Asiakirjajulkisuus

Tiedonhallintayksikön on Lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (9.8.2019, 906/2019) 28 §:n nojalla (jäljempänä tiedonhallintalaki) julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi (jäljempänä asiakirjajulkisuuskuvaus). 

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13.1 §:ssä edellytetyllä tavalla. 

Tämän asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Valtorin asiarekisteri ja palvelujen tietovarannot muodostuvat kahden liiketoiminta-alueen, Valtorin perustamisen ja sen toiminnan sekä TUVE-palveluiden toiminnan tuloksena karttuneista ja kertyvistä tietoaineistoista. (Laki valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä 30.12.2013/1226, Valtioneuvoston asetus valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä 20.2.2014/132 ja Laki julkisen hallinnon turvallisuusverkkotoiminnasta 15.1.2015/10, Valtioneuvoston asetus julkisen hallinnon turvallisuusverkkotoiminnasta 27.8.2015/1109.)

Valtorissa on jaoteltu tähän kuvaukseen seitsemän eri tietovarantoa, jotka ovat 1) asiarekisterin ja tiedonhallinnan, 2) henkilöstöhallinnon ja hallinnon, 3) taloushallinnon, 4) hankinnat ja kumppanit sekä sidosryhmien, 5) viestinnän, 6) asiakkuudenhallinnan ja asiakastiedon sekä palvelujen kehittämisen ja 7) palvelutuotannon tietovarannot. Kukin tietovaranto on looginen kokonaisuus. Tietovarannot sisältävät tietoaineistoja, jotka on ryhmitelty tietoryhmittäin ja/tai rekistereittäin. 

Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tiedot ja ohjeistukset siitä, miten tietoja voidaan pyytää.

Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä. Tässä julkisuuskuvauksessa on kuvattu tietovarannot, joissa on lähtökohtaisesti Viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta annetun lain nojalla julkisia tietoja. Kuvaus tietoaineiston luovuttamiseen liittyvästä lainsäädännöstä on ilmoitettu kunkin tietovarannon lopussa.

Valtorin asiarekisterien ja tiedonhallinnan tietovaranto ovat looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisterit ovat rekistereitä vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekistereihin ja hallinnon tietovarantoon kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmiin, diaariin, sopimusrekisteriin ja dokumenttien hallintajärjestelmiin sekä paperiaineistoon. 

Asiarekisterien ja tiedonhallinnan tietovaranto koostuvat asiakokonaisuuksittain seuraavista rekistereistä ja tietojärjestelmistä: 

• Valtorin asiarekisterit, asianhallintajärjestelmät
• Diaari (vanha)
• Sopimusrekisteri
• Valtorin dokumenttien hallintajärjestelmät 

Asiarekisterien ja tiedonhallinnan tietovarannon ylläpito perustuvat seuraavaan säännöstöön:

• Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 9.8.2019/906 mm. 25 §, 26 §
• Hallintolaki 6.6.2003/434 mm. 5 §, 8 §, 17 §, 19 §, 42 § 
• Arkistolaki 23.9.1994/831 mm. 6 §, 8 §,16 §
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621 18 §
• Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2003/13 10-12 §:t
• Valtioneuvoston asetus asiakirjojen turvallisuusluokittelusta valtionhallinnossa 28.11.2019/1101 14 §
• Euroopan parlamentin ja neuvoston (EU) asetus 27.4.2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä niiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus), jatkossa EU:n tietosuoja-asetus
• Tietosuojalaki 5.12.2018/1050

Valtorin asiarekisterit ja asianhallintajärjestelmät 

Valtorin asiarekistereihin (vrt. diaari) ja asianhallintajärjestelmiin on rekisteröity seuraavat tiedot: 

• Vireille tulevan asian nimi ja kuvailu
• Asian vireille saattajasta, asiakirjan saapumispäivästä, tai, milloin asiakirja on viranomaisen laatima, sen laatimispäivästä sekä asian laadusta; 
• Suoritetuista välitoimenpiteistä, kuten toimituksista sekä selvitys- ja lisätieto- tai lausuntopyynnöistä ja niitä koskevista asiakirjoista
• Asiakirjan lähettämispäivämäärästä
• Asian lopputoimenpiteistä ja niitä koskevista asiakirjoista.

Sopimusrekisterit

Valtorin laatimat sopimukset ja niiden muutokset sekä päättyneet sopimukset rekisteröidään asianhallinnan lisäksi sopimusrekisteriin, johon merkitään sopimuksista seuraavat tiedot:

• Sopimuksen nimestä ja asiayhteyden kuvailusta
• Valtorin asianumerosta ja sopimusnumerosta sekä mahdollisesta toisen sopimuspuolen sopimusnumerosta
• Toisen tai useamman sopimusosapuolen nimestä (asiakas tai toimittaja)
• Sopimusasiakirjan päivämäärästä ja/tai allekirjoituspäivästä
• Sopimuksen voimassaoloajasta.

