Vi förbättrar kostnadseffektiviteten genom automatisering

Ansvarsmål: Vi sänker kostnaderna genom att satsa på automatisering 

Grundläggande rapportering med automatiska uppdateringar på dataplattformen 

Vi inledde Valtoris interna pilotanvändning av dataplattformen i slutet av året. Dataplattformens informationsvyer blir tillgängliga för hela Valtori under våren 2024 och för pilotkunderna under 2024, varefter användningen av plattformen utvidgas till de övriga kundrelationerna.

På dataplattformen kommer vi att erbjuda tidsenlig grundläggande rapportering med automatiska uppdateringar till kunderna inom Tori-tjänsterna. Till exempel skapas faktureringsrapporterna automatiskt på Dataplattformen.

Uppgifternas tillgänglighet och tidsenlighet förbättras när uppgifterna från flera olika informationskällor överförs automatiskt till dataplattformen. Dataplattformen effektiviserar utnyttjandet av information och möjliggör kunskapsbaserad ledning. Utöver de färdiga informationsvyerna ger dataplattformen möjlighet att tillhandahålla förädlade data med hjälp av gränssnitt bland annat för olika kundbehov.

Utvidgning av nyttjandet av chattbotten

Under 2023 utvidgade vi avsevärt användningen av Rådgivningsbotten Valpuri i Serviceportalen TOP. I slutet av året användes chatten på TOP vid 32 ämbetsverk som är våra kunder, vilket var en tiofaldig ökning jämfört med året innan.

Chattbotten svarar på enkla och rutinmässiga frågor och bidrar på så sätt till att kunderna får svar snabbare, samtidigt som den frigör kundstödsexperternas tid för annat. 

Automatisering av hanteringen av inköpsfakturor och faktureringen

Under året fortsatte vi den systematiska arbetet för att automatisera hanteringen av inköpsfakturor och faktureringen. Automatiserade faktureringsprocesser sparar arbetstid för Valtorianställda och ger samtidigt kostnadsbesparingar. 

Automatiseringen av inköpsfakturaprocessen gav Valtori en besparing på ungefär 298 000 euro/år under året. I beräkningen har man beaktat arbetstidsbesparingen för Valtorianställda samt kostnadsbesparingarna i fråga om tjänster som köpts av Palkeet. Den årliga besparing som automatiseringen ger minskar de indirekta kostnaderna och trycket att höja faktureringspriserna.

I automatiseringen av faktureringsprocessen har man arbetat vidare med ibruktagandet av faktureringsdatasystemet och utvecklat automatiseringen. I fråga om faktureringsprocessen uppgår besparingarna som fås genom automatisering till flera dagsverken i månaden. Dessutom påverkar det sammanställandet och administrationen av de data som faktureringen bygger på. Utvecklingen av dessa automatiseringar skapar betydande besparingar i tjänsterna.

Exempel på automatisering av Valtoris tjänster:

I mobilenhetstjänsten Mobilli påbörjades automatiseringen av uppgifter i anslutning till byten av mobila enheter och livscykeluppföljningen av dem, såsom elektroniska följebrev och automatisk rapportering. Detta effektiviserar arbetsmomenten och ger därmed kostnadsbesparingar. Automatiseringen fortsätter 2024.

I Tuve Videokonferenstjänsten automatiserade vi processen och användningssätten, vilket underlättade användningen av tjänsten och syntes också som en minskning av antalet uppgifter inom serviceproduktionen.

Framstegsindikatorer

Kundorganisationer som använder chattbotten i Serviceportalen TOP 

Utfall 2023: 32
Utfall 2022: 3 

Andelen automatiska fakturor i månadsvis fakturering

Utfall 2023: 80 %
Utfall 2022: 60 %
Utfall 2021: 8 %

Andelen automatiserade inköpsfakturor

Utfall 2023: 38,30 %
Utfall 2022: 30,60 % (andelen minskade eftersom man i och med organisationsförändringen som genomfördes i Valtori 2022 var tvungen att uppdatera alla befintliga automatiseringar)
Utfall 2021: 38 %

Fallexempel

Grundläggande rapportering med automatiska uppdateringar på dataplattformen. Plattformen kommer att erbjuda tidsenlig grundläggande rapportering med automatiska uppdateringar till kunderna inom Tori-tjänsterna. Vi inledde Valtoris interna pilotanvändning och under 2024 kommer användningen att utvidgas till pilotkunder.