Kahden viraston palveluiden yhdistäminen on Rubikin kuution kokoamista: palasten on loksahdettava

Hyvällä suunnittelulla ja yhteistyöllä tuloksia.

”Tämähän nyt on iisiä – molemmilla virastoillahan jo on Valtorin tuotteistetut palvelut käytössä”, ajatteli useampikin asiantuntija ennen projektin alkamista.

Totta, helpoltahan se äkkiseltään kuulostaa.

Valtava kokonaisuus, jollaista ei aiemmin ollut tehty

Valtorin tuotteistettujen palvelujen käyttöönottoja tehdään kuukausittain useita. Käyttöönotot toteutetaan valmiin konseptin mukaisesti asiakastarpeet huomioiden.

Tilanne, jossa kahdella virastolla jo käytössä olevat Valtorin tuotteistetut palvelut sovitetaan yhteen virastojen yhdistymisen takia, oli kuitenkin ensimmäinen laatuaan.

”Reilu puolitoista vuotta sitten, kun asiaa alettiin pohtimaan, ei kukaan vielä osannut sanoa, miten yhteensovittaminen tehdään”, kertoo asiakaspalvelupäällikkö Heli Parkkonen, joka oli projektissa sen alusta alkaen tiiviisti mukana. 

”Jostain oli vain lähdettävä liikkeelle ja vähitellen ymmärryksen ja huomioonotettavien asioiden määrä kasvoi”, hän jatkaa.

Eri palveluiden välisten yhtymäkohtien määrä huimasi

Kokonaisuus osoittautui suunnitteluvaiheen edetessä suureksi ja eri palveluiden yhtymäkohtia oli valtavasti. Tuotteistettujen palvelujen lisäksi tuli huomioida asiakaskohtaiset järjestelmät ja palvelut. Asiakastuen jalkauttaminen ja uuden palveluportaalin käyttöönotto olivat osa kokonaisuutta.

Miellekartat molempien virastojen palveluista ja niiden liittymäkohdista toisiinsa auttoivat kokonaisuuden hahmottamisessa – ilman niitä suunnittelu ja toteutus olisivat olleet huomattavasti haastavampia.

Projektipäällikkö Pertti Saviranta toteaa kuvistaan: ”Kahden viraston Valtorin ict-häkkyröiden piirtäminen haki muotoaan useaan kertaan projektin alkuvaiheessa. Haastavaa oli kuvien yhteensovittaminen – kaikkien palasten tuli sopia toisiinsa. Kokonaisuus muistuttikin Rubikin kuution kokoamista: kun yhtä sivua liikuttaa, vaikuttaa se kaikkiin muihin.”

Uuden viraston henkilöstön kokemus muutokseen oli selkeästi asia, joka haluttiin erityisesti huomioida. ”Sekä Päätelaitepalvelu Valtissa että Tietoliikennepalvelu Reitissä löydettiin joustavat ratkaisut, jotka mahdollistivat käyttäjilleen miltei katkottoman käyttökokemuksen. Esimerkiksi työasemat siirrettiin Valtorin toimesta automaattisesti uuteen virastoon ilman niiden uudelleenasentamista”, kertoo Valtti-palvelun käyttöönotosta vastannut projektipäällikkö Eero Ylinen.

Digi- ja väestötietoviraston toiminta onnistuneesti käyntiin

Projekti huipentui vuodenvaihteeseen, jolloin kahden viraston palvelut yhdistettiin ja otettiin uuden viraston käyttöön.

”Orkesteri kun lähti soittamaan, soitti se samaa tahtia uudenvuodenpäivän iltaan ja siitäkin eteenpäin. Sitoutuminen työhön oli merkittävä”, mainitsee Saviranta vuodenvaihteesta.

Vyvi-viestintätekniikkapalveluiden osalta vuodenvaihteen muutokset saatiin tehtyä suunnitelmien mukaan aikataulussa. ”Muutoksen onnistumista edesauttoivat hyvissä ajoin aloitettu valmistautuminen ja hyvä yhteistyö Valtorin asiantuntijoiden, palvelutoimittajan ja asiakkaan kesken”, korostavat Vyvi-palveluiden käyttöönotosta vastanneet Kaisa Laitasalmi ja Anja Blom.

Yhteistyö ja sitoutuminen työhön olivat merkittävässä roolissa myös Puhepalveluiden käyttöönotossa. ”Johtoajatus syksyllä, kun asiaa lähdettiin suunnittelemaan, oli se, että puhelimitse annettavaan asiakaspalveluun sekä välitykseen ei saanut tulla katkoja”, kertoo Puhepalveluiden käyttöönotosta vastannut Jouni Louhi. ”Ammattitaitoisella porukalla homma vietiin yhteistyössä maaliin ja kaikki oli valmiina, kun uusi virasto aloitti toimintansa.”

Hyvä suunnittelu ja yhteistyön onnistuminen ovat A ja O

Digi- ja väestötietoviraston kehitys- ja tietohallintojohtaja Mira Holmroos-Kolari kertoo, että yhteinen suunnittelu ja työstäminen sujui projektin eri vaiheissa hyvin ja siihen todella panostettiin. ”Useampaan kertaan huomasimme, miten hyödyllistä on ratkoa asioita yhdessä keskittyen ratkaisuun eikä niinkään perinteisiin vastuujakoihin. Tämä onnistui todella hienosti ja yhdessä saimme myös homman maaliin.”

”Yhteistyö eri sidosryhmien välillä sekä ilmapiiri projektissa vaikuttivat olennaisesti onnistumiseen – molemmat osa-alueet nousivat myös projektityytyväisyyskyselyn tuloksissa korkealle”, mainitsevat Heli Parkkonen ja Pertti Saviranta. ”Näin suuressa kokonaisuudessa on sekä asiakkaan että Valtorin projektipäälliköiden rooli merkittävä.”

Työ on erittäin hyvä pohja tuotteistettujen palvelujen teknisen arkkitehtuurin ratkaisukuvaukseksi. Lisäksi kokemuksista on arvokasta tietoa mm. tuotteistettujen palvelujen omistajille.

Lopputuloksena Väestörekisterikeskuksen, maistraattien sekä Itä-Suomen aluehallintovirastossa toimiva maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön Valtorin tuottamat toimialariippumattomat perus ICT-palvelut yhtenäistettiin, testattiin ja otettiin käyttöön suunnitelman mukaan laadullisesti ja siinä laajuudessa, kuin mitä ne ennen yhdistymistä olivat. Digi- ja väestötietoviraston toiminta käynnistyi 1.1.2020.

Virasto syntyi, kun Väestörekisterikeskus, maistraatit ja Itä-Suomen aluehallintovirastossa toimiva maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö yhdistyivät. Toimintansa 1.1.2020 aloittaneessa virastossa työskentelee 875 työntekijää ja toimintaa on 36 paikkakunnalla. Lisätietoa virastosta Digi- ja väestötietoviraston verkkosivuilta.

Työhön osallistui kaikkiaan lähes 100 valtorilaista, joista n. 30 oli mukana ydinryhmässä. Projekti kesti 1,5 vuotta. Valtorin tuotteistetut palveluista Digi- ja väestötietovirastolla on käytössään lähes kaikki.