Dokumenttienhallintajärjestelmät 

Dokumenttienhallintajärjestelmät on tarkoitettu Valtorin sisäiseen käyttöön asiakirjojen ja dokumenttien laadintaan ja tallennukseen sekä tiedon hallintaan. Ne koostuvat sähköisistä työtiloista ja niiden sisältämistä dokumenttikirjastoista sekä dokumenteista. Tavoitteena on tallentaa ko. dokumenttienhallintajärjestelmiin tallennetut asiakirjalliset tietoaineistot sähköisessä muodossa asianhallintajärjestelmiin, jollei niitä ole laadittu asianhallintajärjestelmissä.

Asiarekisterien ja tiedonhallinnan tietovarannon asiarekisterit, sopimusrekisteri ja dokumenttien hallintajärjestelmät sisältävät viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 21.5.1999/621 24 §:n 1 mom. mm. kohtien 7, 17 ja 20 nojalla myös salassa pidettäviä tietoja. 

Valtorin henkilöstöhallinnon tietovaranto koostuu eri henkilöstöhallinnon rekistereiden ja tietojärjestelmien tietoaineistoista. Henkilöstöhallinnon tietovarannon tietoaineistoja sisältyy myös edellä mainittuihin Valtorin asianhallintajärjestelmiin ja paperiaineistoihin sekä dokumenttienhallintajärjestelmiin.

Valtorin henkilöstöhallinnon tietovaranto koostuu seuraavien rekistereiden ja tietojärjestelmien tietoaineistoista: 

• Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä – Valtionhallinnon yhteinen henkilöstöjärjestelmä
• Työnhaku- ja rekrytointijärjestelmä – Valtionhallinnon yhteinen työnhaku- ja rekrytointipalvelu
• HR-toiminnanohjausjärjestelmä
• Osaamisen tietojärjestelmät
• Lounas- ja virkistysetu -asioiden rekisteri.

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä – Valtion yhteinen henkilöstöjärjestelmä

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään tallennetaan ja siinä käsitellään tietoja ja tietoaineistoja, jotka ovat tarpeen Valtorin henkilöstön palvelus-suhdeasioiden ja palkanmaksun hoitamiseksi. 
Tietojärjestelmään talletetaan myös Nimikirjalain (1010/1989) ja Nimikirja-asetuksen (1322/1989) mukaiset tiedot henkilöstöstä.

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä sisältää seuraavat tiedot:

• Palvelussuhteessa olevan tai palvelussuhteesta eronneen henkilön tietoja
• Nimikirjatiedot
• Palvelussuhteen hallintaan liittyvät tiedot
• Palkkoihin liittyvät tiedot

Työnhaku- ja rekrytointijärjestelmä - Valtion yhteinen työnhaku- ja rekrytointi-palvelu

Työnhaku- ja rekrytointijärjestelmää ylläpidetään valtion työnantajatehtävien hoitamista varten. Rekisterin avulla laaditaan hakuilmoituksia avoimista tehtävistä sekä vastaanotetaan ja käsitellään työpaikkahakemuksia, lähetetään tietoja hakijoille hakuvaiheista ja pyydetään tarvittaessa täydentäviä tietoja hakijoilta, käsitellään hakemuksia virkojen ja tehtävien täyttämistä varten sekä raportoidaan henkilöstön hankintaan liittyviä tunnuslukuja, kuten avointen tehtävien lukumäärästä ja saapuneiden hakemusten määrästä tehtävittäin.

Työnhakijat tallentavat itseään koskevat tiedot hakemuslomakkeella rekisteriin. Hakemukset, jotka on toimitettu muulla tavoin kuin työnhaku- ja rekrytointijärjestelmän kautta (esimerkiksi kirjeitse tai sähköpostitse toimitetut), tallennetaan myös ko. järjestelmään.  

HR-toiminnanohjausjärjestelmän tietoaineistot 

HR-toiminnanohjausjärjestelmään on sisällytetty esimiesten ja henkilökunnan asiointi ja pyynnöt henkilöstön palvelussuhdeasioissa. Järjestelmä sisältää eräitä rekrytointiin, työaikoihin, sivutoimi-ilmoituksiin ja -lupiin sekä todistuksiin liittyviä palvelussuhdeasiakirjoja ja tietoaineistoja. Järjestelmä sisältää myös asiointitiedot ja toimeksiannot Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeiden kanssa HR-asioissa. 

Osaamista koskevat tietoaineistot

Henkilöstön osaamista koskevia tietoaineistot sisältyvät henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään ja erilliseen sähköiseen koulutusjärjestelmään. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää ylläpidetään henkilöstön osaamisen ylläpitämisen hallinnassa ja erillistä sähköistä koulutusjärjestelmää oppimisen ja osaamisen kehittämisen työkaluna. 

