arbetsuppgift, Kieku-nummer/användarnamn, virtu-kod samt innehållet i den beskrivna begäran. 

Registret över samtalshistorik och inspelningar

Valtori sparar uppgifter om och inspelningar av samtal som tas emot av växeln och kundtjänsten. Historiken över samtalskontakterna och samtalsinspelningarna används främst i utvecklingen av kundbetjäningen. Inspelningarna kan användas i utbildningen för kundbetjäningspersonalen och i undersökningar om servicenivån. Behandlingen grundar sig på ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige. 

Registret innehåller både användarstödets telefontjänst och samtalsförmedlingstjänsten, dvs. telefonväxeln. Följande uppgifter sparas: uppringarens telefonnummer, tidsstämpeln för samtalet, servicenumret som ringts upp och samtalsinspelningarna.

Enkäter om bemötande och responsenkäter

Enkäterna om bemötande och responsenkäterna anknyter till insamling och behandling av respons på kundbetjäningen samt Valtoris utvärdering av kundresponsen och uppföljning av kundnöjdheten.

Systemen innehåller följande för enkäterna och responssvaren:

• Uppgifter om respondenten samt personen som avgjort ärendet
• Betyg 1–10 
• Verbal respons. 

System för kundrelationshantering 

Enligt lagen (1226/2013, 10/2015) har Valtori en skyldighet att för sina kunder producera grundläggande IT- och kommunikationstjänster. Uppgifter om kunderna behövs för att producera, utveckla och fakturera tjänsterna. 

Behandlingen av informationsmaterialet grundar sig på den personuppgiftsansvarigas lagstadgade skyldighet samt berättigade intresse. I sin kundkommunikation utnyttjar Valtori också den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse i uppföljningen av marknadsföringen och kundnöjdheten. 

Informationsmaterialet i systemet för kundrelationshantering samlas in och behandlas för de olika funktionerna i kundrelationshanteringen. Dessa omfattar exempelvis produktion och utveckling av kundtjänster, kundkommunikation samt kundfakturering. 

Registrets informationsinnehåll:

• Kundrelationshantering: namn, titel, roll i kommunikationen, organisation, förvaltningsområde, e-postadress. 
• Kundkommunikation och -enkäter: namn, organisation, e-postadress, uppgifter för kundevenemang, t.ex. diet, uppgifter om evenemangsinnehållet och -tidpunkten.
• Störningskommunikation: Kundens kontaktpersoner: namn, e-post, telefonnummer och metadata om störningen.
• Kundfakturering: Fakturamottagarens (privatperson eller samfund) namn, bankkonto, EDI-kod, i vissa fall personnummer, fakturauppgifter, bild av fakturan inkl. bilagor, uppgifter som stöder betalningen såsom uppgifter om deltagare i ett evenemang
• Avtalshantering: Kundernas kontaktpersoner: namn, e-postadress, telefonnummer, titel, avtalets namn och metadata.

Informationsmaterialhelheterna för utveckling av verksamhetsstyrningens kundorganisationer samt tjänsterna

Verksamhetsstyrningssystemen innehåller informationsmaterial för kundorganisationerna och utvecklingen av tjänsterna. Denna del innehåller också informationsmaterial för utveckling av Valtoris egen verksamhet. 

I sekretessen och utlämnandet av uppgifter i informationslagret för kundrelationshanteringen och kunduppgifterna iakttas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621 samt annan speciallagstiftning. 

Tjänsteproduktionens informationslager består av uppgifter och informationsmaterial för de kommunikationstekniska tjänsterna, dataterminalstjänsterna, datakommunikationstjänsterna, informations- och cybersäkerhetstjänsterna samt stödtjänsterna för integrationstjänsternas ICT-verksamhet. 

En del av produktionens informationsmaterial och uppgifter ingår också i de ovan nämnda Valtoris ärendehanteringssystem och material i pappersform samt dokumenthanteringssystem.

Tjänstehanteringshelheten för verksamhetsstyrningssystemet 

Informationsmaterialet behandlas i syfte att uppfylla de lagstadgade skyldigheterna. 

I tjänstehanteringssystemet för verksamhetsstyrningssystemet behandlas Valtoris samt dess kundorganisationers förfrågningar, uppdrag och enkäter så att Valtori kan genomföra åtgärder som hänför sig till arbetstagarnas och kundernas verksamhetsstyrning och arbetshandledning, tillmötesgå tjänstebegäranden och reagera på störningsanmälningar samt följa upp implementeringen av dessa. informationsmaterialet innehåller personuppgifter och personernas kontaktuppgifter. 

Användaruppgifter: Namn, telefonnummer, organisation, personens arbetsplatsenhet, kostnadsställe, placering, arbetsstation, e-post, telefonnummer, chef, titel, arbetsuppgift, Kieku-nummer/användarnamn, virtu-kod

Apparatuppgifter: Apparatuppgifter och anknytande organisations- och person- samt programvaruuppgifter behandlas.    

Stödbegärandena kan innehålla personuppgifter. Den registrerade kan kontrollera öppna och slutna stödbegäranden som gäller hen själv genom verksamhetsstyrningssystemets tjänsteportal.

I fråga om offentligheten och sekretessen av uppgifterna i produktionens informationslager samt utlämnande av uppgifter iakttas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621 samt annan speciallagstiftning. 

