Vi sköter ICT-utrustningens livscykelhantering
Ansvarsmål: Vi tar hand om ICT-utrustning och -komponenter i enlighet med hållbar utveckling
Valtoris uppgift är att se till att medarbetarna vid statsförvaltningen har en smidig och säker vardag med ICT-tjänsterna och -verktygen. Enhetliga ICT-tjänster är trygga, ger volymbesparingar och underlättar samarbetet över organisationsgränserna.
Idrifttagning och användning av ICT-utrustning
Det finns arbetsstationer för många olika behov. Kunden får allt som behövs för den grundläggande användningen av arbetsstationen i ett och samma paket. Enheten, standardprogram och applikationer samt regelbundna program- och datasäkerhetsuppdateringar erbjuds under enhetens hela livscykel.
Vi ger användarna av Valtti-terminaler stöd för självständig och datasäker i- och urdrifttagning av enheter. Ett självständigt genomförande gör det möjligt att ta i bruk en enhet oberoende av tid och plats. I modellen ingår bland annat en applikation för enhetsbyte, som för över användarens uppgifter från den gamla datorn till den nya, samt ett verktyg för att ta den gamla enheten ur bruk.
År 2023 vidareutvecklade vi anvisningarna för självständig idrifttagning och startade verksamheten vid en terminalbytesklinik.
- Terminalbyteskliniken är en lättanvänd kanal där man får stöd när man byter terminalutrustning. På kliniken erbjuds ingen handledd handledning eller utdelning av datorer, utan där får man hjälp i eventuella problemsituationer.
- Stödet kan ges på antingen en distansklinik eller en närklinik.
I och med det nya Tori-arbetsstationsavtalet fick våra kunder i början av 2023 möjlighet att beställa arbetsstationer och tillbehör till sina hemadresser. Hemleveransen minskar behovet av att resa till verksamhetsstället för att hämta beställningar när personen i regel arbetar på distans och befinner sig på längre avstånd från verksamhetsstället.
År 2023 tog vi i bruk leveranserna på rullburar utan produktförpackningar, där apparaterna kan levereras till kunden i en och samma låda. På så sätt behövs betydligt mindre mängder förpackningsmaterial.
Återvinning av ICT-utrustning
Ett särskilt ansvarsområde för oss är återvinningen av våra egna och våra kunders ICT-enheter och -utrustning. Hit hör till exempel bärbara datorer, telefoner, surfplattor, skärmar och skrivare.
Återvinningsansvaret är uppdelat så att
- leasingutrustning återvinns via vår partner 3StepIT när utrustningen nått slutet av sin livscykel enligt avtalet och
- trasiga, föråldrade produkter som inte ingår i leasingavtal (t.ex. en del skärmar och skrivare, datakommunikationskomponenter) eller produkter som annars hat nått slutet av sin livscykel samlas in som el- och elektronikavfall och går till elektronikåtervinning. För detta har Valtori tre partner: Kuusakoski, Encore och Destia.
Utrustning som nått slutet av sin livscykel enligt avtalet överlämnas till ett transportföretag som befullmäktigats av 3stepIT och som transporterar den till 3stepIT:s logistikcentral. Utrustning som återlämnas där sorteras för återförsäljning och bortskaffande:
- Utrustning som ska återförsäljas testas och data som finns i den förstörs genom att skriva över hårddiskarna. Även apparater som klassificerats för bortskaffande hanteras på ett datasäkert sätt.
- Alla enheter som innehåller data, till exempel datorer, multifunktionsenheter och servrar töms genom trefaldig överskrivning. Om hårddisken inte kan överskrivas, förstörs den genom att krossa.
- Valtori och kunderna har via 3StepIT även tillgång till tilläggstjänsten ReStepIT för återlämnande av ägda apparater (köpta apparater som skaffats via Valtori). Verksamhetsmodellen är densamma som vid återvinning av leasingutrustning.
3StepIT producerar en årlig miljörapport om ICT-utrustningen.
Bild: Återvinning av utrustning som nått slutet av sin livscykel med 3StepIT (bildkälla: Valtori)
Utrustning som går till elektronikåtervinning samlas i lämpliga rullburar och hämtas centraliserat av partnerföretaget. I Finland övervakar myndigheten att de som hanterar el- och elektronikavfall har vederbörliga miljötillstånd. Partnerföretagen återvinner utrustningen i första hand i Finland. Företagen sorterar, förbehandlar eller förädlar materialen för återanvändning så långt det går. I huvudsak krossas maskinerna och materialen separeras med olika tekniska metoder.