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään sisältyvät henkilökunnan tallentamat osaamista koskevat kuvailutiedot ja tutkintotiedot sekä suoritetut diplomi- ja muut koulutustiedot. Järjestelmä sisältää myös osaamisen ja koulutuksen suunnitteluun ja kehittämiseen sekä seurantaan liittyvät tiedot. Osa vastaavista tutkintotiedoista sisältyy myös nimikirjatietoihin.

Sähköinen koulutusjärjestelmä sisältää koulutus- ja oppimismateriaalin sekä käyttäjätiedot. 

Lounas- ja virkistysetuasioiden järjestelmä

Lounas- ja virkistysetuasioiden järjestelmää pidetään yllä toimittajan tuotevalikoimaan kuuluvien henkilöstöetujen, kuten lounas-, kulttuuri- ja liikuntasetelipalvelujen toimittamista varten. 

Järjestelmä sisältää seuraavat tiedot:

• Lounas- ja virkistysetu -korttien tilaaminen, valmistaminen, toimittaminen ja lataus 
• Setelituotteiden tilaaminen ja toimittaminen 
• Asiakkaan tilaamaan tuotteeseen tai palveluun liittyvä yhteydenpito 
• Asiakassuhteen hoitaminen, hallinta, ylläpito ja kehittäminen 
• Tuotteiden ja palveluiden laskutus 
• Asiakassuhdetta vahvistavat markkinointitoimenpiteet, kuten asiakasviestit ja tiedotteet. 

Toimitilavierailutiedot

Valtorin vierailija- ja toimitiloissa on kameravalvonta ja lisäksi vierailijan henkilötiedot merkitään vierailijatietojärjestelmään. Valtori käsittelee toimitiloissa vierailevien henkilöiden tietoja Valtorin henkilöstön, omaisuuden ja tietojen turvaamiseksi. Tietoaineistojen käsittely perustuu lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä 13.8.2004/759 16 § ja 17 §. 

Aulatiloissa ja yleisissä neuvotteluhuoneissa on myös kameravalvonta. Osassa näissä tiloissa kameravalvonnan osalta rekisterinpitäjänä toimii Senaatti-kiinteistöt, ja heidän tietosuojakäytännöistään voi lukea Senaatti rekisterinpitäjänä -sivulta. Kameravalvonnassa tallentuu videokuvaa, muttei ääntä.

Vierailijatietoihin tallennetaan vierailijan yhteystietoja, joita voivat olla nimi, organisaatio, puhelinnumero ja sähköposti. Vierailusta voidaan tallentaa myös tilaisuuden aihe, ajankohta, sijainti ja isäntä, sekä tilaisuuteen liittyvät ravintolatilaukset.

Henkilöstöhallinnon ja hallinnon tietovarannon tietojen julkisuus ja salassapito määräytyvät viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 21.5.1999/621 mukaan. Lisäksi sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä 13.8.2004/759 16 § ja 17 §. Tietojen luovuttamisessa sovelletaan myös EU-tietosuoja-asetusta 27.4.2016/679 sekä Nimikirjalakia 24.11.1989/1010 ja Nimikirja-asetusta 29.12.1989/1322.

Valtorin taloushallinnon tietovaranto koostuu eri taloushallinnon rekistereiden ja tietojärjestelmien tietoaineistoista. Taloushallinnon tietovarannon tietoaineistoja sisältyy myös edellä mainittuun Valtorin asianhallintajärjestelmiin ja paperiaineistoihin sekä dokumenttienhallintajärjestelmiin.

Taloushallinnon tietovaranto koostuu seuraavien rekistereiden ja tietojärjestelmien tietoaineistoista: 

• Taloushallinnon tietojärjestelmä – Valtion yhteinen taloushallinnon tietojärjestelmä
• Tilausten hallinta- ja laskujen käsittelyjärjestelmä – Valtion yhteinen tilausten hallinta- ja laskujen käsittelyjärjestelmä
• Matkahallintajärjestelmä – Valtion yhteinen tietojärjestelmä
• Matkaportaali 
• Talouden ja toiminnan suunnittelu- ja seurantajärjestelmä
• Talous-toiminnanohjausjärjestelmän tietoaineistot.

Taloushallinnon tietojärjestelmä

Taloushallinnon tietojärjestelmään talletetaan ja siinä käsitellään tietoja ja tietoaineistoja, jotka ovat tarpeen Valtorin toiminnan ja talouden suunnittelussa, talousarvion toimeenpanossa, maksuliikkeessä, kirjanpidossa ja valtuuksien seurannassa sekä tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimessa sekä tilinpäätöksessä (Laki valtion talousarviosta 13.5.1988/423 ja Asetus valtion talousarviosta 11.12.1992/243).