I princip lämnar inte Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori ut informationsmaterial med hjälp av ett tekniskt gränssnitt. En stor del av informationsmaterialet utgörs av uppgifter som ägs av kundorganisationerna. Valtori behandlar de aktuella uppgifterna, och kundorganisationerna verkar som personuppgiftsansvariga.  

Av dataskyddsskäl kan Valtoris egna uppgifter i regel inte lämnas ut genom ett tekniskt gränssnitt. Valtori fattar från fall till fall beslut om utlämnande av informationsmaterial genom ett tekniskt gränssnitt när behov för detta uppstår. 

Med tillgänglighet avses principer och olika former av teknik som ska tillämpas i planeringen, utvecklingen, upprätthållandet och uppdateringen av digitala webbtjänster så att dessa kan användas av så många individer som möjligt. 

Valtoris mål är att garantera tillgängligheten av sin webbplats på det sätt som avses i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster 15.3.2019/306. Valtori utvecklar fortlöpande tillgängligheten av innehållet på sin webbplats och förbättrar på detta sätt möjligheterna för alla att använda webbplatsen på ett likvärdigt sätt. Tillgänglighetsbeskrivningen för webbplatsen Valtori.fi grundar sig på tredje parts bedömning av huruvida webbplatsen uppfyller kraven i direktivet (EU) 2016/2102. 

Framläggande av begäran om information

Då det gäller att ge och lämna ut information iakttar Valtori lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, EU:s dataskyddsförordning och dataskyddslagen samt speciallagstiftning. 

Information om offentliga handlingar ges så snart som möjligt, dock senast inom två veckor räknat från mottagandet av begäran om information. Om behandlingen av och avgörandet i ett ärende kräver särskilda åtgärder eller en större arbetsinsats än normalt, ges information om en offentlig handling eller avgörs ett ärende inom en månad räknat från mottagandet av begäran om information. 

Också för utlämnande av sekretessbelagt informationsmaterial och sekretessbelagda handlingar är behandlingstiden en månad. Informationsmaterial och handlingar som är sekretessbelagda lämnas ut endast i det fall att den som begär information har en lagstadgad rätt till sekretessbelagd information. 

En begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling skall individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten skall kunna utreda vilken handling den avser (OffL 621/1999, 13 §). Efter behov ger myndigheten den som begär information assistans med att specificera handlingen eller informationen.

Informationsbegärandena ska sändas till Valtoris registratur där de registreras för uppföljning av de utsatta tiderna. Registraturen vidarebefordrar informationsbegäran till ansvarspersonen för behandling.

• E-post: [email protected]
• Postadress: Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori, registraturen, Fågelviksgatan 5, 00530 Helsingfors
• Mer information: Informationshanteringsexpert, tfn 0295 505714

Kontroll, rättelse och radering av egna uppgifter

Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori samlar in samt upprätthåller olika personuppgifter (den egna personalen och personalen hos kundorganisationer) för utförandet av sina lagstadgade uppgifter som ett resultat av sin verksamhet. En person har själv rätt att kontrollera egna personuppgifter som sparats i systemen. Enligt EU:s dataskyddsförordning 2016/679 har en registrerad person rätt att

• kontrollera sina personuppgifter
• begära en rättelse eller radering av sina egna uppgifter
• begära att behandlingen av uppgifterna begränsas eller motsätta sig att uppgifterna behandlas
• begära att personuppgifterna överförs från ett system till ett annat/från en personuppgiftsansvarig till en annan
• återkalla sitt samtycke, om behandlingen av personuppgifterna grundar sig på den registrerades samtycke 
• anföra klagomål hos Dataombudsmannens byrå, om den registrerade anser att man i behandlingen av hens personuppgifter har brutit mot gällande dataskyddslagstiftning.

Personen kan föreslå att hens uppgifter rättas eller raderas, om det finns fel eller brister i uppgifterna. Rätten att radera uppgifter, begränsa eller motsätta sig behandlingen gäller inte lagstadgade register. Då det gäller radering av uppgifter som ackumuleras i myndigheternas lagstadgade verksamhet iakttas bestämmelserna och föreskrifterna samt anvisningarna om bevarande av uppgifter. 

Så länge Valtori är personuppgiftsansvarig ska begäranden om kontroll och rättelse av egna uppgifter samt radering av felaktiga uppgifter sändas till Valtoris Registratur där de registreras för uppföljning av de utsatta tiderna. Registraturen vidarebefordrar begäran till ansvarspersonen för behandling.

• E-post: [email protected]
• Postadress: Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori, registraturen, Fågelviksgatan 5, 00530 Helsingfors
• Mer information: Informationshanteringsexpert, tfn 0295 505714 och dataskyddsombudet, tfn 0295 505029.

Till informationslagren hos Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori insamlas informationsmaterial och handlingar som avses i lagar och bestämmelser och som ackumuleras och behandlas samt upprätthålls och förvaras i Valtoris verksamhet. 

Exempel på söktermer som kan användas för att hämta sparade uppgifter om informationslager: personens, kundorganisationens eller leverantörens namn, personnummer, kod som getts från personaladministrationens datasystem, ärendenummer (diarienummer), avtalsnummer, ärende eller sökord, metadata samt ticketingnummer och eventuella ID-nummer som ges genom datasystemet. 

Denna beskrivning av handlingsoffentligheten publiceras på Valtoris webbplats så, att tillgängligheten har beaktats i beskrivningens presentationssätt.