- Av materialen i moderna datorer kan upp till 99 procent återanvändas.
- Brännbart avfall som inte duger för materialåtervinning förädlas till återvinningsbränsle.
Mellanlagring av Valtti-arbetsstationer
För Valtti-arbetsstationer med återstående leasingtid erbjuder vi mellanlagring. Från mellanlagret kan våra kunder beställa Valtti-arbetsstationer i gott skick som returnerats från organisationen för ny användning. Tidigare har det varit dyrt att återlämna arbetsstationer under en pågående leasingperiod, varvid överflödiga arbetsstationer blivit kvar hos kunderna i väntan på leasingperiodens slut.
Arbetsstationer som har minst ett år kvar av leasingtiden kan cirkuleras till exempel till sommarjobbare.
År 2023 utvidgades möjligheten till mellanlagring i Terminaltjänsten Valtti även till Valtti Moduuli-kunderna.
Kartläggning av behovet av multifunktionsenheter och skrivare i samband med livscykelbyten
Vid livscykelbyten hos våra kunder utförs samtidigt en behovskartläggning med hjälp av statistiken för de apparater som använts. Utifrån denna information rekommenderas för kunderna utrustning som bäst lämpar sig för deras behov.
När utrustningen som används motsvarar behoven effektiviseras utskrivningsverksamheten på många sätt, till exempel enligt följande:
- När kartläggningen visar att apparatens användningsfrekvens är hög, strävar man efter att välja en apparat med god utskriftshastighet för att effektivisera arbetstiden.
- För att optimera apparatkostnaderna strävar man efter att inte använda apparater som är för stora i förhållande till behoven.
- När apparater används mindre är målet att kartlägga om utskrivningsverksamheten kan centraliseras eller antalet apparater minskas.
Vi strävar alltså efter att hjälpa kunderna att använda lagom många apparater av lämplig storlek enligt deras behov.
De nya Videokonferenstjänsterna minskar antalet parallella lösningar
År 2023 förnyade vi Valtoris Videokonferenstjänster för både Tori- och Tuve-tjänsternas del. I och med den nya tjänsten kan Valtoris kundorganisationer sätta upp datasäkra kommunikationsförbindelser och distansmöten enklare och snabbare än tidigare med alla intressentgrupper. Under mötena kan säkerhetsklassificerad information behandlas och det behövs inte längre flera parallella lösningar för att tillgodose behoven.
Du kan läsa mer om de nya tjänsterna i artikeln på vår webbplats (på finska): Helppoa, nopeaa ja tietoturvallista yhteydenpitoa uudistuvilla videoneuvottelupalveluilla
Framstegsindikator
Utsorterade enheter till ny användning via 3stepIT
Utfall 2023: 98 % av utrustningen vidarebefordrades för fortsatt användning på ett datasäkert sätt, 2 % hamnade i elektronikåtervinning. Besparingen av koldioxidutsläpp var 2 400 000 kg.
Utfall 2022: 99 % och över 2 500 000 kg.
Utfall 2021: 97 % och 1 000 000 kg.
Fallexempel
Förlängning av leasingtiderna för Tori-tjänsternas mobila enheter. Kundorganisationerna kan nu själva välja om de fortsätter med tvååriga avtal eller övergår till treåriga leasingavtal. När denna rapport skrivs har man gått över till treåriga leasingavtal för uppskattningsvis drygt 10 000 apparater.
Kioskmodellen som införts för livscykelbyten av Tuve-arbetsstationer. Med hjälp av kioskmodellen sparar vi på bytestider, tillgängliga personalresurser och utrustningstransporter.
Kiosken är alltså en temporär bytesstation dit man kommer med sin gamla apparat för att byta ut den mot en ny. Om användaren behöver stöd med installationen av den nya enheten ska hen begära det i förväg med en Tokka-stödbegäran.
FN:s mål 12 Säkerställa hållbara konsumtions- och produktionsmönster.
Delmål 12.5 Till 2030 väsentligt minska mängden avfall genom åtgärder för att förebygga, minska, återanvända och återvinna avfall.