Taloushallinnon prosesseista taloushallinnon tietojärjestelmään sisältyvät:

• Tulojen käsittelytiedot
• Menojen käsittelytiedot
• Kirjanpitotiedot
• Sisäisen laskennan tiedot. 

Tilausten hallinta- ja laskujen käsittelyjärjestelmä

Tilausten hallinta- ja laskujen käsittelyjärjestelmää pidetään yllä valtionhallinnon tilausten ja laskujen käsittelyä varten. Lisäksi ko. järjestelmään siirretään valtion henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmästä arkistoitavaksi tarkoitetut asiakirjat ja tietoaineistot. (Laki valtion talousarviosta 13.5.1988/423 ja Asetus valtion talousarviosta 11.12.1992/243).

Tilausten hallinta- ja laskujen käsittelyjärjestelmään sisältyvät:

• Tilaustiedot
• Laskuja koskevat tiedot
• Menotositteen hyväksymiskierron tiedot 
• Maksuunpanotiedot
• Muut järjestelmän käyttöön liittyvät asiakirjat ja tietoaineistot
• Henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tietojärjestelmistä siirretyt henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon asiakirjat ja tiedot.

Matkahallintajärjestelmä  

Matkahallintajärjestelmä on tarkoitettu henkilöstön matkasuunnitelmien, päivärahojen, matkakulujen, matkakorvausten, luottokorttitapahtumien sekä palkkioiden hyväksymiseksi, tiliöimiseksi ja maksamiseksi. 

Matkahallintajärjestelmään sisältyvät seuraavat tiedot:

• Matkasuunnitelma mahdollisine ohjelmatietoineen
• Matkustusta koskevat kulu- ja ajotiedot
• Päivärahatiedot
• Matkan hyväksymistiedot  
• Matkatoimiston järjestelmästä matkatoimistotapahtuma
• Luottokorttiyhtiön järjestelmästä luottokorttitapahtumat
• Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmästä henkilötiedot
• Pankin Internet-palvelun valuuttakurssitiedot
• Kuittitiedot
• Maksatustiedot
• Kirjanpitotiedot

Matkatoimiston matkanvarausjärjestelmä

Matkatoimiston matkavarausjärjestelmä on tarkoitettu matka- ja hotellivarausten tekemiseen järjestelmän kautta. Palveluntuottajan sopimusasiakkaiden henkilöstöllä on pääsy tietojärjestelmään. 

Matkanvarausjärjestelmä sisältää matkaa koskevat tiedot: 

• Matkavaraukset (Matkustajarekisteri)
• Matkareitti, matkakohde ja ajankohta 
• Matka-aikataulu
• Matkalippu ja matkustustapa (auto, juna, lento)
• Hotellia koskevat tiedot
• Palveluiden kulutiedot. 

Talouden ja toiminnan suunnittelu- ja seurantajärjestelmä

Talouden ja toiminnan suunnittelu- ja seurantajärjestelmää pidetään yllä Valtorin sisäistä toiminnan seurantaa ja raportointia varten. 

Talouden ja toiminnan suunnittelu- ja seurantajärjestelmä sisältää:

• Liikekirjanpidon toteumat (päivittäin ja/tai kuukausittain täsmäytystiedosto) sekä 
• Henkilöstöhallinnon henkilötiedot, poissaolot, ajanhallinnan tapahtumat, henkilötyövuositiedot sekä jakopaikat. 

Taloustoiminnanohjausjärjestelmän tietoaineistot

Taloustoiminnanohjausjärjestelmään on sisällytetty esimiesten ja henkilökunnan asiointi ja pyynnöt taloushallinnon asioissa. Järjestelmä sisältää myös asiointitiedot ja toimeksiannot Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeiden kanssa talousasioissa. 

Taloushallinnon tietovarannon tietojen luovuttamisessa sovelletaan Lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621 ja EU-tietosuoja-asetusta 27.4.2016/679 sekä erityislainsäädäntöä. 

Valtorin hankintojen ja kumppaneiden sekä sidosryhmien tietovaranto koostuu hankintojen kilpailutus- ja sopimustenhallinnasta sekä toimittaja- ja sidosryhmätietojen hallinnasta. Lisäksi hankintojen tietovarannon tietoaineistoja sisältyy edellä mainittuihin Valtorin asianhallintajärjestelmiin ja paperiaineistoihin sekä dokumenttienhallintajärjestelmiin.

Kilpailutusjärjestelmä

Sähköisen kilpailutusratkaisun ylläpito perustuu julkisten hankintojen kilpailutukseen sekä hankintaprosessin ylläpitoon ja hallintaan. Kilpailutusjärjestelmä sisältää kilpailutus- ja hankintaprosessiin kuuluvat tietoaineistot, kuten mm. tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen, osallistumishakemukset ja -ilmoitukset liitteineen, tarjoukset liitteineen sekä hankintapäätökset liitteineen. Lisäksi järjestelmään sisältyvät käynnissä olevien hankintojen tiedot ja toteutuneiden hankintojen tiedot. 

Hankintojen sopimustenhallintajärjestelmä

Hankintojen sopimustenhallintajärjestelmää käytetään toimittajien kanssa tehtyjen hankintasopimusten tiedonhallintaan ja niiden elinkaaren hallintaan. Hankintojen sopimustenhallintajärjestelmä sisältää toimittajien kanssa tehtyjen sopimusten tiedot ja niiden elinkaaren hallinnan tiedot. Järjestelmä voi sisältää yksittäisiä muiden sopimusten tietoja, kuten asiakassopimusten tietoja.

Toimittajarekisteri

Tietoaineistoja käsitellään Valtorin lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi. Tietoaineistoja kerätään ja käsitellään toimittajahallinnan eri toimintoja varten. Näitä ovat esimerkiksi toimittajasopimukset ja toimittajien tehtäviin liittyvät asiointi- ja palvelutehtävät.  Rekisterin tietoja käsitellään myös toimittajien palkkioiden maksua varten. 

Toimittajarekisteri sisältää mm. seuraavat tietoaineistot:

• Toimittajien yhteystiedot: Nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, puhelinnumero
• Eräät maksuihin liittyvät tiedot: Saajan (yksityishenkilö tai yhteisö) nimi, pankkitili, ovt-tunnus, joissakin tapauksissa henkilötunnus, laskun tiedot, kuva laskusta liitteineen, maksua tukevat tiedot, kuten tilaisuuden osanottajatiedot, toimittajan Y-tunnustiedot.
• Sopimusten hallintaan liittyvät tiedot: Sopimusyhteyshenkilöiden nimi, sähköposti, puhelinnumero sekä hallinta- ja ohjausryhmien jäsenten nimet yhteystietoineen. 
• Referenssipyynnöt: Sähköpostiosoite, organisaatio, puhelinnumero, referenssipyynnön sisältö (Huom! Tiedot sisältyvät myös Valtorin asianhallintajärjestelmään).

Toiminnanohjauksen lisenssien hallintajärjestelmä

Lisenssien hallintajärjestelmää pidetään yllä Valtorin ja sen asiakasorganisaatioiden ohjelmisto-omaisuuden hallintaa varten. 

Lisenssien hallintajärjestelmä sisältää: 

• Käyttäjätiedot (nimi, organisaatio, sijaintipaikkakunta)
• Yhteystiedot
• Käyttäjän työasemalle asennetut ohjelmistot
• Ohjelmistojen käyttötiedot
• Tiedot hankituista lisenssisopimuksista ja niiden lisensseistä, lisenssien hallintaan liittyvät tiedot sekä allokointitiedot
• Tiedot lisenssitoimittajista sekä niiden yhteystiedot.

Hankinnat ja kumppanit sekä sidosryhmien tietovarannon tietojen julkisuus ja salassapito määräytyvät viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 21.5.1999/621 mukaan.

Viestinnän tietovarantoa ylläpidetään Valtorin viestinnän ja sen toiminnan julkisuuden toteuttamiseksi. Viestinnän tietovaranto koostuu verkkosivuista, sosiaalisen median kanavista, intraneteistä, videoeditointi- ja jakelujärjestelmästä, uutiskirjetyökalusta ja kyselyjärjestelmistä.

Lisäksi viestinnän tietovarannon tietoaineistoja sisältyy edellä mainittuihin Valtorin asianhallintajärjestelmiin ja paperiaineistoihin sekä dokumenttienhallintajärjestelmiin.

Verkkosivut

Käyttötarkoitus perustuu Valtorin ulkoiseen viestintään. Henkilötietoja voi sisältyä ajankohtaisiin tiedotteisiin, sivuston muihin sisältöihin tai tiedostoihin. Verkkosivujen kautta voi antaa palautetta ja tilata aineistoja. Tietoaineistoja käytetään saatuihin palautteisiin vastaamiseen sekä tilattujen aineistojen toimittamiseen tilaajan sähköpostiin.

Tietosisällöt: Anna palautetta -lomake: Rekisteröidyn sähköpostiosoite sekä hänen antamansa palautteen sisältö. Tilaa Valtorin Uutiskirje ja Tilaa Valtorin ajankohtaista -lomake: Rekisteröidyn sähköpostiosoite.

Sosiaalisen median kanavat

Valtorin somekanavissa kerrotaan ajankohtaisia asioita, jaetaan uutisia, blogeja, rekrytointi-ilmoituksia, kuvia ja ajankohtaisia linkkejä sekä osallistutaan Valtorin toimintaa koskevaan keskusteluun. Osa jaettavista asioista on Valtorin omaa sisällöntuotantoa, esim. verkkosivuilla julkaistuja aineistoja, osa taas muiden tuottamaa aineistoa.

Intranetit

Intranettien käyttö perustuu sisäiseen viestintään. Intranetit sisältävät Valtorin sisäisiä tiedotteita, ohjeistuksia, tapahtumatietoja, tiedostoja ja keskusteluja. Intranetit sisältävät lähinnä Valtorin omia yhteystietoja.

Videoeditointi- ja jakelujärjestelmä

Videoeditointi- ja jakelujärjestelmä sisältää tallenteita mm. erilaisista tilaisuuksista ja koulutuksista sekä videoita mm. Valtorin esittelystä ja palveluiden käyttämisestä. Osa aineistosta on Valtorin sisäiseen käyttöön, osa asiakkaille ja muille sidosryhmille. Julkisia videoita on julkaistu myös Valtorin verkkosivuilla.

Kyselyjärjestelmät

Valtori käyttää kyselyjärjestelmiä erilaisten kyselyjen toteuttamisessa ja tilaisuuksien järjestämisessä henkilöstönsä, asiakkaidensa ja muiden sidosryhmiensä keskuudessa. 
Kyselyjärjestelmät sisältävät Valtorin omia yhteystietoja sekä asiakkaiden ja muiden sidosryhmien yhteystietoja. Kyselyihin vastaajat tuottavat järjestelmään sisältöä kyselyn sisällöstä riippuen joko anonyymisti tai tunnistettavassa muodossa.

Uutiskirjetyökalu

Uutiskirjetyökalua käytetään Valtorin uutiskirjeiden ja tiedotteiden taittamiseen ja jakeluun. Julkiset uutiskirjeet julkaistaan myös Valtorin www-sivuilla, josta ne voi tilata. Järjestelmä sisältää Valtorin omia yhteystietoja sekä asiakkaiden ja muiden sidosryhmien yhteystietoja. Viestinnän tietovarannon tietojärjestelmien julkisuus ja salassapito määräytyvät viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 21.5.1999/621 nojalla.

Asiakkuudenhallinnan ja asiakastiedon tietovaranto koostuvat eri asiakkuudenhallinnan ja asiakastiedon järjestelmien tietovarannoista. Tietoaineistoja sisältyy myös edellä mainittuihin Valtorin asianhallintajärjestelmiin ja paperiaineistoihin sekä dokumenttienhallintajärjestelmiin.

Asiakkuuden hallinnan ja asiakastiedon tietovarannot sisältyvät seuraaviin järjestelmiin ja rekistereihin: 

• Käyttäjätuen toiminnanohjausjärjestelmät
• Puhelunhistorian ja tallenteiden rekisteri
• Kohtaamiskyselyiden ja palautekyselyiden järjestelmät
• Asiakkuudenhallintajärjestelmät
• Toiminnanohjauksen asiakasorganisaatioiden sekä palveluiden kehittämiseen liittyvät tietoaineistokokonaisuudet

Käyttäjätuen toiminnanohjausjärjestelmät

Tietoaineistoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi. Käyttäjätuen toiminnanohjausjärjestelmät sisältävät asiakastuen ja aluepalveluiden tuen tietoaineistotiedot.

Toiminnanohjausjärjestelmissä käsitellään Valtorin sekä sen asiakasorganisaatioiden tietoaineistoja ml:n henkilötietoja, jotta Valtori voi toteuttaa työntekijöidensä ja asiakkaidensa toiminnan- ja työnohjaukseen liittyviä toimenpiteitä, toteuttaa palvelupyyntöjä ja reagoida häiriöilmoituksiin, sekä seurata niiden toteutumista.

Käyttäjätiedot: Nimi, puhelinnumero, organisaatio, henkilön työpaikan yksikkö, kustannuspaikka, sijainti, työpiste, sähköposti, puhelinnumero, esimies, nimike, työtehtävä, Kieku-numero/käyttäjätunnus, Virtu-tunnus sekä kuvailtu pyynnön sisältö.

Puhelunhistorian ja tallenteiden rekisteri

Valtori tallentaa vaihteeseen ja asiakaspalveluun tulevat puhelutiedot ja niiden tallenteet. Puheluiden kontaktihistoriaa ja puhelutallenteita käytetään ensi sijassa asiakaspalvelun kehittämiseen. Tallenteita voidaan käyttää asiakaspalveluhenkilöstön koulutuksessa ja palvelutasotutkimuksissa. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. 

Rekisteri sisältää sekä asiakastuen puhelinpalvelun että puhelunvälityspalvelun eli puhelinvaihteen. Tallentuvat tiedot ovat: soittajan puhelinnumero, puhelun aikaleima, palvelunumero, johon soitettu ja puhelutallenteet.

Kohtaamiskyselyt ja palautekyselyt

Kohtaamiskyselyt ja palautekyselyt liittyvät välittömän asiakaspalvelun palautteiden keräämiseen ja käsittelyyn sekä Valtorin asiakaspalautteen arviointiin ja asiakastyytyväisyyden seurantaan.

Järjestelmiin sisältyvät kyselyjen ja palautevastausten:

• Tiedot vastaajasta ja asian ratkaisijasta
• Arvosanat 1–10 
• Sanallinen palaute 

Asiakkuudenhallintajärjestelmät

Valtorilla on lain mukaan (1226/2013, 10/2015) velvollisuus tuottaa asiakkailleen perustietotekniikka- ja viestintäpalveluita. Palveluiden tuottamiseksi, kehittämiseksi ja laskuttamiseksi tarvitaan asiakkaiden tietoja.

Tietoaineistojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etu. Valtori käyttää myös rekisterinpitäjän oikeutettua etua asiakasviestinnässään markkinointia ja asiakastyytyväisyyden seuraamista varten.

Asiakkuudenhallintajärjestelmän tietoaineistoja kerätään ja käsitellään asiakkuudenhallinnan eri toimintoja varten. Näitä ovat esimerkiksi asiakkaiden palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, asiakasviestintä sekä asiakaslaskutus. 

Rekisterin tietosisältö:

• Asiakkuudenhallinta: nimi, nimike, viestinnällinen rooli, organisaatio, hallinnonala, sähköpostiosoite
• Asiakasviestintä ja -kyselyt: nimi, organisaatio, sähköpostiosoite, asiakastilaisuuksiin liittyvät tiedot kuten ruokavalio, tilaisuuden sisältö- ja ajankohtatiedot
• Häiriöviestintä: Asiakkaan yhteyshenkilöiden nimi, sähköposti, puhelinnumero ja häiriön kuvailutiedot
• Asiakaslaskutus: Laskutettavan (yksityishenkilö tai yhteisö) nimi, pankkitili, ovt-tunnus, joissakin tapauksissa henkilötunnus, laskun tiedot, kuva laskusta liitteineen, maksua tukevat tiedot, kuten tilaisuuden osanottajatiedot
• Sopimusten hallinta: Asiakkaiden yhteyshenkilöiden nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, nimike, sopimuksen nimi- ja kuvailutiedot

Toiminnanohjauksen asiakasorganisaatioiden sekä palveluiden kehittämiseen liittyvät tietoaineistokokonaisuudet

Toiminnanohjausjärjestelmät sisältävät asiakasorganisaatioiden sekä palveluiden kehittämiseen liittyviä tietoaineistot. Osioon sisältyvät myös Valtorin oman toiminnan kehittämiseen liittyvät tietoaineistot. 

Asiakkuudenhallinnan ja asiakastiedon tietovarannon tietojen salassa pitämisessä ja niiden luovuttamisessa noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia 21.5.1999/621 sekä muuta erityislainsäädäntöä. 

Palvelutuotannon tietovaranto koostuu viestintäteknisten palvelujen, päätelaitepalvelujen, tietoliikennepalvelujen, käyttöpalvelujen, alusta- ja järjestelmäpalvelujen, tietoturva- ja kyberturvallisuuspalvelujen sekä integraatiopalvelujen ICT-toiminnan tukipalvelujen tiedoista ja tietoaineistoista. Osa tuotannon tietoaineistoista ja tiedoista sisältyy myös edellä mainittuihin Valtorin asianhallintajärjestelmiin ja paperiaineistoihin sekä dokumenttienhallintajärjestelmiin.

Toiminnanohjausjärjestelmien palvelunhallintakokonaisuus

Tietoaineistoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi. Toiminnanohjausjärjestelmien palvelunhallintakokonaisuudessa käsitellään Valtorin sekä sen asiakasorganisaatioidensa pyyntöjä, toimeksiantoja ja kyselyjä, jotta Valtori voi toteuttaa työntekijöidensä ja asiakkaidensa toiminnan- ja työnohjaukseen liittyviä toimenpiteitä, toteuttaa palvelupyyntöjä ja reagoida häiriöilmoituksiin, sekä seurata niiden toteutumista. Tietoaineisto sisältää henkilötietoja ja henkilöiden yhteystietoja.

Käyttäjätiedot: Nimi, puhelinnumero, organisaatio, henkilön työpaikan yksikkö, kustannuspaikka, sijainti, työpiste, sähköposti, puhelinnumero, esi-mies, nimike, työtehtävä, Kieku-numero/käyttäjätunnus, Virtu-tunnus

Laitetiedot: Käsitellään laitetietoja ja niihin liittyviä organisaatio- ja henkilö- sekä ohjelmistotietoja.    
Tukipyyntöjen sisällöissä voi olla henkilötietoja. Rekisteröity voi tarkastaa itseään koskevat avoimet ja suljetut tukipyynnöt toiminnanohjausjärjestelmän palveluportaalista.

Tuotannon tietovarannon tietojen julkisuudesta ja salassa pitämisessä sekä niiden luovuttamisessa noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia 21.5.1999/621 sekä muuta erityislainsäädäntöä.

Lähtökohtaisesti Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorista ei luovuteta tietoaineistoja teknisen rajapinnan avulla. Tietoaineistot ovat suurelta osin asiakasorganisaatioiden omistamia tietoja. Valtori käsittelee ko. tietoja ja rekisterinpitäjinä toimivat asiakasorganisaatiot.

Valtorin omia tietoja pääsääntöisesti ei voi luovuttaa tietoturvasyistä teknisen rajapinnan kautta. Valtori ratkaisee tapauskohtaisesti tietoaineistojen luovuttamisen teknisen rajapinnan kautta, kun tarpeita ilmenee.

Saavutettavuudella tarkoitetaan periaatteita ja tekniikoita, joita on noudatettava digitaalisten verkkopalvelujen suunnittelussa, kehittämisessä, ylläpidossa ja päivittämisessä, jotta niitä voisi käyttää mahdollisimman moni erilainen ihminen.

Valtori pyrkii takaamaan www-sivujensa saavutettavuuden digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain 15.3.2019/306 mukaisesti. Valtori kehittää sivujensa sisällön saavutettavuutta jatkuvasti ja siten parantaa jokaisen mahdollisuutta käyttää yhdenvertaisesti verkkosivustoa. Valtori.fi-sivuston saavutettavuusseloste perustuu kolmannen osapuolen tekemään arviointiin siitä, täyttääkö verkkosivusto direktiivin (EU) 2016/2102 vaatimukset. 

Tietopyyntöjen esittäminen

Valtori noudattaa tietojen antamisessa ja luovuttamisessa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia, EU-tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia sekä erityislainsäädäntöä. Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian ja kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan kuukauden kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta.

Myös salassa pidettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on yksi kuukausi. Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoaineistoja luovutetaan vain siinä tapauksessa, että tiedon pyytäjällä on oikeus lain mukaan salassa pidettävään tietoon.

Tietopyyntö viranomaisen asiakirjan tai tietoaineiston sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999, 13 §). Tarvittaessa viranomainen avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan tai tiedon yksilöinnissä.

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Valtorin kirjaamoon, jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnön edelleen vastuuhenkilöiden käsiteltäväksi.

• Sähköposti: [email protected]
• Postiosoite: Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, Kirjaamo, Lintulahdenkatu 5, 00530 Helsinki
• Lisätietoja: Tiedonhallinnan asiantuntija, puh. 0295 505714

Omien tietojen tarkistaminen, oikaiseminen ja poistaminen

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori kerää ja käsittelee sekä ylläpitää erilaisia henkilötietoja (oma henkilöstö ja asiakasorganisaatioiden henkilöstö) toteuttaessaan sille laissa säädettyjä tehtäviä toimintansa tuloksena. Henkilöllä itsellään on oikeus saada nähtäväksi järjestelmiin tallennetut itseä koskevat henkilötiedot. EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukaan rekisteröidyllä on oikeudet:

• tarkastaa omat henkilötietonsa
• pyytää omien tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilö voi esittää tietojensa oikaisemista tai poistoa, jos tiedoissa on virheitä ja puutteita. Tietojen poisto-oikeus, käsittelyn rajoittaminen tai vastustaminen ei koske lakisääteisiä rekistereitä. Viranomaisten lakisääteisessä toiminnassa kertyvien tietojen poistamisessa noudatetaan tietojen säilyttämisestä annettuja säännöksiä ja määräyksiä sekä ohjeita. 

Valtorin ollessa rekisterinpitäjä, tulee rekisteröidyn omien tietojensa tarkistamista, oikaisemista ja virheellisten tietojen poistamista koskevat pyynnöt toimittaa Valtorin Kirjaamoon, jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa pyynnön edelleen vastuuhenkilöiden käsiteltäväksi.

• Sähköposti: [email protected]
• Postiosoite: Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, Kirjaamo, Lintulahdenkatu 5, 00530 Helsinki
• Lisätietoja: Tiedonhallinnan asiantuntija, puh. 0295 505714 ja tietosuojavastaava, puh. 0295 505029.

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin tietovarantoihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia Valtorin toiminnassa karttuvia ja käsiteltäviä sekä ylläpidettäviä ja säilytettäviä tietoaineistoja ja asiakirjoja.

Tallennettuja tietoja tietovarannoista ja rekistereistä haetaan esim. henkilön tai asiakasorganisaation tai toimittajan nimellä, henkilötunnuksella, henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän antamalla tunnuksella, asianumerolla (diaarinumerolla), sopimusnumerolla, asia- tai hakusanoilla, kuvailutiedoilla sekä tiketöintinumeroilla ja tietojärjestelmän antamilla mahdollisilla ID-numeroilla.

Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus julkistetaan Valtorin www-sivuilla, siten että saavutettavuus on huomioitu kuvauksen esittämistavassa.